Вставка или Ctrl+V, пожалуй, самый эффективный инструмент доступный нам. Но как хорошо вы владеете им? Знаете ли вы, что есть как минимум 14 различных способов вставки данных в листах Ecxel? Удивлены? Тогда читаем этот пост, чтобы стать пэйст-мастером.
Данный пост состоит из 2 частей:
— Основные приемы вставки
— Вставка с помощью обработки данных
1. Вставить значения
Если вы хотите просто вставить значения с ячеек, последовательно нажимайте клавиши Я, М и З, удерживая при этом клавишу Alt, и в конце нажмите клавишу ввода. Это бывает необходимо, когда вам нужно избавиться от форматирования и работать только с данными.
Начиная с Excel 2010, функция вставки значений отображается во всплывающем меню при нажатии правой клавишей мыши
2. Вставить форматы
14. Какой ваш любимый способ вставки?
Есть еще много других скрытых способов вставки, таких как вставка XML-данных, изображений, объектов, файлов и т.д. Но мне интересно, какими интересными приемами вставки пользуетесь вы. Напишите, какой ваш любимый способ вставки?
В этой статье мы покажем Вам ещё несколько полезных опций, которыми богат инструмент Специальная вставка , а именно: Значения, Форматы, Ширины столбцов и Умножить / Разделить. С этими инструментами Вы сможете настроить свои таблицы и сэкономить время на форматировании и переформатировании данных.
Если Вы хотите научиться транспонировать, удалять ссылки и пропускать пустые ячейки при помощи инструмента Paste Special (Специальная вставка) обратитесь к статье Специальная вставка в Excel: пропускаем пустые ячейки, транспонируем и удаляем ссылки .
Вставляем только значения
Возьмём для примера таблицу учёта прибыли от продаж печенья на благотворительной распродаже выпечки. Вы хотите вычислить, какая прибыль была получена за 15 недель. Как видите, мы использовали формулу, которая складывает сумму продаж, которая была неделю назад, и прибыль, полученную на этой неделе. Видите в строке формул =D2+C3 ? Ячейка D3 показывает результат этой формулы – $100 . Другими словами, в ячейке D3 отображено значение. А сейчас будет самое интересное! В Excel при помощи инструмента Paste Special (Специальная вставка) Вы можете скопировать и вставить значение этой ячейки без формулы и форматирования. Эта возможность иногда жизненно необходима, далее я покажу почему.
Предположим, после того, как в течение 15 недель Вы продавали печенье, необходимо представить общий отчёт по итогам полученной прибыли. Возможно, Вы захотите просто скопировать и вставить строку, в которой содержится общий итог. Но что получится, если так сделать?
Упс! Это совсем не то, что Вы ожидали? Как видите, привычное действие скопировать и вставить в результате скопировало только формулу из ячейки? Вам нужно скопировать и выполнить специальную вставку самого значения. Так мы и поступим! Используем команду Paste Special (Специальная вставка) с параметром Values (Значения), чтобы все было сделано как надо.
Заметьте разницу на изображении ниже.
Применяя Специальная вставка > Значения , мы вставляем сами значения, а не формулы. Отличная работа!
Возможно, Вы заметили ещё кое-что. Когда мы использовали команду Paste Special (Специальная вставка) > Values (Значения), мы потеряли форматирование. Видите, что жирный шрифт и числовой формат (знаки доллара) не были скопированы? Вы можете использовать эту команду, чтобы быстро удалять форматирование. Гиперссылки, шрифты, числовой формат могут быть быстро и легко очищены, а у Вас останутся только значения без каких-либо декоративных штучек, которые могут помешать в будущем. Здорово, правда?
На самом деле, Специальная вставка > Значения – это один из моих самых любимых инструментов в Excel. Он жизненно необходим! Часто меня просят создать таблицу и представить её на работе или в общественных организациях. Я всегда переживаю, что другие пользователи могут привести в хаос введённые мной формулы. После того, как я завершаю работу с формулами и калькуляциями, я копирую все свои данные и использую Paste Special (Специальная вставка) > Values (Значения) поверх них. Таким образом, когда другие пользователи открывают мою таблицу, формулы уже нельзя изменить. Это выглядит вот так:
Обратите внимание на содержимое строки формул для ячейки D3 . В ней больше нет формулы =D2+C3 , вместо этого там записано значение 100 .
И ещё одна очень полезная вещь касаемо специальной вставки. Предположим, в таблице учёта прибыли от благотворительной распродажи печенья я хочу оставить только нижнюю строку, т.е. удалить все строки, кроме недели 15. Смотрите, что получится, если я просто удалю все эти строки:
Появляется эта надоедливая ошибка #REF! (#ССЫЛ!). Она появилась потому, что значение в этой ячейке рассчитывается по формуле, которая ссылается на ячейки, находящиеся выше. После того, как мы удалили эти ячейки, формуле стало не на что ссылаться, и она сообщила об ошибке. Используйте вместо этого команды Copy (Копировать) и Paste Special (Специальная вставка) > Values (Значения) поверх исходных данных (так мы уже делали выше), а затем удалите лишние строки. Отличная работа:
Специальная вставка > Значения: основные моменты
- Выделите данные
- Скопируйте их. Если данные не скопировать, а вырезать, то команда Paste Special (Специальная вставка) будет недоступна, поэтому обязательно используйте копирование.
- Выделите ячейку, в которую нужно вставить скопированные данные.
- Нажмите Paste Special
(Специальная вставка). Это можно сделать:
- кликнув правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню Paste Special (Специальная вставка).
- на вкладке Home (Главная), нажмите маленький треугольник под кнопкой Paste (Вставить) и в выпадающем меню выберите Paste Special (Специальная вставка).
- Отметьте опцию Values (Данные).
- Нажмите ОК .
Вставляем только форматы
Специальная вставка > Форматы это ещё один очень полезный инструмент в Excel. Мне он нравится тем, что позволяет достаточно легко настраивать внешний вид данных. Есть много применений для инструмента Специальная вставка > Форматы , но я покажу Вам наиболее примечательное. Думаю, Вы уже знаете, что Excel великолепен для работы с числами и для выполнения различных вычислений, но он также отлично справляется, когда нужно представить информацию. Кроме создания таблиц и подсчёта значений, Вы можете делать в Excel самые различные вещи, такие как расписания, календари, этикетки, инвентарные карточки и так далее. Посмотрите внимательнее на шаблоны, которые предлагает Excel при создании нового документа:
Я наткнулся на шаблон Winter 2010 schedule и мне понравились в нем форматирование, шрифт, цвет и дизайн.
Мне не нужно само расписание, а тем более для зимы 2010 года, я хочу просто переделать шаблон для своих целей. Что бы Вы сделали на моём месте? Вы можете создать черновой вариант таблицы и вручную повторить в ней дизайн шаблона, но это займёт очень много времени. Либо Вы можете удалить весь текст в шаблоне, но это тоже займёт уйму времени. Гораздо проще скопировать шаблон и сделать Paste Special (Специальная вставка) > Formats (Форматы) на новом листе Вашей рабочей книги. Вуаля!
Теперь Вы можете вводить данные, сохранив все форматы, шрифты, цвета и дизайн.
Специальная вставка > Форматы: основные моменты
- Выделите данные.
- Скопируйте их.
- Выделите ячейку, в которую хотите вставить данные.
- Нажмите Paste Special (Специальная вставка).
- Отметьте опцию Formats (Форматы).
- Нажмите ОК .
Копируем ширину столбцов на другой лист
Вы когда-нибудь теряли уйму времени и сил, кружа вокруг своей таблицы и пытаясь отрегулировать размеры столбцов? Мой ответ – конечно, да! Особенно, когда нужно скопировать и вставить данные из одной таблицы в другую. Существующие настройки ширины столбцов могут не подойти и даже, несмотря на то, что автоматическая настройка ширины столбца – это удобный инструмент, местами он может работать не так, как Вам хотелось бы. Специальная вставка > Ширины столбцов – это мощный инструмент, которым должны пользоваться те, кто точно знает, чего хочет. Давайте для примера рассмотрим список лучших программ US MBA.
Как такое могло случиться? Вы видите, как аккуратно была подогнана ширина столбца по размеру данных на рисунке выше. Я скопировал десять лучших бизнес-школ и поместил их на другой лист. Посмотрите, что получается, когда мы просто копируем и вставляем данные:
Содержимое вставлено, но ширина столбцов далеко не подходящая. Вы хотите получить точно такую же ширину столбцов, как на исходном листе. Вместо того чтобы настраивать ее вручную или использовать автоподбор ширины столбца, просто скопируйте и сделайте Paste Special (Специальная вставка) > Column Widths (Ширины столбцов) на ту область, где требуется настроить ширину столбцов.
Видите, как все просто? Хоть это и очень простой пример, но Вы уже можете представить, как будет полезен такой инструмент, если лист Excel содержит сотни столбцов.
Кроме этого, Вы можете настраивать ширину пустых ячеек, чтобы задать им формат, прежде чем вручную вводить текст. Посмотрите на столбцы E и F на картинке выше. На картинке внизу я использовал инструмент Специальная вставка > Ширины столбцов , чтобы расширить столбцы. Вот так, без лишней суеты Вы можете оформить свой лист Excel так, как Вам угодно!
Специальная вставка > Ширина столбцов: основные моменты
- Выделите данные.
- Скопируйте выделенные данные.
- Поставьте курсор на ту ячейку, ширину которой Вы хотите настроить.
- Нажмите Paste Special (Специальная вставка).
- Отметьте опцию Column Widths (Ширины столбцов).
- Нажмите ОК .
Специальная вставка: разделить и умножить
Помните наш пример с печеньем? Хорошие новости! Гигантская корпорация узнала о нашей благотворительной акции и предложила увеличить прибыль. После пяти недель продаж, они вложатся в нашу благотворительность, так что доход удвоится (станет в два раза больше) по сравнению с тем, какой он был в начале. Давайте вернёмся к той таблице, в которой мы вели учёт прибыли от благотворительной распродажи печенья, и пересчитаем прибыль с учётом новых вложений. Я добавил столбец, показывающий, что после пяти недель продаж прибыль удвоится, т.е. будет умножена на 2 .
Весь доход, начиная с 6-й недели, будет умножен на 2 .Чтобы показать новые цифры, нам нужно умножить соответствующие ячейки столбца C на 2 . Мы можем выполнить это вручную, но будет гораздо приятнее, если за нас это сделает Excel с помощью команды Paste Special (Специальная вставка) > Multiply (Умножить). Для этого скопируйте ячейку F7 и примените команду на ячейки C7:C16 . Итоговые значения обновлены. Отличная работа!
Как видите, инструмент Специальная вставка > Умножить может быть использован в самых разных ситуациях. Точно так же обстоят дела с Paste Special (Специальная вставка) > Divide (Разделить). Вы можете разделить целый диапазон ячеек на определённое число быстро и просто. Знаете, что ещё? При помощи Paste Special (Специальная вставка) с опцией Add (Сложить) или Subtract (Вычесть) Вы сможете быстро прибавить или вычесть число.
Специальная вставка > Разделить / Умножить: основные моменты
- Выделите ячейку с числом, на которое нужно умножить или разделить.
- Скопируйте выделенные данные.
- Поставьте курсор на те ячейки, в которых Вы хотите выполнить умножение или деление.
- Нажмите Paste Special (Специальная вставка).
- Отметьте опцию Divide (Разделить) или Multiply (Умножить).
- Нажмите ОК .
Итак, в этом уроке Вы изучили некоторые очень полезные возможности инструмента Специальная вставка , а именно: научились вставлять только значения или форматирование, копировать ширину столбцов, умножать и делить данные на заданное число, а также прибавлять и удалять значение сразу из диапазона ячеек.
Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.
Кликните по кнопке ниже для загрузки файла с примерами выпадающих списков в Excel:
Видеоурок
Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня
Представим, что у нас есть перечень фруктов:
Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:
- Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбираем пункт “Проверка данных “.
- Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:
- В поле “Источник ” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “Источник ” и затем мышкой выбрать диапазон данных:
Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2 ), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2 ).
Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных
На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).
Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”. Для этого нам потребуется:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
- Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “:
- Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:
- В поле “Источник ” ввести значение “Да; Нет”.
- Нажимаем “ОК “
После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “Источник “, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.
Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.
Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ
Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу для создания выпадающих списков.
Например, у нас есть список с перечнем фруктов:
Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы необходимо сделать следующее:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
- Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “:
- Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:
- В поле “Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
- Нажать “ОК “
Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.
Как эта формула работает?
На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).
Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка ” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам ” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе “[высота] ” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “[ширина] ” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.
Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.
Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)
Если вы используете для создания списка формулу на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.
Для создания списка потребуется:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
- Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “;
- Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “;
- В поле “Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;”<>”))
- Нажать “ОК “
В этой формуле, в аргументе “[высота ]” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу , которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.
Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.
Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных
Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:
- Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:
- На панели инструментов нажимаем пункт “Форматировать как таблицу “:
- Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:
- Нажав клавишу “ОК ” во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:
- Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом “А”:
Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
- Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “:
- Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:
- В поле источник указываем =”название вашей таблицы” . В нашем случае мы ее назвали “Список “:
- Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:
- Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список – просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:
- Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:
Как скопировать выпадающий список в Excel
В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6 .
Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:
- нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
- CTRL+C ;
- выделите ячейки в диапазоне А2:А6 , в которые вы хотите вставить выпадающий список;
- нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V .
Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:
- нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
- нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
- выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
- нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “Специальная вставка “;
- В появившемся окне в разделе “Вставить ” выберите пункт “условия на значения “:
- Нажмите “ОК “
После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.
Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе
Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:
- Нажмите на вкладку “Главная ” на Панели инструментов;
- Нажмите “Найти и выделить ” и выберите пункт “Выделить группу ячеек “:
- В диалоговом окне выберите пункт “Проверка данных “. В этом поле есть возможность выбрать пункты “Всех ” и “Этих же “. “Всех ” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “этих же ” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “всех “:
Функция «Если» в Excel является одной из самых популярных среди всех существующих в этом редакторе. Благодаря ей вы сможете выполнить различные сравнения при помощи логических выражений. При этом можно указать, что делать в зависимости от результата выполнения условия.
Принцип работы очень простой: если выражение истинное, то сделать это, иначе – сделать что-то другое.
То есть, в результате проверки условия может произойти два события:
- первое – при истине;
- второе – если возвращается ложь.
Рассмотрим основной синтаксис. При вызове окна «Вставка функции», ниже указывается описание каждого предложенного варианта.
Справка по функции «ЕСЛИ» выглядит следующим образом.
Для этого нужно выполнить следующие действия:
- Кликните на иконку вставки формул (Fx).
- В появившемся меню выберите пункт «ЕСЛИ».
- В результате этого вы увидите окно, в котором нужно указать аргументы функции:
- логическое выражение;
- значение, если истина;
- значение, если ложь.
- После ввода значений в эти поля, правее их будет отображаться предварительный результат.
- Для вставки нажмите на кнопку «OK».
Примеры
Рассмотрим несколько различных логических выражений, чтобы вы поняли, как пользоваться этой функцией.
- Сделайте активной ячейку «А1».
- Повторите описанные выше действия по вызову окна вставки «Аргументов».
- Введите в поле условие следующий код.
Смысл этого выражения в следующем: если ячейка C1 содержит пустоту. То есть в ней ничего не находится.
- В поле для истины вводим следующее.
Именно этот текст будет выводиться в случае выполнения этого условия.
- В поле «если ложь» вводим следующее.
Данный текст мы увидим в случае ложного выполнения условия.
- Для вставки нашей формулы нажимаем на кнопку «OK».
- В результате этого мы увидим следующее (поскольку ячейка пустая, то и сообщение соответствующее).
- Введите любой текст в ячейку C.
- После нажатия на кнопку Enter вы увидите следующий результат.
Как видите, редактор Эксель выдал сообщение, которое мы указывали в случае ложного результата условия.
Операторы сравнения
Ниже вы видите список операторов сравнения:
Арифметические операторы
А это таблица арифметических операторов:
Более подробно об арифметических операторах и их приоритете в Экселе можно почитать в онлайн справке сайта Microsoft.
Несколько условий
Если хотите, то можете использовать большое количество логических выражений. Всё работает точно так же. Рассмотрим пример более сложного условия.
Составлять формулу будем через панель инструментов. Это намного удобнее, чем всё писать в одну строку, поскольку очень легко запутаться. Особенно в самом начале, когда вы только учитесь.
Для этого необходимо выполнить следующие действия.
- Перейдите на вкладку «Формулы». Кликните на кнопку «Вставить функцию».
- В результате этого всё содержимое ячейки автоматически подставится в «конструктор».
- Удалите всё, что находится в поле «Значение_если_ложь».
- Теперь в этой строке будет написано новое логическое выражение. То есть у нас будет новое вложенное условие. Для начала введите условие «Если значение ячейки С1 больше 1000». Для этого вводим следующий код. Обязательно в конце поставьте символ точки с запятой.
Очень внимательно следите за текущей раскладкой клавиатуры. Многие ошибаются и вводят русскую букву С вместо английской C. Визуально вы разницу не увидите, но для редактора это очень важно. В таком случае ничего работать не будет.
- Теперь добавим сообщение, которое будет выводиться, если число в ячейке C1 больше 1000.
Все текстовые значения обязательно вводим в кавычках.
- Теперь точно таким же образом вводим значение при невыполнении данного условия.
- В конце нажмите на кнопку «OK».
- В результате этого, мы видим сообщение о том, что введенное число больше 1000.
- Удалите содержимое ячейки C. Результатом станет следующее.
Мы проверили все три возможных результата. Всё прекрасно работает.
Копирование функции в таблицах
Иногда бывает так, что введенное логическое выражение необходимо продублировать на несколько строк. В некоторых случаях дублировать приходится очень много. Такая автоматизация намного удобнее, чем ручная проверка.
Рассмотрим пример копирования на таблице премий для сотрудников на праздники. Для этого нужно сделать следующие шаги.
- Создайте соответствующую таблицу.
- Кликните на пустую ячейку в первой строке и выберите «Fx» в поле ввода.
- В появившемся окне выберите функцию «ЕСЛИ» и нажмите на кнопку «OK».
- В первом поле введите следующее условие.
Таким образом мы проверяем, является ли данный сотрудник мужчиной.
- В случае истины вводим какое-нибудь число. Например, 3000. В случае ложного выполнения условия вводим 0. Это значит, что девушкам премию давать не нужно. Для вставки нажмите на кнопку «OK».
- Далее наведите курсор на правый нижний угол ячейки. После того как курсор изменит свой внешний вид на «черный плюс», не отпуская пальца, потяните его до самой последней строчки.
- Результатом будет следующее.
- Теперь полностью скопируйте всю таблицу (при помощи сочетания клавиш Ctrl +C и Ctrl +V ). Измените заголовок на 8 марта.
- Перейдите на первую ячейку. Кликните на поле ввода формулы.
- Измените букву «М» на «Ж».
- Теперь так же продублируйте функцию до самого низа.
- Результатом будет следующее.
Здесь мы видим, что получилась полная противоположность. Это означает, что всё работает правильно.
Использование дополнительных операторов
Кроме арифметических выражений и сравнений, также можно использовать операторы «И» и «ИЛИ». Рассмотрим их более внимательно, поскольку благодаря им возможности функции «ЕСЛИ» значительно расширяются.
Первым делом создайте таблицу, в которой будет несколько полей, по которым можно будет сравнивать строки. В нашем случае при помощи поля «Статус сотрудника» мы будем проверять, кому нужно выплатить деньги, а кому – нет.
Оператор И
Будем использовать старую функцию, в которой мы проверяли, является ли сотрудник мужчиной. Теперь нужно сделать следующие изменения.
- Добавьте в условие скобку и рядом букву «И».
- Старое условие будет первым, а второе – после точки с запятой.
- Продублируйте эту формулу до самого низа.
- В результате этого мы видим, что те сотрудники, которые не относятся к основному штату, будут лишены премии на праздники. Даже несмотря на то, что они мужчины.
Оператор Или
Того же самого эффекта можно добиться и при помощи оператора «ИЛИ».
Для этого в формулу внесите следующие изменения:
- Поменяйте букву «Ж» на «М».
- Статус сотрудника измените на «Совместителя».
- В поле истины поставьте 0, а для ложного события – 3000. Мы меняем их местами.
- Продублируем формулу до самой последней строки.
- Результат оказался точно таким же. Дело в том, что операторы «И» или «ИЛИ» являются полной противоположностью друг друга. Поэтому очень важно правильно указывать значения в поля для истины и лжи. Не ошибитесь.
- Для проверки можете изменить статус одного сотрудника на «Основной штат».
- Сразу после этого вы увидите, что напротив его фамилии появится число 3000.
Функция СУММЕСЛИ
Наверняка многие из вас делали расчеты в редакторе Excel. Но бывают случаи, когда в таблице нужно посчитать не все строки, а только лишь некоторые, соответствующие определенному условию.
Например, возьмем таблицу, в которой указаны различные товары, их стоимость, количество и статус. Посчитать общую сумму несложно. Но как узнать количество проданных продуктов?
Для этого используется функция «СУММЕСЛИ».
- Первым делом перейдите в ту ячейку, в которой нужно вывести результат.
- Затем кликните на поле ввода формулы.
- Начните вводить название функции. Справка появится автоматически.
- После этого при помощи мышки выделите последний столбец. Его значения автоматически подставятся в формулу.
- Затем поставьте точку с запятой.
- После этого в кавычках допишите слово «Продано» и снова ставим символ «;».
- Теперь указываем поле, которое будем считать – также вручную.
- Добавляем закрывающую скобку.
- Нажимаем на кнопку Enter . В результате этого вы увидите количество проданных товаров.
Функция СЧЁТЕСЛИ
Данная функция считает количество строк, которые соответствуют условию.
=СЧЁТЕСЛИ(E2:E7;»Продано»)Считается не значение ячеек, а их количество.
Результат будет следующим.
Возможные проблемы
Что делать, если возникает ошибка? Как правило, они отображаются следующим образом.
Для того чтобы попытаться исправить её, нужно сделать следующие действия.
- Кликните на поле для ввода формулы.
- Посмотрите внимательно – возможно, где-то не хватает скобки, кавычки или точки с запятой.
- В нашем случае буква Ж (текстовый символ) указан не в кавычках.
- После того как вы всё исправите, ошибка сразу исчезнет.
Кроме этого, помощь в поисках может оказать и сам редактор. Для этого достаточно кликнуть на предупредительный знак возле ячейки. Благодаря этому вы увидите подсказку и ссылку на онлайн справку по данной проблеме.
Заключение
В данной статье были рассмотрены различные способы применения функции «ЕСЛИ»:
- самый простой случай;
- с несколькими условиями;
- с применением дополнительных операторов;
- с использованием арифметических символов и прочие варианты.
Если вдруг у вас что-то не получилось, возможно, вы допускаете где-нибудь опечатку. Так же распространенной ошибкой большинства является неправильная логика в условиях.
Видеоинструкция
Если у вас остались какие-нибудь вопросы, то вы можете посмотреть видеоролик, приложенный ниже. В нем вы сможете найти дополнительные комментарии к описанной инструкции.
В этом приеме описывается три способа получить данные, содержащиеся в веб-странице: вставить статическую копию информации; создать обновляемую ссылку на сайт; открыть страницу непосредственно в Excel.
Вставка статической информации
Один из способов получить данные из веб-страницы на лист - просто выделить текст в браузере, нажать Ctrl+C , чтобы скопировать его в буфер обмена, а затем вставить текст в таблицу. Результат может быть разным, в зависимости от того, какой браузер вы используете. Если это Internet Explorer, то вставленные данные будут, вероятно, очень похожи на оригинал - в комплекте с настройками форматирования, гиперссылками и графикой.
Если вы используете браузер, отличный от Internet Explorer, то, выбрав Главная Буфер обмена Вставить , можно вставить все, что вы скопировали с веб-страницы, в одну ячейку, а это, скорее всего, не то, чего вы хотите. Решение состоит в том, чтобы выбрать команду Главная Буфер обмена Вставить Специальная вставка , а затем пробовать различные варианты вставки.
Вставка обновляемой информации
Если вы хотите регулярно получать доступ к обновленным данным из веб-страницы, создайте веб-запрос. На рис. 176.1 показан сайт, который содержит курсы валют в таблице с тремя столбцами. Выполнив следующие шаги, можно создать веб-запрос, позволяющий извлекать эту информацию, а затем обновлять ее в любое время одним щелчком кнопкой мыши.
- Выберите Данные Получение внешних данных Из Интернета Создание веб-запроса .
- В поле Адрес введите URL сайта и нажмите кнопку Пуск . Для этого примера URL-адрес веб-страницы, показанной на рис. 176.1, будет таким: http://cbr.ru. Обратите внимание, что диалоговое окно Создание веб-запроса содержит мини-браузер (Internet Explorer). Вы можете переходить по ссылкам и посещать сайты, пока не найдете данные, которые вас заинтересуют. Когда веб-страница отображается в окне Создание веб-запроса , вы видите одну или несколько желтых стрелок, которые соответствуют различным элементам на веб-странице.
- Щелкните на желтой стрелке, и она превратится в зеленый флажок, который указывает, что данные этого элемента будут импортированы. Вы можете импортировать столько элементов, сколько нам нужно. Для этого
примера я щелкну на стрелке рядом с таблицей курсов. - Нажмите кнопку Импорт для открытия диалогового окна Импорт данных .
- В окне Импорт данных укажите место для импортированных данных. Это может быть ячейка в существующем или новом листе.
- Нажмите кнопку ОК , и Excel импортирует данные (рис. 176.2).
По умолчанию импортированные данные - это веб-запрос. Чтобы обновить информацию, щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке импортированного диапазона и выберите в контекстном меню команду Обновить . Если вы не хотите создавать обновляемый запрос, укажите это в шаге 5 предыдущего списка действии. В окне Импорт данных нажмите кнопку Свойства и снимите флажок сохранить определение запроса.
Открытие веб-страницы напрямую
Еще один способ получить данные веб-страницы на лист - открыть URL-адрес напрямую, с помощью команды Файл Открыть . Просто введите полный URL-адрес в поле Имя файла и нажмите кнопку Открыть . Результат будет отличаться в зависимости от того, какая разметка у веб-страницы, но в большинстве случаев он вас удовлетворит. Иногда таким способом извлекается довольно много посторонней информации.
