Если Вам приходится работать с книгой Excel, в которой постоянно фигурирует один и тот же список данных, или может быть Вы просто не хотите множество раз использовать действие Копировать > Вставить , то было бы очень удобно иметь заранее настроенный и сохранённый список, чтобы Excel мог помочь Вам в работе. Использование настраиваемых списков – это хорошее решение для данной ситуации. Далее я покажу, как создать настраиваемый список в Excel.
Создаем пользовательский список в Excel
Я продемонстрирую это на примере списка школьных клубов. Мне нужно вести учёт денег на балансе каждого из них, а также наметить ежедневный бюджет. Я начал с того, что ввёл названия клубов, – это та информация, которая мне будет нужна постоянно.
В этот момент я бы также запустил проверку орфографии, это делается простым нажатием F7 .
Затем я выделил эту область, нажал на кнопку Office и в нижней части открывшегося меню щелкнул по Excel Options (Параметры Excel).
В разделе Popular (Общие) Вы найдёте пункт Create lists for use in sorts and fills sequences (Создавать списки для сортировки и заполнения) – кликните по Edit Custom Lists (Изменить списки).
Если Вы работаете в Excel 2010, то Вам нужен другой маршрут. Откройте вкладку File (Файл) и нажмите Options (Параметры). Затем пролистайте вниз, найдите кнопку Edit Custom Lists (Изменить списки).
Далее откроется диалоговое окно, в котором можно добавить информацию, которую планируется использовать многократно. Если Вы посмотрите на списки, уже подготовленные Microsoft, то увидите среди них те, которыми все так часто пользуются. Они не могут быть изменены или удалены. Однако, если Вы захотите удалить или изменить созданный Вами список, это можно сделать в любой момент. Для этого кликните по своему списку и делайте с ним что захотите.
Создаем список с нуля
У меня есть два способа, как создать настраиваемый список. Я могу создать его вручную, введя каждое значение в поле List entries (Элементы списка) и нажав Add (Добавить). Если Вы выберете этот путь, то столкнетесь с некоторыми ограничениями. Поле List entries (Элементы списка) позволяет ввести не более 255 символов. Будьте внимательны к тому, из скольких символов состоит каждая Ваша запись!
Подсказка: Если вы планируете вводить список в поле List entries (Элементы списка) вручную, не ставьте лишние пробелы между элементами. Если пробелы будут стоять до или после элемента, то Microsoft их просто не станет учитывать, а если между словами одного элемента, то все они будут сохранены.
Создание списка из существующего диапазона данных
Другой способ добавить элементы в настраиваемый список – импортировать данные. Если Вы выделите их прежде чем откроете окно меню, выбранный диапазон будет автоматически вставлен в соответствующее поле. Вам останется только нажать Import (Импорт) и Excel создаст список из содержащегося в ячейках текста. Если Вы не выделили текст заранее, поставьте курсор в поле рядом с кнопкой Import (Импорт) и выделите ячейки с данными для нового списка.
Помните, у нас было ограничение на количество символов, которое можно ввести в поле List entries (Элементы списка)? Только не при импорте! Теперь максимальный размер списка где-то 2000 символов! Нажмите ОК , чтобы закрыть окно с параметрами списка, и ещё раз ОК , чтобы закрыть окно параметров Excel.
Для пользовательского списка можно импортировать только текстовые значения. Если Вам нужно создать настраиваемый список с календарными датами или числами, то придётся использовать поле List entries (Элементы списка).
Вот некоторые моменты, которые Вы должны знать о настраиваемый списках… Все списки привязываются к компьютеру. Их настройки сохраняются на том компьютере, на котором Вы в данный момент работаете. Если Вы возьмёте файл с рабочего компьютера, чтобы поработать с ним дома, то придётся еще раз создать такой же пользовательский список на домашнем компьютере. Если Вы использовали настраиваемый список, чтобы сделать сортировку, то его элементы останутся в ячейках Excel, но среди списков он показан не будет.
Использование пользовательских списков в Excel
Итак, наш настраиваемый список готов к использованию. Выделите ячейку и введите с клавиатуры любой элемент этого списка. Нажмите на маркер автозаполнения (небольшой квадратик в правом нижнем углу ячейки), и потяните за него, чтобы продолжить последовательность. Чуть правее я вписал “Monday”, затем нажал на маркер и потянул вправо, Excel заполнил ячейки автоматически.
Замечательное свойство этой функции состоит в том, что Excel одинаково заполнит как столбец, так и строку, как в прямом направлении, так и в обратном, начнёте Вы с первого элемента списка, с середины или с последнего элемента… Как только Вы щелкните и начнете протаскивать мышь, Excel определит, что Вы хотите сделать, и вставит соответствующие данные.
Сортировка по пользовательскому списку
Одна из приятных возможностей, которую дает работа с настраиваемыми списками, – это возможность упорядочить данные по любому из списков, сохранённых на Вашем компьютере. Кликните по одному или нескольким столбцам, затем нажмите Sort & Filter (Сортировка и фильтр), раскройте выпадающее меню Order (Порядок), кликните Custom List (Настраиваемый список) и выберите список, по которому желаете выполнить сортировку.
Сортировка может включать более одного столбца. Если Вы хотите добавить ещё один уровень и упорядочить сначала по месяцам, а затем по номеру счёта, то можете кликнуть Add Level (Добавить уровень) и определить, каким образом должны отображаться данные. Когда закончите, нажмите ОК . Теперь информация упорядочена по выбранному списку!
Все достаточно просто! Применение пользовательских списков очень удобно особенно для тех, кто хочет избежать многократного копирования и вставки данных. Если Вы знаете, что есть набор данных, который в любой момент может понадобиться, почему бы не сделать из него настраиваемый список? Кто знает, возможно это сохранит Вам гораздо больше времени, чем Вы можете предположить… и оставит шефа с мыслью, что Вам пришлось изрядно потрудиться. Пусть он так думает.
ПРЕДСТАВЬТЕ СИТУАЦИЮ: Мы хотим создать в Excel небольшую табличку, где можно выбрать страну и соответствующий ей город. При этом с помощью выпадающих списков, необходимо ограничить доступные пользователям варианты стран и городов, из которых они могут выбирать. В первой ячейке мы сделаем выбор страны, а во второй будут доступны только принадлежащие выбранной стране города. Думаю, это понятно?
Итак, давайте начнём наш простой пример с того, как можно создать связанный (или зависимый) выпадающий список в Excel? В ячейке B1 мы будем выбирать страну, а в ячейке B2 – принадлежащий ей город, как на примере:
Для начала нужно создать базу данных. На втором листе я занес список стран, которые хочу дать пользователям на выбор в первом раскрывающемся списке, а в соседнем столбце указал числовой индекс, который соответствует одному из списков городов. Списки городов располагаются правее в столбцах D , F и H . Так, например, рядом с France стоит индекс 2 , который соответствует списку городов 2 . Позже Вы увидите, как этот индекс будет использован.
Если Вы работаете в Excel 2010, то можете создать лист-источник в отдельной рабочей книге. Если же у Вас версия Excel 2003 года, и Вы планируете использовать именованный диапазон, то значения должны находиться в той же книге, можно на другом листе.
Мы будем использовать именованные диапазоны и сделаем так, чтобы эти связанные выпадающие списки работали во всех версиях Excel. Следующий шаг – создать именованные диапазоны для наших списков. На вкладке Formulas (Формулы) есть команда Name Manager (Диспетчер имён). Нажав на нее, откроется диалоговое окно Name Manager (Диспетчер имён).
Нажмите кнопку New (Создать), чтобы добавить новый именованный диапазон. Откроется диалоговое окно New Name (Создание имени).
В поле Name (Имя) введите имя Country для нашего первого именованного диапазона, а в поле Refers to (Диапазон) выберите тот, в котором хранится список стран:
Sheet3!$A$3:$A$5
Имена диапазонам, содержащим города, можно присвоить точно таким же образом.
Теперь мы можем создать выпадающие списки в тех ячейках, где планировали выбирать данные. Выделите ячейку B1 (в ней мы будем выбирать страну), откройте вкладку Data (Данные), нажмите Data Validation (Проверка данных), а затем в выпадающем меню выберите Data Validation (Проверка данных).
Откроется диалоговое окно Data Validation (Проверка вводимых значений).
Мы хотим дать пользователю на выбор список вариантов, поэтому в поле Allow (Тип данных) выберите List (Список). Это активирует поле Source (Источник), где необходимо указать имя диапазона со странами. Введите в этом поле “=Country” и жмите ОК . Теперь нам нужно сделать второй раскрывающийся список, чтобы пользователи могли выбрать город. Мы поместим этот раскрывающийся список в ячейку B2 . А теперь внимание – фокус! Нам нужно проверить содержимое ячейки с названием страны (ячейка B1), чтобы получить индекс соответствующий базе данных с городами. Если пользователь выберет Portugal , то мы должны обратиться к базе с индексом 3 , в которой хранятся названия городов Португалии. Мы воспользуемся функцией ВПР (VLOOKUP) для поиска значения из ячейки B1 в таблице с названиями стран. После того как индекс будет известен, мы выберем список, который станет источником данных для нашего второго выпадающего списка. Для этого напишем такую формулу:
CHOOSE(VLOOKUP(B1,Sheet3!$A$3:$B$5,2,FALSE),England,France,Portugal)
=ВЫБОР(ВПР(B1;Sheet3!$A$3:$B$5;2;ЛОЖЬ);England;France;Portugal)
Что же делает эта формула? Она ищет значение из ячейки B1 в списке стран и возвращает соответствующий индекс, который затем использует функция CHOOSE (ВЫБОР), чтобы выбрать 1-й, 2-й или 3-й именованный диапазон.
Вот так будет выглядеть наш второй раскрывающийся список:
Очень часто тем, кто набивает какие-то данные или просто заполняет таблицу, нужно забивать данные, которые повторяются. Чтобы не забивать одно и то же, для этих случаев у Excel есть такой инструмент – выпадающий список. Смотрим как его сделать
Делаем пошагово
Как он работает - вы заранее формируете список, а затем в определенных полях выбираете нужное значение из списка, мышкой. Экономит время и нервы.
Реализуется это просто:
- Сначала формируете сам список данных.
- Выделяете те поля, которые планируете заполнять данными.
- Затем заходите во вкладку Данные, команда Проверка данных – Тип данных (Список), в поле Источник ставите диапазон.
Если вы планируете дополнять список новыми данными, пусть диапазон включает в себя еще и энное количество ячеек ниже списка.
Альтернативный вариант – помечаете не диапазон, а имя диапазона. В этом случае избавляетесь от вероятности увеличения списка больше, чем задали в списке. Достаточно только убедиться, что новые значения, которые вы забиваете в диапазон, действительно в него включены.
- Отмечаете галочкой поле «Игнорировать пустые ячейки».
Теперь при выделении ячейки из тех, к которым была применена команда, справа будет появляться кнопка со стрелкой.
Нюанс – при таком методе в ячейку можно ввести значения, ТОЛЬКО содержащиеся в списке.
Нюансы
Выпадающий список – это свойство ячейки. И поэтому, если вы скопируете другую ячейку и вставите в ту, где есть выпадающий список, свойства ячейки заместятся и выпадающий список пропадет. Соответственно, если вам понадобится тот же выпадающий список в другой ячейку, можете просто скопировать ячейку и вставить по нужному адресу (или через специальную вставку, нужно скопировать «условия на значения»).
После заполнения полей, если вы больше не планируете ничего делать, можно удалить функцию выпадающего списка (бывает, что визуально мешает стрелка при работе с ячейками). Делается это так – выделяется тот диапазон, где выпадающий список уже не нужен, та же команда, но нажимаете уже кнопку «Очистить все». Данные при этом все сохранятся.
Второй способ
Если вы не заполняете повторящиеся данные, а хотите сделать что-то типа анкеты, т.к. таблицу, где произвольно расставлены поля со списками, то лучше воспользоваться другим способом создания выпадающего списка.
Для этого надо зайти на вкладку Разработчик (Excel 2007-2010). По умолчанию эта вкладка не показывается. Чтобы ее открыть надо зайти в Параметры (Офис/Параметры Excel/Основные/Показывать вкладку "Разработчик" на ленте).
- На вкладке "Разработчик" есть кнопка "Вставить", где есть элементы формы. Нам нужно "Поле со списком".
- Обведите мышкой контур кнопки, затем правой кнопкой мыши нажимаете на получившемся поле и выбираете "Формат объекта".
- В первом поле выбираете диапазон.
- Во втором поле можете поставить ячейку, куда будет проставляться порядковый номер элемента. Это может быть полезно, когда вы потом будете обрабатывать данные.
- Также можете поставить список элементов, которые будут показаны. В предыдущем способе автоматически дается только 8 элементов выбора, здесь хотя настройка сложнее, зато и выгод больше.
Потом нажимаете "Ок" и пользуетесь.
«Глаза боятся, а руки делают»
При заполнении таблиц нередко приходится вводить повторяющиеся значения. Excel позволяет существенно облегчить эту работу и при этом уменьшить количество ошибок при вводе. С этой целью используются выпадающие списки. Мы создаем необходимый список один раз, а потом в любой ячейке вставляем выпадающий список, из которого можем выбирать нужное значение.
Как сделать списки в Excel 2007
Для примера я создал список городов Московской области. Выделяем список и создаем именованный диапазон. Для этого после щелчка правой кнопки мыши выбираем в контекстном меню «Имя диапазона».
Задаем имя «Город_М_О» и жмем «ОК».
Теперь переходим в ту ячейку, где мы хотим иметь выпадающий список и переходим на закладку «Данные» верхней панели. Здесь нам понадобится кнопка «Проверка данных», расположенная в группе «Работа с данными». Выбираем пункт «Проверка данных».
В появившемся окне выбираем тип данных «Список» и в поле «Источник» вводим «=Город_М_О», то есть заданное нами имя диапазона, который содержит список.
Вот собственно и все. В заданной нами ячейке появился выпадающий список, из которого мы можем выбирать любое значение. При необходимости мы можем использовать тот же список и в других ячейках.
А исходный список мы можем и спрятать, к примеру, на другом листе, чтобы не портил вида таблицы. Система все равно будет работать, потому что список у нас находится в именованном диапазоне, видимом в пределах всей книги Excel.
Как это сделать в Excel 2003
Здесь, чтобы присвоить имя диапазону нам потребуется зайти в меню «Вставка»
И окно присвоения имени выглядит немного по-другому.
Так же переходим в нужную нам ячейку и в меню «Данные» выбираем «Проверка». А открывшееся окно будет таким же, как и в Excel 2007.
Покоряйте Excel и до новых встреч!
Как создать в Экселе выпадающий список? Все давно знают о том, как хорошо Excel работает с таблицами и разного рода формулами, но мало кто знает, что здесь можно делать выпадающие списки. И сегодня речь пойдет о них.
И так есть несколько вариантов, как сделать выпадающие списки для работы в Microsoft Office Excel.
Вариант первый очень прост. Если вы вводите схожие данные в одном столбце сверху в низ, то вам достаточно всего лишь встать на ячейку под данными и нажать комбинацию клавиш «Alt + стрелка вниз». Перед вами появится выпадающий список, с которого одним кликом можно выбрать нужные Вам данные.
Недостатком данного метода является то, что он рассчитан на последовательный способ ввода данных и если вы станете на любую другую ячейку в столбце то выпадающий список будет пустым.
Вариант второй дает больше возможностей, его еще считают стандартным. Сделать можно это через проверку данных. В первую очередь нам нужно выделить диапазон данных, которые попадут в наш список, и присвоить ему имя.
Отредактировать данный диапазон можно через вкладку меню «Формулы» выбрав пиктограмму «Диспетчер имен». В нем вы можете создать новый выпадающий список, редактировать действующий или просто удалить не нужный.
Следующим шагом выбираем ячейку, где будет размещен наш выпадающий список и переходим на вкладку меню «Данные», нажимаем на иконку «Проверка данных». В открывшемся окне нам нужно выбрать тип данных, которые будут вводиться в нашей ячейке. В нашем случае мы выбираем «Списки» и ниже через знак равенства прописываем имя нашего диапазона, и нажать ОК. Для того чтобы применить список ко всем ячейкам достаточно перед включением проверки данных просто выделить весь столбец или нужную вам область.
Есть и другие варианты более сложные для создания выпадающего списка, такие как: вставка через вкладку меню «Разработчик», где можно вставить выпадающие списки как часть элемента формы или часть элемента ActiveX. Или написать соответствующие макросы для создания и работы выпадающих списков.
Введите данные в ячейки A1:A10, которые будут выступать в качестве источника для списка. В нашем примере мы ввели цифры, они появятся в выпадающем списке. Выделите ячейку (Например, E5), которая будет содержать в раскрывающийся список. Выберите меню «Данные» -> «Проверка данных», чтобы открыть диалоговое окно «Проверка вводимых значений».
3. На вкладке «Параметры» выберите параметр «Список» в раскрывающемся меню. Убедитесь, что установлены нужные флажки.
4. Затем, нажмите на кнопку. Появится следующее диалоговое окно.
5. Выберите элементы, которые появятся в выпадающем списке на листе с помощью мыши, кликните на кнопку и вернитесь обратно к окну «Проверка вводимых значений», затем нажмите кнопку «ОК».
6. Выпадающий список в Excel будет создан.
Если ваш список короткий, вы можете ввести элементы непосредственно в «Источник» на вкладке «Настройка» в диалоговом окне «Проверка вводимых значений». Отделите каждый пункт списка разделителями, указанными в региональных настройках.
Если список должен располагаться на другом листе, вы можете воспользоваться параметром «= List» перед указанием диапазона данных.
Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня
Представим, что у нас есть перечень фруктов:
Как сделать выпадающий список в Excel
Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:
Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбираем пункт “Проверка данных”.
В поле “Источник” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “Источник” и затем мышкой выбрать диапазон данных:
Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2).
Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных
На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).
Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”.
Для этого нам потребуется:
Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов =>
Проверка данных в Excel
Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список”:
Проверка вводимых значений в Excel
В поле “Источник” ввести значение “Да; Нет”.
Нажимаем “ОК”
Да - Нет
После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “Источник”, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.
Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.
Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ
Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.
Например, у нас есть список с перечнем фруктов:
Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:
Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных”:
Проверка данных в Excel
Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список”:
Проверка вводимых значений в Excel
В поле “Источник” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
Нажать “ОК”
Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.
Как эта формула работает?
На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).
Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных.
В аргументе “[высота]” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “[ширина]” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.
Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.
Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)
Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную.
Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.
Для создания списка потребуется:
Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных”;
Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список”;
В поле “Источник” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;”<>”))
Нажать “ОК”
В этой формуле, в аргументе “[высота]” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу СЧЕТЕСЛИ, которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.
Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.
Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных
Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:
Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:
выпадающий список с автоматиеской подстановкой в эксель
На панели инструментов нажимаем пункт “Форматировать как таблицу”:
Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы
Нажав клавишу “ОК” во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:
Присваиваем имя таблице в правой верхней ячейке над колонкой “А”:
Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:
Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных”:
Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список”:
В поле источник указываем =”название вашей таблицы”. В нашем случае мы ее назвали “Список”:
Поле источник автоматическая подстановка данных в выпадающий список Эксель
Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:
Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список – просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:
Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:
Автоматическая подстановка данных в выпадающий список эксель
Как скопировать выпадающий список в Excel
В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6.
Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:
нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
выделите ячейки в диапазоне А2:А6, в которые вы хотите вставить выпадающий список;
нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V.
Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:
нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “Специальная вставка”;
выпадающий список в excel
В появившемся окне в разделе “Вставить” выберите пункт “условия на значения”:
Нажмите “ОК”
После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.
Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе
Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:
Нажмите на вкладку “Главная” на Панели инструментов;
Нажмите “Найти и выделить” и выберите пункт “Выделить группу ячеек”:
В диалоговом окне выберите пункт “Проверка данных”. В этом поле есть возможность выбрать пункты “Всех” и “Этих же”. “Всех” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “этих же” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “всех”:
Выпадающий список в Excel. Как найти все списки
Нажмите “ОК”
Нажав “ОК”, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.
Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel
Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.
Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:
Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:
Создать два именованных диапазона для ячеек “A2:A5” с именем “Россия” и для ячеек “B2:B5” с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:
зависимый выпадающий список в Excel
Перейти на вкладку “Формулы” => кликнуть в разделе “Определенные имена” на пункт “Создать из выделенного”:
Зависимые выпадающие списки в Excel
Во всплывающем окне “Создание имен из выделенного диапазона” поставьте галочку в пункт “в строке выше”. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона “Россия” и “США” со списками городов:
зависимый-выпадающий-список-в-excel
Нажмите “ОК”
В ячейке “D2” создайте выпадающий список для выбора стран “Россия” или “США”. Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.
Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:
Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
Кликните по вкладке “Данные” => “Проверка данных”;
Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выберите “Список”:
Проверка вводимых значений в Excel
Нажмите “ОК”
Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну “Россия”, то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете “США” из первого выпадающего списка.
