Если в вашем документе Word много табличных данных, то вы можете визуализировать их с помощью графиков. Материал с графиками будет более наглядным и его будет интересней изучать.
Может показаться, что построение графиков, это сложная задача, которая отнимет много времени, но это не так. В текстовом редакторе Word есть встроенные инструменты, которые позволяют быстро превратить любые табличные данные в красивые и понятные графики.
В этой статье мы расскажем о том, как сделать график в текстовом редакторе Word. При этом рассмотрим, как современные версии редактора (Word 2007, 2010, 2013 и 2016), так и старые (Word 2003).
Как сделать график в Word 2007, 2010, 2013 или 2016
Для того чтобы сделать график в Word 2007, 2010, 2013 или 2016 установите курсор в месте где должен находиться график, перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите там на кнопку « ».
В результате перед вами откроется окно со списком всех доступных шаблонов диаграмм. Здесь можно выбрать шаблон для создания гистограммы, круговой, линейной, точечной, биржевой диаграммы, а также диаграмм других типов. Для создания графиков здесь есть отдельная группа шаблонов под названием «Графики», в которой доступно несколько вариантов. Выберите один из них и нажмите на кнопку «ОК» для того чтобы начать настройку графика.
После нажатия на кнопку «ОК» в выбранном вами месте документа Word появится график. Вместе с этим откроется документ Excel, в котором нужно ввести данные для построения графика. В документе Excel будет небольшая таблица, выделенная синей рамкой. Эта таблица связана с графиком, который появился в документе. Поэтому любые изменения в этой таблице будут сразу влиять на график в документе Word.
Для настройки графика нужно отредактировать таблицу в Excel. Для этого вставьте собственные названия столбцов и строк, а также данные в ячейках. Для того чтобы увеличить количество столбцов или строк перетащите с помощью мышки правый нижний угол синей рамки, которая обрамляет таблицу с данными.
Если у вас в документе Word уже есть таблица с данными для графика, то вы можете просто перенести ее в Excel. Для этого выделите мышкой таблицу в Word, скопируйте ее с помощью Ctrl-C, после этого выделите мышкой таблицу в Excel, и вставьте данные с помощью Ctrl-V.
После того, как вы ввели нужные данные для графика, окно с таблицей Excel можно просто закрыть нажатием на кнопку с крестиком. После чего можно продолжать работу с документом Word.
При необходимости в дальнейшем можно отредактировать график, например, изменить имеющиеся значения или добавить новые. Для этого нужно выделить график мышкой, перейти на вкладку «Конструктор» и нажать на кнопку «Изменить данные».
После этого появится окно Excel в котором можно отредактировать данные и таким образом изменить график.
Как сделать график в Word 2003
Если вы пользуетесь Word 2003, то для того чтобы создать график вам нужно воспользоваться меню «Вставка – Диаграмма».
После чего в документе Word 2003 появится диаграмма и откроется небольшое окно для ввода данных.
Для того чтобы сделать именно график, а не диаграмму, кликните по диаграмме правой кнопкой мышки и выберите «Тип диаграммы».
После этого откроется окно со списком доступных типов диаграммы. Здесь нужно выбрать «График» и сохранить настройки нажатием на кнопку «OK».
После этого нужно ввести данные в таблицу. Для этого кликните два раза левой кнопкой мышки по графику и заполните открывшуюся таблицу.
После заполнения таблицы вы получите нужный вам график.
Ранее я писала, что разные действия на компьютере выполняются при помощи использования соответствующих им программ. Так вы уже знаете, что написание текста осуществляется в программе - текстовый редактор, простейшая из которых называется Блокнот.
На компьютере можно даже рисовать с помощью программы - графический редактор
.
Текстовый документ, имеющий имя - это текстовый файл. Аналогично этому графический документ, например, фотография, рисунок или чертёж - это графический файл.
Работа с такого вида документами производится в графическом редакторе
.
Графические редакторы, так же, как и текстовые, существуют разные. Одна из известных программ - графический редактор Photoshop , обладающая большими возможностями. Эта программа платная, опять же далеко не дешёвая, иногда она может быть установлена на компьютере при его покупке и, разумеется, включена в стоимость. Существуют и другие бесплатные графические редакторы, не уступающие по возможностям редактору Photoshop.
Самая простая программа - графический редактор, поставляемая в комплекте с операционной системой Windows и установленная на вашем компьютере, называется Paint . При всей своей простоте графический редактор Paint умеет делать много полезных, интересных и красивых вещей. Освоив этот редактор, впоследствии вы легко сможете пользоваться другими более "крутыми" графическими редакторами.
С помощью графического редактора Paint можно просматривать фотографии, копировать их, вырезать часть фото, нанести надпись , а также создать собственный разноцветный рисунок или картину (если у вас есть художественные способности), оформить персональную поздравительную открытку, начертить план садового участка и т. п.
Наведите курсор на кнопку "Пуск" в левом нижнем углу экрана монитора, передвигайте курсор выше до надписи "Все программы", надпись при этом выделится синим цветом.
Справа появится колонка с перечнем программ. Передвиньте курсор вправо в эту колонку и выберите из перечня надпись "Стандартные", надпись при этом выделится синим цветом.
Справа появится ещё одна колонка с перечнем.
Передвиньте курсор вправо в эту колонку и выберите из перечня надпись "Paint
", надпись при этом выделится синим цветом. Сделайте клик на этой надписи.
Внимание!
Этот урок ранее был написан для предыдущей версии программы Paint, включённой в операционную систему Windows XP. В настоящее время в операционную систему Windows 10 включена новая версия графического редактора Paint. Интерфейс (внешний вид) редактора изменился, изменилось расположение панелей и некоторые надписи. Принцип работы программы остался прежним.
Некоторые изменения для Windows 10 я покажу здесь красным шрифтом текста, сопроводив его новыми картинками. Всё остальное читайте из прежнего текста.
Откроется окно, в верхней части которого имеется надпись "Безымянный - Paint ". Для того, чтобы развернуть это окно на весь экран, в верхней строке выберите "Вид", в выпадающем меню выберите "Масштаб", нажмите "Крупный". Перед нами появилось большое белое поле - пространство для работы. При увеличении масштаба на экране поместилось не всё поле, внизу и справа появились движки прокрутки. Нажимая на них левой кнопкой и удерживая можно протаскивать движки один вправо, другой вниз для просмотра всего изображения. Если это вам покажется неудобным, верните прежний масштаб.
Откроется окно, в верхней части которого имеется надпись "Безымянный – Paint". Для того, чтобы развернуть это окно на весь экран, в верхней строке выберите "Вид", в выпадающем меню выберите "Масштаб", нажмите "Увеличить".
При увеличении масштаба на экране поместилось не всё поле, внизу и справа появились движки прокрутки. Нажимая на них левой кнопкой и удерживая можно протаскивать движки один вправо, другой вниз для просмотра всего изображения. Если это вам покажется неудобным, верните прежний масштаб.
Далее нажать «Главная».
В левом верхнем углу вы видите панель инструментов
, а внизу слева палитру цветов. Ваш курсор на белом поле принял форму карандаша, а на панели инструментов нажата кнопка с изображением карандаша.
Выберите щелчком мыши любой цвет из палитры и поводите курсором по полю. Карандаш нарисует линию выбранным цветом.
Справа вверху появилась палитра цветов, слева вверху - панель «Инструменты», курсор принял форму крестика.
Нажмите в «Инструментах» на карандаш.
Выберите щелчком мыши любой цвет из палитры и поводите курсором по полю. Карандаш нарисует линию выбранным цветом.
Выберите вместо карандаша кисть, измените цвет из палитры.
Выберите вместо карандаша кисть, измените цвет из палитры, размер кисти выберите внизу панели инструментов (попробуйте разные), поводите кистью по полю.
Ниже карандаша есть кнопка со значком распылителя. Кликните на ней, поменяйте цвет. Коротко кликните на белом поле, в другой раз кликните и подержите дольше.
В зависимости от длительности распыление будет менее или более заполнено. Размер пятна также выбирается внизу панели инструментов.
Нажмите на стрелочку в инструментах «Кисти», раскроется панель с разными вариантами, один из них «Распылитель».
Коротко кликните на белом поле, в другой раз кликните и подержите дольше.
В зависимости от длительности распыление будет менее или более заполнено.
Если выбрать на панели «Толщина» одну из линий, она будет определять размер пятна распыления.
Так же выбирается толщина кисти.
На панели «Фигуры» выберите кнопки "Линия", "Прямоугольник", внизу панели инструментов установите толщину линии на панели «Толщина». Чтобы провести линию, поставьте курсор, сделайте клик и, не отпуская, тяните дальше. Для того чтобы посмотреть укрупнено рисунок, нажмите на лупу на панели инструментов и щёлкните на изображении. Вверху панели инструментов есть кнопка "Ластик", нажмите на неё, затем водите по нарисованным линиям, чтобы стереть их. Размер ластика также можно выбрать на панели «Толщина», выбрав толщину линии.
Чтобы нарисовать прямоугольник, поставьте курсор, сделайте клик и, не отпуская, тяните по диагонали прямоугольника. С помощью кнопки "Эллипс" можно нарисовать как эллипс, так и круг, потренируйтесь.
Есть ещё кнопка "Прямоугольник с закруглёнными углами". При наведении курсора на кнопки читайте всплывающие подсказки. Многоугольник рисуется так. Нажмите кнопку "Многоугольник". Поставьте курсор на поле, сделайте клик и, не отпуская, тяните к следующему углу будущего многоугольника, отпустите, в этом же месте снова сделайте клик и тяните к другому углу и т. д.
Полученный замкнутый многоугольник (любой замкнутый контур) можно заполнить внутри цветом. Нажмите на панели инструментов на баночку с краской "Заливка", предварительно выбрав цвет, и щёлкните внутри контура.
Есть ещё кнопка "Кривая". Выберите её. Поставьте курсор, кликните и, не отпуская, тяните, например, сверху вниз вертикально, отпустите, получится вертикальная прямая. Подведите курсор к линии, например, в середине, кликните и, не отпуская, тяните, например, влево. Отпустите, получилась вогнутая синяя линия.
Самое время сохранить наш экспериментальный рисунок. Нажмите "Файл, Сохранить как", двойным щелчком откройте папку "Мои документы", в ней есть папка "Мои рисунки", откройте её.
Поставьте курсор в строку "Имя файла" и впишите имя, например, "рисунок_1", кавычки не ставить, пробела не делать, вместо пробела ставьте подчерк (вверху клавиатуры при одновременном нажатии левой рукой клавиши Shift) или чёрточку.
Нажмите "Сохранить". Вверху над белым рабочим полем появится имя файла "рисунок_1.bmp
", компьютер добавил точку и расширение "bmp
", которое используется для этого файла-рисунка в данном графическом редакторе
.
Для того чтобы посмотреть укрупнено рисунок, нажмите на лупу на панели инструментов и внизу панели щёлкните на желаемом масштабе увеличения. Вверху панели инструментов есть кнопка "Ластик", нажмите на неё, затем водите по нарисованным линиям, чтобы стереть их. Размер ластика также можно выбрать внизу панели. После того, как что-нибудь стёрли, нажмите в верхней строке "Правка, Отменить", всё появится снова. Таким образом программа позволяет отменить три последних действия .
Удалить всё нарисованное можно и другим способом. Нажать "Правка, Выделить всё", затем нажать на клавиатуре клавишу "Del" . Попробуйте, затем верните рисунок обратно методом "Правка, Отменить". Ещё раз нажмите "Правка, Выделить всё", курсор принял вид крестика. Поставьте крестик на рисунок, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская, перетащите весь рисунок на свободное поле. Чтобы снять выделение (пунктир вокруг рисунка), щёлкните на свободном поле вне пунктира.
После того, как что-нибудь стёрли, нажмите в верхней строке стрелку "Отменить", всё появится снова. Таким образом программа позволяет отменить три последних действия.
Удалить всё нарисованное можно и другим способом. В верхней строке раскрыть стрелку «Выделить», выбрать «Выделить всё».
Вернуть рисунок можно стрелкой «Вернуть»
Для того чтобы удалить одну из фигур, раскройте сверху «Выделить», выберите «Прямоугольная область».
Для того чтобы удалить одну из фигур, нажмите на панели инструментов прямоугольник "Выделение", поставьте курсор в левом верхнем углу над фигурой и тащите в правый нижний угол, отпустите. Фигура выделена пунктиром, жмите клавишу "Del".
Отмените два последних действия: удаление и перемещение рисунка. Сохраните документ: "Файл, Сохранить".
Теперь нажмите кнопку "Вид, Посмотреть рисунок". Для того чтобы вернуть прежнее состояние, щёлкните левой кнопкой на поле рисунка.
Самое время сохранить наш экспериментальный рисунок. Нажмите "Файл, Сохранить как". В прежней версии была возможность выбора только формата BMP. В новой версии редактора Paint появились и другие форматы для сохранения, с другими расширениями. Использовать можно любой из них, есть некоторые несущественные для вас отличия. Наиболее часто используемый формат JPEG, обеспечивающий малый размер файла.
В Windows 10 нет прежней папки «Мои рисунки», поэтому нажмите «Изображения» и создайте новую папку «Рисунки», откройте её двойным щелчком и сохраните рисунок.
Если у вас есть художественные способности и навыки вы можете нарисовать свой портрет, или зверька, или цветок, а затем использовать его в качестве аватара, например в программе общения в реальном времени . Для создания своего аватара (при отсутствии фото в компьютере) можно нарисовать какой-либо геометрический узор или символ.
Выделите ваш узор с помощью прямоугольного выделения, нажмите "Правка, Копировать в файл", откроется ваша папка "Мои рисунки", дайте имя файлу, например "аватар_1", нажмите "Сохранить".
Система добавит к имени точку и буквы "bmp
". Вы уже знаете, что эти буквы называются расширением и служат для того, чтобы компьютер понимал, в какой программе следует открыть данный файл. Расширение "bmp" соответствует графическому редактору Paint.
Файл "аватар_1.bmp
" лежит в папке. Чтобы просмотреть, какой он получился, нажмите "Файл, Открыть", нажмите на изображении аватара, затем "Открыть". Как вставить аватар читайте в уроке № 10 .
Выделите ваш узор с помощью прямоугольного выделения, нажмите сверху на кнопку «Обрезать», далее: Файл, Сохранить как, Изображение в формате JPG, откроется ваша папка "Рисунки", дайте имя файлу, например "аватар_1", нажмите "Сохранить". Система добавит к имени точку и буквы "jpg".
Если вы захотите нарисовать картину или начертить эскиз планировки вашего садового участка, но в процессе работы боитесь, как бы не испортить всё уже нарисованное, я рекомендую вам время от времени сохранять промежуточные варианты работы под разными именами, например, "план_1, план_2, план_3" и т. д.
Конечный результат плана участка можно назвать "план_готово", и после просмотра, когда убедитесь, что эскиз закончен и правильный, удалите все промежуточные варианты.
Чтобы удалить ненужный промежуточный файл, войдите в папку "Мои документы, Мои рисунки", выделите файл, кликните на нём, затем нажмите клавишу "Del".
Если на вашем компьютере установлено приложение Excel, вы можете воспользоваться расширенными возможностями построения диаграмм в Word.
В этой статье
Сведения о диаграммах
Диаграммы используются для представления рядов числовых данных в графическом формате, который упрощает понимание большого объема информации и отношений между различными рядами данных.
1. Данные листа
2. Диаграмма, созданная на основе данных листа
Excel поддерживает различные типы диаграмм, что позволяет представлять данные наиболее понятным для той или иной аудитории способом. При создании новой или изменении существующей диаграммы можно выбрать один из разнообразных типов (например, гистограмму или круговую диаграмму) и подтипов (например, гистограмму с накоплением или объемную круговую диаграмму). Совместив в одной диаграмме разные типы, можно создать смешанную диаграмму.
Пример смешанной диаграммы, в которой сочетаются гистограмма и график.
Дополнительные сведения о типах диаграмм, поддерживаемых в Excel, см. в статье Типы диаграмм .
Элементы диаграммы
Диаграмма состоит из различных элементов. Некоторые из них отображаются по умолчанию, другие можно добавлять по мере необходимости. Можно изменить вид элементов диаграммы, переместив их в другое место или изменив их размер либо формат. Также можно удалить элементы диаграммы, которые не требуется отображать.
1. область диаграммы.
2. область построения диаграммы.
3. точки данных для ряд данных, отмеченные на диаграмме.
5. легенда диаграммы.
6. Названия диаграммы и осей, которые можно использовать в диаграмме.
7. подпись данных, с помощью которых можно обозначать сведения точки данных в ряду данных.
Изменение базовой диаграммы в соответствии с потребностями
Создав диаграмму, можно изменить любой из ее элементов. Например, можно изменить вид осей, добавить название диаграммы, переместить или скрыть легенду, а также добавить дополнительные элементы.
Чтобы изменить диаграмму, вы можете сделать следующее:
Изменение вида осей диаграммы. Можно указать масштаб осей и изменить промежутки между значениями или категориями. Для удобства чтения диаграммы вы можете добавить на оси деления и указать величину промежутков между ними.
Добавление к диаграмме названий и меток данных Для пояснения отображенных на диаграмме данных можно добавить название диаграммы, названия осей и метки данных.
Добавление легенды и таблицы данных. Вы можете отобразить или скрыть легенду, изменить ее расположение или элементы. Для некоторых диаграмм также можно отобразить таблица данных, в которой содержатся ключи легенды и значения, представленные на диаграмме.
Применение специальных параметров для диаграмм разных типов. Для различных типов диаграмм можно применять различные специальные линии (например, коридор колебания и линии тренда), полосы (например, полосы повышения и понижения и пределы погрешностей), маркеры данных и т. д.
Применение готовых стилей и макетов диаграмм для профессионального оформления
Вместо того чтобы добавлять или изменять элементы диаграммы и форматировать их вручную, вы можете быстро применить к данным готовый макет или стиль диаграммы. В Word существует множество полезных готовых макетов и стилей, которые можно использовать как есть или адаптировать, изменив вручную макет или формат отдельных элементов диаграммы, таких как область диаграммы, область построения, ряды данных и легенда.
При использовании готового макета диаграммы на ней в определенном порядке отображается заданный набор элементов (например, названия, легенда, таблица данных или метки данных). Можно подобрать подходящий макет из предоставленных для диаграмм конкретного типа.
При использовании готового стиля диаграммы ее форматирование основано на примененной тема документа, поэтому внешний вид диаграммы будет соответствовать цвета темы (набору цветов), шрифты темы (набору шрифтов заголовков и основного текста) и эффекты темы (набору границ и заливок), принятым в организации или заданным пользователем.
Собственные стили или макеты диаграмм создавать нельзя, но можно создать шаблоны диаграмм, содержащие нужный макет и форматирование.
Привлекательное форматирование диаграммы
Помимо применения готового стиля диаграммы можно легко изменить форматирование ее отдельных элементов, например маркеров данных, области диаграммы, области построения, чисел и текста в названиях и подписях, что привлечет внимание и сделает диаграмму оригинальной. Можно также применять стили фигур и стили WordArt или форматировать фигуры и текст в элементах диаграммы вручную.
Чтобы добавить форматирование, вы можете сделать следующее:
Заливка элементов диаграммы. Для привлечения внимания к определенным элементам диаграммы вы можете залить их цветом, текстурой, рисунком или градиентом.
Изменение контуров элементов диаграммы. Для выделения элементов диаграммы можно изменить цвет, тип или толщину линий.
Добавление специальных эффектов к элементам диаграммы Для придания диаграмме завершенности к ее элементам можно применить специальные эффекты, например тень, отражение, свечение, сглаживание краев, рельеф или объемное вращение.
Форматирование текста и чисел Текст и числа в названиях, подписях и надписях на диаграмме можно форматировать так же, как текст и числа на листе. Чтобы выделить текст или число, можно даже применять стили WordArt.
Повторное использование диаграмм путем создания шаблонов
Если нужно многократно использовать настроенную диаграмму, ее можно сохранить как шаблон диаграммы (CRTX-файл) в папке шаблонов диаграмм. При создании диаграммы можно применить шаблон точно так же, как и встроенный тип диаграммы. Шаблоны диаграмм являются пользовательскими типами диаграмм - с их помощью можно изменять тип существующей диаграммы. При необходимости частого применения определенного шаблона диаграммы можно сохранить его как тип диаграммы, используемый по умолчанию.
Действие 1. Создание базовой диаграммы
Диаграмму можно добавить в документ Word одним из двух способов: путем ее внедрения или путем вставки диаграммы Excel, связанной с данными на листе Office Excel 2007. Основные различия между внедренными и связанными диаграммами заключаются в том, где хранятся данные и как они обновляются после вставки в документ Word.
Примечание: Для некоторых типов диаграмм требуется определенным образом расположить данные на листе Excel. Дополнительные сведения см. в разделе .
Вставка диаграммы путем ее внедрения в документ
Если диаграмма Excel внедрена в файл Word, она не будет изменяться даже при изменении исходного файла Excel. Внедренные объекты становятся частью файла Word и перестают быть частью исходного файла.
Так как данные полностью хранятся в одном документе Word, внедрение полезно использовать, когда вы не хотите, чтобы они менялись с учетом изменений исходного файла, или не хотите, чтобы получателям документа приходилось обновлять связанную информацию.
Вставка связанной диаграммы Excel в документ
Вы можете создать диаграмму на внешнем листе Excel 2007, скопировать ее и вставить ее связанную версию в документ Word. Если диаграмма связана, данные в ней обновляются при изменении внешнего листа Excel. Связанные данные хранятся на листе Excel. В документе Word хранится только расположение исходного файла и отображается представление связанных данных.
В Excel выберите диаграмму, щелкнув его границу, а затем на вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните Вырезать .
Диаграмма будет удалена, но ее данные останутся в Excel.
В Word щелкните в том месте документа, куда вы хотите вставить диаграмму.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить .
Кнопка Параметры вставки указывает на то, что диаграмма будет связана с данными Excel.
Сохраните документ Word с диаграммой, связанной с данными Excel.
При повторном открытии документа Word нажмите кнопку Да для обновления данных Excel.
Вы также можете создать наглядное представление данных с помощью графических элементов SmartArt. Дополнительные сведения см. в статье Создание графического элемента SmartArt .
Упорядочение данных на листе Excel
Большинство диаграмм, например гистограммы и линейчатые диаграммы, можно строить на основе данных, расположенных в строках или столбцах лист. Однако для некоторых типов диаграмм, таких как круговые и пузырьковые, требуется, чтобы данные были расположены определенным образом.
Выделите ячейки, содержащие данные, которые необходимо использовать для построения диаграммы.
Совет: Если выбрать только одну ячейку, Excel автоматически построит диаграмму на основе смежных с ней ячеек, которые содержат данные. Если нужные ячейки не входят в смежный диапазон, вы можете выделить несмежные ячейки или диапазоны; при этом выделение должно представлять собой прямоугольник. Можно также скрыть ряды и столбцы, которые не требуется отражать на диаграмме.
Выделение ячеек, диапазонов, строк и столбцов
Чтобы выделить
Выполните следующие действия
Отдельную ячейку
Щелкните ячейку или воспользуйтесь клавишами со стрелками, чтобы перейти к нужной ячейке.
Диапазон ячеек
Щелкните первую ячейку диапазона, а затем перетащите мышь на его последнюю ячейку. Можно также нажать клавишу SHIFT и расширить выделенную область с помощью стрелок.
Кроме того, можно выделить первую ячейку диапазона, а затем нажать клавишу F8 для расширения выделенной области с помощью стрелок. Чтобы остановить расширение выделенной области, еще раз нажмите клавишу F8.
Большой диапазон ячеек
Щелкните первую ячейку диапазона, а затем, удерживая клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку диапазона. Для отображения последней ячейки используйте прокрутку.
Все ячейки листа
Нажмите кнопку Выделить все .
Чтобы выделить весь лист, также можно нажать клавиши CTRL+A.
Если таблица содержит данные, по нажатию клавиш CTRL+A выделяется текущий диапазон. Повторное нажатие клавиш CTRL+A приведет к выделению всей таблицы.
Несмежные ячейки или диапазоны ячеек
Выберите первую ячейку или диапазон ячеек, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите другие ячейки или диапазоны.
Можно также выбрать первую ячейку или диапазон ячеек, а затем нажать клавиши SHIFT+F8 для включения в выделение других несмежных ячеек или диапазонов. Чтобы остановить включение ячеек и диапазонов, снова нажмите клавиши SHIFT+F8.
Примечание: Отменить выделение отдельных несмежных ячеек или диапазонов без отмены всего выделения невозможно.
Столбец или строку целиком
Щелкните заголовок сроки или столбца.
1. Заголовок строки
2. Заголовок столбца
Можно также выделить ячейки в строке или столбце, выделив первую строку, а затем нажав клавиши CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА (ВПРАВО или ВЛЕВО - для строк, ВВЕРХ или ВНИЗ - для столбцов).
Если в строке или столбце содержатся данные, при нажатии клавиш CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА будет выделена строка или столбец до последней заполненной ячейки. Повторное нажатие клавиш CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА приведет к выделению строки или столбца полностью.
Смежные строки или столбцы
Протащите мышь по заголовкам строк или столбцов. Можно также выделить первую строку или столбец, а затем, нажав клавишу SHIFT, выделить последнюю строку или столбец.
Несмежные строки или столбцы
Выделите заголовок строки или столбца первой строки или столбца выделения, а затем, нажав клавишу CTRL, щелкните заголовки столбцов или строк, которые нужно добавить к выделению.
Первую или последнюю ячейку в строке или столбце
Выделите ячейку в строке или столбце, а затем нажмите клавиши CTRL+СТРЕЛКА (ВПРАВО или ВЛЕВО - для строк, ВВЕРХ или ВНИЗ - для столбцов).
Первую или последнюю ячейку на листе или в таблице Microsoft Office Excel
Чтобы выделить первую ячейку на листе или в списке Excel, нажмите сочетание клавиш CTRL+HOME.
Чтобы выделить последнюю ячейку, содержащую данные или форматирование, на листе или в списке Excel, нажмите сочетание клавиш CTRL+END.
Ячейки до последней используемой ячейки листа (нижний правый угол)
Выделите первую ячейку, а затем нажмите клавиши CTRL+SHIFT+END, чтобы расширить выделенную область до последней используемой ячейки листа (нижний правый угол).
Ячейки до начала листа
Выделите первую ячейку, а затем нажмите клавиши CTRL+SHIFT+HOME, чтобы расширить выделенную область до начала листа.
Больше или меньше ячеек, чем имеется в активном выделении
Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку, которую нужно включить в новую выделенную область. В новую выделенную область войдет прямоугольный диапазон между активная ячейка и ячейкой, которая была щелкнута.
Чтобы отменить выделение ячеек, щелкните любую ячейку на листе.
Добавьте на лист данные, на основе которых необходимо построить диаграмму.
Данные можно расположить в виде строк или столбцов - Excel автоматически определит лучший способ построения диаграммы. Для некоторых типов диаграмм, таких как круговые и пузырьковые, требуется расположить данные определенным образом, как описано в таблице ниже.
Биржевая диаграмма
По столбцам или строкам в следующем порядке, с использованием названий или дат в качестве подписей:
максимум, минимум и значения закрытия
Например:
|
Максимум |
Закрытие |
||
|
Максимум |
|
|
Закрытие |
Чтобы быстро создать диаграмму, основанную на типе диаграммы, используемом по умолчанию, выделите нужные данные и нажмите клавиши ALT+F1. При нажатии клавиш ALT+F1 создается внедренная диаграмма.
При создании диаграммы Excel определяет ориентацию рядов данных на основе числа строк и столбцов листа, которые включены в нее. После создания диаграммы вы можете изменить способ отображения строк и столбцов на диаграмме, поменяв их местами.
Если диаграмма не нужна, ее можно удалить. Щелкните диаграмму, чтобы выделить ее, а затем нажмите клавишу DELETE.
Действие 2. Изменение макета или стиля диаграммы
После создания диаграммы вы можете мгновенно изменить ее внешний вид. Вместо того чтобы вручную добавлять или изменять элементы диаграммы или форматировать ее, можно быстро применить к диаграмме готовый макет и стиль. Word обеспечивает возможность выбора множества полезных макетов и стилей диаграмм (или экспресс-макетов и экспресс-стилей); при необходимости можно дополнительно настроить макет или стиль, изменив вручную макет и формат отдельных элементов диаграммы.
Иллюстрации – их вы замечаете первыми. Любой текст воспринимается лучше, если добавить график, гифку или картинку. Для картинок достаточно фантазии, умения находить ассоциации и доступа к фотостокам или архивам с прикольными базами. Для графиков надо понимать основы восприятия. Надо знать, как выделить нужную информацию, как ее быстрее усвоит мозг, и как выгодно преподнести главное.
C цифрами интереснее
О чем бы вы ни решили написать, цифры делают текст информативнее. Наличие точных данных в статье показывает ее экспертность. Не пишите приблизительно – вокруг миллион источников проверенной информации. Вот 10 официальных открытых источников, на которые не стыдно ссылаться в статье:
- Федеральная служба государственной статистики . Официальная информация обо всех сферах в жизни общества. В архиве данные с 2001 года.
- Сайт Статистика.ру . Справочный ресурс Госкомстата. Статьи, таблицы и аналитика почти по всем отраслям – от туризма и образования до криминологии.
- Статистическая база данных по российской экономике. Раздел сайта Высшей школы экономики. Регулярно размещают информацию по состоянию экономики РФ.
- Портал правовой статистики . Показатели преступности, социальный портрет преступности, преступность в регионах и еще много всего вкусного.
- Всемирная книга фактов – справочник, который регулярно выпускает ЦРУ. Но не ищите там количество высадок инопланетян или кто из президентов – человекоподобный киборг. Официальные данные ограничены основной политической и экономической информацией по странам мира.
- Национальные статистические агентства . Ссылки на официальную статистику по всем странам мира. На английском.
- Доступ к данным ООН . Здесь собраны 35 баз данных и 60 миллионов записей.
- Number of . Или количество чего-то там. Например, муравьев в мире или Богов в религиях.
- Данные о терактах, чрезвычайных происшествиях и прочих катастрофах. Все на сайте Глобальные инциденты .
Когда информации полна коробочка, не пишите цифры полотном в тексте. Таблица – уже хорошо, но еще лучше – наглядная иллюстрация. Мозгу проще воспринимать и понимать информацию в таком виде, плюс – существенная экономия места и времени. В эпоху, когда лишнее предложение, эпитет или прилагательное считается отклонением от нормы, лучше не рисковать и сразу все сводить к графикам.
Но цифры тоже можно использовать по-разному. Можно не заморачиваться и выбрать первую же диаграмму, а можно проявить заботу о читателе и построить красивый и понятный график. Чтобы это сделать, надо знать некоторые особенности восприятия мозгом визуальной и графической информации.
Как мы на самом деле видим
Наши глаза и мозг считывают информацию из пространства совсем иначе, чем фото или видеокамера. Оборудование записывает картинку целиком, насколько это позволяют пиксели и угол съемки. Когда вы смотрите на отснятый материал, в который уместилась 180-градусная панорама, в каждый конкретный момент времени внимание сосредоточено на отрезке в 2-3 градуса. Почему оставшиеся участки не кажутся размытыми пятнами? В дело вмешиваются саккады .
Саккады - быстрые, одновременные, строго согласованные движения глаз в одном направлении. На записи выглядят как вертикальные прямые тонкие линии.
Если выражаться человеческим языком, саккада – это короткое движение глаз между двумя точками фиксации. Почти все движения глаз пользователя на сайте саккадические. Чем больше точек фиксации, тем большую работу совершает нервная система, тем больше информации приходится запоминать. Это одна из причин, почему на главной странице сайта или на первом экране лендинга нельзя лепить все подряд. Даже если есть, что сказать.
Но вернемся к нашим «баранам». Именно саккады помогают видеть картинку целиком. Быстрые движения вырывают из общей информации частички изображения, компонуют их и создают иллюзию того, что вы видите картинку целиком. Чем больше точек фиксации и саккад, тем это сложнее. Это главная причина научиться делать графики одновременно простыми и информативными. Подробнее о тонкостях такого восприятия в своей книге The Functional Art пишет преподаватель Университета Майами Альберто Каиро. Вот как он иллюстрирует процесс восприятия информации.
Мы не зацикливаемся на случайных точках, а выделяем для себя определенные приоритеты – движение, яркие цвета, пятна необычной формы. Эти функции называют по-разному. Мне нравится – первичные атрибуты . Потому что мозг обрабатывает их первыми – еще до того, как составит единую картинку.
Или положением.
Или размером.
Никакого волшебства, всем все и так понятно, логика на уровне первой школьной пятилетки, но почему-то в кейсах и презентациях все еще попадаются шедевры, похожие на график бинарных опционов.
Способность найти и правильно выделить первичный атрибут – важнейшее умение для создания эффективных и эффектных диаграмм и графиков. Как это работает на практике?
1. Выбирайте тип графика без спешки
Выделяем нужные столбцы в Excel, делаем «тыц» в гистограммы, готово. Так я раньше делал диаграммы для большинства своих статей. Скотт Беринато – автор книги Good Charts – дал бы мне за такой подход хороший подзатыльник. Он говорит, что перед тем, как строить какую-то диаграмму, надо спросить себя – исследуем мы что-то или просто заявляем.
Если исследуем, конкретных данных может не быть. Например, когда планируем бизнес-процессы. А может оказаться столько, что не влезут в экран – исследование закономерностей в истории или тенденций в экономике. Здесь уместно использовать ассоциации и метафоры, применять стрелки и сложную структуру, экспериментировать. Если графиком мы ставим аудиторию перед фактом, тогда упрощаем данные, выделяем главное и хорошо изучаем ЦА. Здесь логичнее использовать привычные образы и форматы диаграмм.
2. И снова о целевой аудитории
Снова, но не совсем о том. В книге Harvard Business Review Press говорится, что для построения графика важно определить, на какой стадии и в какой форме произойдет контакт ЦА и вашей иллюстрации. Будет ли это презентация, где вы сами управляете вниманием, или обычный печатный лист, который можно быстро выбросить в ближайшую урну. Чем короче контакт, тем меньше информации должно быть, тем ярче надо выделить основную цифру.
3. И что?
Этот вопрос точно прозвучит в голове у вашей аудитории, так что задача графика дать ответ на него. Проявите заботу. Не делайте график ради графика. Да, мы уже говорили, что цифры в виде иллюстрации усваиваются лучше, но в идеале замахнуться на такой себе графический сторителлинг , когда картинка сама по себе наталкивает на какую-то мысль.
4. А теперь к первичным атрибутам
Улучшить график или диаграмму можно при помощи цвета, размеров, правильной компоновки информации. В Excel диаграммы автоматически формируются с кучей всего необязательного. Если их убрать, ключевое сообщение станет понятнее. Представим, что надо построить прогноз количества населения на планете. Если вбить простенькую табличку, первый результат, который мы получим, будет выглядеть примерно так.
Или еще пример. Изобразим график падения прибыли на фоне роста остальных коммерческих показателей. Числа приблизительные – ради примера. Важно подчеркнуть факт того, что не все радужно в королевстве. Выделить главную мысль.
А если так?
Простые вещи, но приходят к ним не все и не сразу. Необязательно быть крутым дизайнером, чтобы делать понятные каждому графики.
- Не используйте в диаграммах и графиках более 3 цветов. Второстепенные данные заливайте серым. Главные – яркими цветами.
- Легенда должна быть. На графике или в тексте, но пользователь за один взгляд должен понимать, какой столбец или линия, что обозначают.
- Убирайте границы и сетки из диаграмм. Если вы не на уроке геометрии, они не нужны.
- Если возможно, убирайте из поля диаграммы и легенду, оставляя подписи данных непосредственно в теле графика.
График позволяет визуально оценить зависимость данных от определенных показателей, или их динамику. Графики используются, как в научных или исследовательских работах, так и в презентациях. Давайте рассмотрим, как построить график в программе Microsoft Excel.
Рисовать график в программе Microsoft Excel можно только после того, как готова таблица с данными, на основе которой он будет строиться.
После того, как таблица готова, находясь во вкладке «Вставка», выделяем табличную область, где расположены расчетные данные, которые мы желаем видеть в графике. Затем, на ленте в блоке инструментов «Диаграммы», кликаем по кнопке «График».
После этого, открывается список, в котором представлено семь видов графиков:
- обычный график;
- с накоплением;
- нормированный график с накоплением;
- с маркерами;
- график с маркерами и накоплением;
- нормированный график с маркерами и накоплением;
- объемный график.
Выбираем график, который, по вашему мнению, больше всего подходит для конкретно поставленных целей его построения.
Редактирование графика
После того, как график построен, можно выполнить его редактирование, для предания ему наиболее презентабельного вида, и для облегчения понимания материала, который данный график отображает.
Для того, чтобы подписать название графика, переходим во вкладку «Макет» мастера работы с диаграммами. Кликаем по кнопке на ленте под наименованием «Название диаграммы». В открывшемся списке, выбираем, где будет размещаться наименование: по центру или над графиком. Второй вариант более уместен, поэтому кликаем по пункту «Над диаграммой». После этого, появляется наименование, которое можно заменить или отредактировать на свое усмотрение, просто кликнув по нему, и введя нужные символы с клавиатуры.
Для того, чтобы назвать оси графика, кликаем по кнопке «Название осей». В выпадающем списке сразу выбираем пункт «Название основной горизонтальной оси», а далее переходим в позицию «Название под осью».
После этого, под осью появляется форма для наименования, в которую можно занести любое на своё усмотрение название.
Аналогичным образом подписываем вертикальную ось. Кликаем по кнопке «Название осей», но в появившемся меню выбираем наименование «Название основной вертикальной оси». После этого, открывается перечень из трёх вариантов расположения подписи:
- повернутое;
- вертикальное;
- горизонтальное.
Лучше всего, использовать повернутое название, так как в этом случае экономится место на листе. Кликаем по наименованию «Повернутое название».
Опять на листе около соответствующей оси появляется поле, в которое можно ввести наиболее подходящее по контексту расположенных данных название оси.
Если вы считаете, что для понимания графика легенда не нужна, а она только занимает место, то можно удалить её. Для этого, кликаем на кнопку «Легенда», расположенную на ленте, и выбираем пункт «Нет». Тут же можно выбрать любую позицию легенды, если вы не хотите её удалять, а только сменить место расположения.
Построение графика со вспомогательной осью
Существуют случаи, когда нужно разместить несколько графиков на одной плоскости. Если они имеют одинаковые меры исчисления, то это делается точно так же, как описано выше. Но, что делать, если меры разные?
Для начала, находясь во вкладке «Вставка», как и в прошлый раз, выделяем значения таблицы. Далее, жмем на кнопку «График», и выбираем наиболее подходящий вариант графика.
Как видим, формируются два графика. Для того, чтобы отобразить правильное наименование единиц измерения для каждого графика, кликаем правой кнопкой мыши по тому из них, для которого собираемся добавить дополнительную ось. В появившемся меню, выбираем пункт «Формат ряда данных».
Запускается окно формата ряда данных. В его разделе «Параметры ряда», который должен открыться по умолчанию, переставляем переключатель в положение «По вспомогательной оси». Жмем на кнопку «Закрыть».
После этого, образуется новая ось, а график перестраивается.
Теперь, нам только осталось подписать оси, и название графика, точно по такому же алгоритму, как и в предыдущем примере. При наличии нескольких графиков, легенду лучше не убирать.
Построение графика функции
Теперь давайте разберемся, как построить график по заданной функции.
Допустим, мы имеем функцию y=x^2-2. Шаг, будет равен 2.
Прежде всего, строим таблицу. В левой части заполняем значения x с шагом 2, то есть 2, 4, 6, 8, 10 и т.д. В правой части вбиваем формулу.
Затем, переходим во вкладку «Вставка». Выделяем табличные данные функции, и кликаем по кнопке «Точечная диаграмма» на ленте. Из представленного списка диаграмм выбираем точечную с гладкими кривыми и маркерами, так как этот вид больше всего подходит для построения функции.
Выполняется построение графика функции.
После того, как график построен, можно удалить легенду, и сделать некоторые визуальные правки, о которых уже шла речь выше.
Как видим, программа Microsoft Excel предлагает возможность построения различных типов графиков. Основным условием для этого является создание таблицы с данными. После того, как график создан, его можно изменять и корректировать, согласно целевому назначению.
