Практическая работа № 16
Создание запросов Access в режиме конструктора. Запросы на выборку. Вычисляемые поля в запросах.
Создание отчетов Access. Мастер отчетов. Работа с отчетом в режиме конструктора.
1. Откройте БД Student, созданную в практической работе 15.
2. Войдите в режим конструктора запросов: на вкладке Создание в группе «Запросы» выберите кнопку «Конструктор запросов». В конструкторе запросы создаются вручную. Источником данных для запроса могут быть одна или несколько таблиц или запросов. Добавьте таблицу Студенты как источник данных. Изучите окно бланка запроса и инструментарий. Источники данных отображены в верхней части бланка запроса. Нижняя часть бланка предназначена:
· для задания полей, отображаемых в запросе (строка Поле и строка Имя таблицы);
· для задания способа упорядочения данных в запросе (строка Сортировка);
· для задания условий отбора (строки Условие отбора);
· для задания способа группировки данных в запросе;
· для задания вычисляемых выражений в полях запроса.
3. Включите в запрос все поля таблицы Студенты . Включите сортировку по фамилии и запустите запрос на выполнение (кнопка в панели инструментов).
При сохранении задайте имя Макет запроса . В запросе будут отображены все данные исходной таблицы. Просмотрите запрос.
4. Запросы на выборку . Создайте запросы на выборку. Построение каждого нового запроса выполняется в конструкторе (как в пункте 3). Макет можно также многократно копировать, сохраняя каждый запрос с именем, отражающим содержание запроса. Задайте по очереди Условия отбора, указанные ниже, просмотрите результаты построенных запросов, и сохраните каждый из них под соответствующими именами. Итак, выберите:
· Студентов, фамилии которых начинаются на первые буквы алфавита (Like "[А-И]*") (имя Первые );
· Студентов, которые учатся в одной группе (имя Группа );
· Студентов, кроме тех, кто учится в определенной группе (например, Not И-105) (имя Кроме группы ).
5. Запросы на выборку с логическими операциями . Создайте запросы на выборку наложением условий на поля оценок за экзамены. Источником данных для запросов будут таблицы Студенты и Сессия . Сохраните с указанными именами. Итак, выберите:
· студентов только на отлично (имя Отличники ).
· студентов на хорошо и отлично (4 Or 5) (имя Четыре и пять ).
· студентов, имеющих хотя бы одну тройку (имя Троечники ).
6. Запросы на выборку с параметром . Если вместо условия отбора в строке задать текстовое приглашение на ввод, заключенное в квадратные скобки, например [Введите фамилию], то при запуске запроса можно будет задать параметр. Параметр - это любое значение, по которому будут отыскиваться все записи с указанным значением поля (в примере это фамилия). В новых запросах выполните выборку по значению параметров:
· По фамилии студента (имя Фамилия ).
· По коду студента (Имя Код ).
7. Обратите внимание, что при поиске с параметром используется точное соответствие значению параметра.
8. Вычисляемые поля в запросе . В новом запросе:
· Вычисляемое поле с названием Средний балл для вычисления среднего балла каждого студента:
Имя запроса – Средний балл .
· Вычисляемое поле с названием Сумма баллов для вычисления суммы баллов каждого студента. Имя запроса – Сумма баллов .
9. Групповые операции в запросах . Группировка включается кнопкой на вкладке «Работа с запросами » - «Конструктор » (Групповые операции). В строке бланка «Групповые операции» можно задать поля, по которым выполняется группировка, и функции, которые называются групповыми и используются для подведения итогов по группе данных. Ознакомьтесь с перечнем групповых функций.
· Найдите средние оценки по предметам для каждой группы. В запрос должны быть включены поля Группа и Экамен1, Экзамен2, Экзамен3. Поле фамилии в этом запросе не нужно! Используйте группировку в поле Групповая операция и групповую функцию Avg() во всех полях оценок. Сохраните с именем Средние по группам .
· Найдите средние оценки по предметам для всего контингента студентов. В этот запрос включите только поля оценок с группировкой функцией Avg() во всех полях оценок. Сохраните с именем Средние по предметам .
10. Отчеты предназначены для отображения данных из таблиц и запросов базы данных в «бумажном» варианте. Отличаются от форм тем, что позволяют легко выполнить группировку данных и подведение итогов.
11. Создание отчетов с использованием мастеров . На вкладке Создание в группе «Отчеты » выберите Мастер отчетов . Выберите источником данных таблицу Студенты . Выберите для включения в запрос поля Группа, Фамилия, Имя, Адрес, Телефон в указанном порядке. Не добавляя уровни группировки, отсортируйте поля по возрастанию номера группы, затем по возрастанию фамилии, затем имени. Выберите макет Табличный, любой стиль, задайте имя Студенты .
12. Отчет открывается в режиме просмотра. Обратите внимание на содержание вкладки просмотра (она называется «Предварительный просмотр»).
13. Войдите в режим конструктора отчетов, ознакомьтесь с содержанием бланка отчета. Найдите области заголовков, примечаний, колонтитулов. Обратите внимание, что появились вкладки инструментов конструктора отчетов. Создание отчета аналогично созданию форм. В области заголовка располагается общий заголовок отчета, в верхнем колонтитуле – заголовки полей, они будут повторены на каждой странице отчета. В области нижнего колонтитула – текущая дата и номера страниц отчета, они тоже будут повторены на каждой странице. Посмотрите, какого типа эти элементы. Для заголовков используется элемент Надпись , для отображения данных элемент Поле . Элемент Линия отделяет область верхнего колонтитула.
14. Группировка данных . Для объединения записей в группы используется команда Группировка на вкладке «Инструменты конструктора отчетов - Конструктор ». В отчете Студенты записи о студентах должны быть сгруппированы по номерам групп. Используйте группировку, чтобы добавить в отчет область Заголовок группы для номеров групп, и задайте порядок сортировки по возрастанию. Перенесите в область Заголовок группы надпись Группа из верхнего колонтитула, и поле Группа из области данных. Отделите тонкой линией сверху данные о различных группах.
15. Просмотрите результат в режиме просмотра.
16. Создание отчетов с использованием мастеров. Группировка данных . Используйте Мастер отчетов для построения отчета для таблиц Студенты и Сессия . Выберите для включения в запрос поля Группа, Фамилия, Имя, и оценки за три экзамена. Добавьте уровень группировки (по группе), отсортируйте по возрастанию фамилии, затем имена. Выберите макет Ступенчатый , любой стиль, задайте имя Сессия.
17. Подведение итогов в отчетах . Добавьте в отчет в область «Примечание отчета» вычисляемые поля, чтобы вычислить средние значения оценок по предметам (функция Avg()).
Добавьте надпись «Средние по предметам». Добавьте названия предметов к каждой средней оценке.
18. Просмотрите результат в режиме просмотра.
19. Создание отчетов на запросах. Создание отчета в режиме конструктора. Создайте отчет на запросе Средние по группам в режиме конструктора. Названия предметов должны быть в верхнем колонтитуле. Поле и название групп должно быть в области заголовка группы. Средние оценки за экзамены должны быть в области данных.
20. Разместите в области верхнего колонтитула поле для вывода даты.
21. В нижнем колонтитуле разместите номера страниц отчета, используя вставку номеров страниц. В верхний колонтитул добавьте рисунок.
22. Просмотрите результат в режиме просмотра.
Похожая информация.
Тема урока: Создание отчетов в программе Microsoft Access 2007
Цели урока:
Повторить и обобщить знания обучающихся по теме «База данных». Ввести понятие отчётов в базе данных. Научить обучающихся создавать и редактировать отчёты.
Развивать познавательные интересы, навыки работы с мышью и клавиатурой, самоконтроля, умения конспектировать.
Воспитание информационной культуры обучающихся, познавательный интерес к дисциплине «Основы информационных технологий» с помощью практических заданий.
Методическая цель проведения урока:
Использование метода проектов для активизации познавательной деятельности обучающихся, развития у них операционно-логического мышления, направленного на выбор оптимальных решений.
Требования к знаниям и умения:
Обучающиеся должны знать : - что такое отчёт; - как создавать отчёт.
Обучающиеся должны уметь : - создавать отчёты в БД с помощью Мастера и Конструктора.
Тип урока: комбинированный.
План урока:
Организационный момент
Актуализация знаний
Сообщение темы и раскрытие целей урока
Изучение нового материала
Закрепление нового материала
Подведение итогов урока
Выдача домашнего задания
Ход урока:
Организационный момент
(целевая установка на урок, мотивация и стимулирование познавательной деятельности)
Актуализация знаний
Обучающиеся отвечают на вопросы, демонстрируют свои умения и навыки работы в программе MS Аccess.
1. Дать определение: База данных – это
База данных - организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ и постоянного применения.
Для хранения БД может использоваться как один компьютер, так и множество взаимосвязанных компьютеров.
Назовите основные объекты базы данных
Таблицы, формы, запросы, отчеты
Работа по группам:
1 группа отгадывает кроссворд
Кроссворд по теме: «Базы данных»
Структура БД, в которой любой тип данных одновременно может быть главным и подчиненным
Средство извлечения данных из БД
Набор программ, с помощью которых производится работа с базой данных
Столбец в табличной БД
Строка в табличной БД
Структура БД, в которой данные строятся по принципу взаимосвязанных таблиц
Структура, в которой одно данное является главным, все нижележащие – подчиненными.
Дайте определение получившемуся вертикальному понятию с точки зрения баз данных.
Ответы: сетевая, запрос, СУБД, поле, запись, реляционная, иерархия
Таблица – основной объект реляционной БД.
2 группа делает тестовые задания
Тестовое задание
файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом
программа для обработки числовой информации
программа для создания текстовых файлов больших форматов
табличную
текстовую
графическую
строки
столбцы
ячейки
столбцы
ячейки
строки
числового
графического
текстового
система управления базами данных
структура управления безопасностью движения
совокупность условий базы данных
в режиме Конструктор
путем ввода данных
в режиме вычислений
анализ
схема данных
фильтрация
нет
файл, для хранения и обработки числовой информации
электронный бланк, содержащий поля для ввода данных
графический редактор
простого
сложного
перекрестного
Что такое база данных?
Какую структуру имеют базы данных?
Что называют полями базы данных?
Что называют записями базы данных?
Какого типа полей не существует?
Как расшифровывается аббревиатура СУБД?
В каком режиме нельзя создать таблицу базы данных?
В каком диалоговом окне создают связи между полями таблиц базы данных?
Можно ли изменить связи в таблицах базы данных?
Что такое форма?
Какого вида запроса не существует?
Ответы:
Проверка заданий. Вывод на экран ответов
Сообщение темы и целей урока
Тема нашего урока «Создание отчетов в программе Access » . При ответе на один из вопросов вы назвали объекты баз данных. С каким из объектов мы еще не сталкивались на уроке?
Правильно: ОТЧЕТЫ. Сегодня мы посвятим урок именно этому объекту баз данных.
Давайте поставим себе цели, которые должны быть достигнуты нами после завершения урока:
Дать определение отчёту как объекту БД
Научится создавать отчёты
Форматировать отчеты
Рассмотреть возможности отчетов
4.Изучение нового материала
Отчеты являются удобным способом просмотра и распечатки итоговых сведений из базы данных. Давайте попробуем дать определение: Что такое ОТЧЕТ?
Под отчетом будем понимать документ, содержание которого формируется основе информации, размещенной в базе данных по определенному запросу.
Отчет - это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать.
В отчетах данные представляются в удобном виде. Отчеты выводятся на экран компьютера или печатаются на принтере.
Программа Microsoft Office Access 2007 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета.
Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.
Мы свами будем учиться создавать отчеты в базе данных Интернет-Аптека , которую мы спроектировали несколько уроков назад.
Итак, откроем базу данных Интернет-Аптека. Рассмотрим возможные способы создания отчетов.
Создание простого отчета
1.В области переходов щелкните на таблице, для которой будет создан отчет
2.На вкладке Создание щелкните на кнопке Отчет группы Отчеты
На экране появится созданный приложением Access
табличный отчет. Он открыт в режиме макета.
Создание пустого отчета
1.На вкладке Создание
щелкните на кнопке 
группы Отчеты
2.В поле отчета можно перенести необходимые поля из области Список полей.
Если Список полей не отображается нажмите кнопку Добавить поля группы Элементы управления
Когда нам необходимо создать отчет с более широкими возможностями, включить в него отдельные поля из одной или нескольких таблиц или запросов, то удобнее использовать Мастер отчетов.
Использование мастера отчетов
1.На вкладке Создание
щелкните на кнопке 
группа Отчеты
2.В диалоговом окне Создание отчета выберите из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицы, которые содержат поля будущего отчета:
Таблица Покупатели – поле ИмяПокупателя
Таблица Заказы – поле ДатаЗаказа
Таблица Товары – поля НаименованиеТовара и ЕдиницаИзмерения
Таблица СодержаниеЗаказов – поле ЦенаТовара
3.В следующем диалоговом окне мастер предлагает выбрать вид представления данных. Щелкните Далее .
4.Следующее окно мастера позволяет выбрать поля для группировки, т.е. определяются поля, значения которых будут использованы для заголовков групп. Чтобы задать группировку по определенному полю, щелкните на имени этого поля дважды. Щелкните на кнопке Далее , чтобы перейти к следующему окну мастера
5.Следующее окно мастера позволяет выбрать порядок сортировки для записей отчета, которые будут отображаться в группах. Выберем для сортировки поле Наименование Товара . Выполнив нужные настройки, щелкните на кнопке Далее
6.Новое окно мастера предлагает выбрать макет отчета
7.Следующее окно мастера предлагает выбрать стилевое оформление для отчета. Список доступных стилей представлен в правой части окна
Ознакомьтесь с доступными вариантами, щелкните на подходящем, а затем – на кнопке Далее
8.На заключительном этапе мастер предлагает указать заголовок для отчета. Введите в соответствующее текстовое поле заголовок - Заказы зарегистрированных покупателей . Примите предложенную по умолчанию опцию Просмотреть отчет и щелкните на кнопке Готово .
Мастер создает отчет с учетом всех указанных настроек и открывает его в режиме Предварительного просмотра
Наиболее сложным является подготовка отчета с помощью Конструктора. Пользователь, вначале подготовив и сохранив отчет с помощь Мастера, в дальнейшем может в окне Конструктора изменить расположение элементов отчета, удалить некоторые элементы, изменить или отредактировать надписи и т.д.
Настройка отчетов в режиме Конструктора
1. Создайте отчет в режиме конструктора на основе полей таблицы Товары .
2.Ознакомьтесь со структурой отчета:
Заголовок отчета : содержит информацию общего характера (надпись с названием отчета), которая печатается один раз в начале отчета
Верхний колонтитул : содержит информацию, которая должна выводиться вверху каждой страницы отчета (номера страниц, дата)
Заголовок группы : содержит такие данные, как заголовок группы, итоговые значения для группы
Область данных : содержит фактические данные из полей таблиц
Нижний колонтитул : выводится информация, которая должна присутствовать на каждой печатаемой странице (номер страницы отчета, дата)
Примечание отчета : содержит сведения, которые должны быть распечатаны один раз в конце отчета, сразу за нижним колонтитулом последней страницы (текущая дата, итоговые значения по всем данным отчета, текст заключения, краткая информация о разработчиках отчета
3.Сделайте доступной группу Элементы управления и область Список полей (кнопка Добавить поля группа Сервис )
4.Выведите на экран разделы Заголовок отчета и примечание отчета (кнопка Заголовок/примечание отчета группа Отображение вкладка Упорядочить
Добавление нумерации страниц и даты
1.Команда Номер страницы группа Элементы управления открывает диалоговое окно Номера страниц , опции которого позволяют указать формат номера, месторасположение счетчика страниц, способ выравнивания.
2. Команда Дата и время открывает диалоговое окно Дата и время , в которой можно выбрать подходящий формат даты и/или времени, установив флажки соответствующих опций
Форматирование отчетов
1.Примените к созданному отчету средство Автоформат , щелкнув на кнопке Автоформат вкладка Формат
2.Примените выравнивание текста
3.Добавьте в отчет рисунок с помощью кнопки Эмблема группы Элементы управления Упражнение
Режим предварительного просмотра и печать отчетов
Созданный отчет отображается в специальном режиме Предварительный просмотр.
Этот режим позволяет увидеть все элементы в том виде, в котором они появятся на бумаге
В этом режиме становятся доступны следующие группы элементов
Примените инструменты к созданному отчету
Изучение диалогового окна Параметры страницы
Печать отчета
1.Если необходимо сразу направить отчет на печать, применяя текущие установки принтера, щелкните на кнопке Печать панели быстрого доступа.
2. Чтобы настроить параметры печати выберите команду Печать группы Печать
Группа опций этого окна позволяет выбрать другой принтер, если он подключен, изменить настройки печати текущего принтера, щелкнув на кнопке Свойства . Кроме того, можно указать диапазон печатаемых страниц и количество копий. Закончив настройку, щелкните на кнопке ОК , чтобы распечатать отчет
Закрепление нового материала
Для закрепления материала давайте ответим на вопросы и с демонстрацией приемов
Что такое ОТЧЕТ как объект БД?
Назовите способы создания отчетов в MS Access?
Простой отчет, пустой отчет, отчет с использованием мастера отчетов, отчет в режиме Конструктора
2 .Краткая характеристика этапов создания отчета с помощью Мастером отчетов.
3. Способы настройки отчета в режиме Конструктора
4. Правила предварительного просмотра отчета и вывод его на печать
Подведение итогов урока
Подведение итогов урока. Сообщение о достижении целей, поставленных вначале урока. Выставление оценок
Выдача домашнего задания
Повторить пройденный материал
Самостоятельно изучить раздел Создание почтовых наклеек
Подготовиться к практическому занятию
Access обладает обширным набором возможностей и инструментов для работы с базами данных. Перед пользователями, использующими эту программу, могут ставиться самые разные задачи, которые нужно уметь решать. В этой статье разберёмся, как создать отчёт в Access, что это такое и для чего он нужен. Давайте же начнём. Поехали!
Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы или на основе запроса. Делается это очень просто, всего в пару кликов.
Для начала у вас должна быть готовая таблица , с данными которой вы будете работать. Затем выделите нужную таблицу в окне «Все объекты Access», расположенном слева, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Отчёт» в одноимённом разделе. Всё готово. Перед вами будет сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице.
После этого вы можете перейти на вкладку «Конструктор», чтобы отредактировать поля, разделы и прочее. Чтобы выйти из режима конструктора, щёлкните правой клавишей мыши по вкладке таблицы и выберите пункт «Представление отчёта». Не забудьте сохранить перед выходом.
Для более сложных случаев используйте «Мастер отчётов», соответствующая кнопка находится в той же вкладке «Создание», этот инструмент пригодится в том случае, если необходимо оперировать с данными из нескольких таблиц сразу.
В открывшемся окне выберите из списка те таблицы и запросы, из которых будут взяты поля (их также необходимо указывать). Закончив, нажмите кнопку «Далее». В следующем окне вам будет предложено выбрать подходящий вид представления данных. Затем вы можете сгруппировать выбранные поля по своему усмотрению. Просто выберите нужное поле и нажмите на кнопку со стрелкой. Далее, откроется окно сортировки записей. Делать сортировку необязательно, поэтому вы можете пропустить этот этап. В следующем окне выберите «Макет» (ступенчатый, блок, структура) и «Ориентацию» (книжная, альбомная). Оставьте отмеченным пункт «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». После этого остаётся ввести название и нажать кнопку «Готово».
Чтобы исправить общий вид и некорректно отображаемые данные , перейдите в режим конструктора. Там вы можете выделять отдельные поля и перемещать их при помощи стрелок на клавиатуре или мышкой. Убрать большие промежутки между столбцами, можно не переходя в «Конструктор». Достаточно передвинуть границы курсором мыши. В случае, если часть данных у вас отображаются в виде решёток «#», просто увеличьте эти поля и информация будет отображена корректно. В режиме конструктора можно изменять цвет текста, подложки, заголовки.
Существует возможность создания определённых ячеек , в которых будет рассчитываться сумма, разница или произведение на основе данных из таблиц или запросов. Для этого выделите нужное поле и нажмите кнопку «Итоги», расположенную на панели инструментов в разделе «Группировка и итоги». В появившемся меню выберите «Число записей» или «Количество значений» в зависимости от того, какие перед вами стоят задачи.
В отчётах Access автоматически проставляются серые полосы, которые некоторым пользователям могут прийтись не по душе. Чтобы убрать их, перейдите в режим конструктора, выделите «Область данных», кликните правой клавишей мыши и выберите в списке «Свойства». Справа появится окно, в котором необходимо найти строку «Цвет фона чередования». Скопируйте «Фон 1» из «Цвет фона» и вставьте в «Цвет фона чередования». То же самое повторите с разделом «Примечания группы».
СУБД ACCESS 2000. ОТЧЕТЫ, ИХ НАЗНАЧЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ. ВИДЫ ОТЧЕТОВ. СТРУКТУРА ОТЧЕТА. ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ
Отчет - это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.
Ниже приведены виды отчетов.
- Одноколонный отчет (в столбец) - длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запроса.
- Многоколонный отчет - сездается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок.
- Табличный отчет - отчет, имеющий табличную форму.
- Отчет с группировкой данных и подведением итогов - создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов.
- Перекрестный отчет - строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.
- Составной отчет - отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.
- Отчет, полученный слиянием документов с Word (составной документ).
- Почтовые наклейки - специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп.
- Отчет по связанным таблицам - отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, имеющих связь один-ко-многим.
Структура отчета. Отчет может состоять из следующих разделов.
- Заголовок отчета - отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы управления.
- Верхний колонтитул - выводится на верху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов.
- Заголовок группы - печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
- Область данных - предназначена для отображения записей источника данных отчета.
- Область примечания группы - отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
- Нижний колонтитул - выводится внизу каждой страницы; содержит, например, номер страницы отчета, дату печати отчета и т. д.
- Раздел примечаний - отображается только внизу последней страницы; сюда помещают поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в отчет. Отчет может быть создан при помощи Мастера отчетов или в режиме Конструктора. Обычно используют оба способа. Мастер отчетов позволяет ускорить процесс создания отчета, работа в нем производится в пошаговом режиме в диалоге с пользователем. Доработать созданный мастером отчет можно в режиме Конструктора.
Раздел Область данных может содержать вычисляемые поля, предназначенные для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных.
В режиме Конструктора доступны такие свойства отчета, как Сортировка и группировка данных, которые расположены на панели инструментов конструктора отчетов и форм. В диалоговом окне Сортировка и группировка можно определить поле или выражение, по которому будут сгруппированы данные, а также сгруппированные данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию. Access 2000 позволяет группировать данные двумя способами - по категориям и. по диапазону значений, которое может быть как числовым, так и алфавитным.
Отчет является наилучшим средством представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать он предоставляет широкие возможности для их группировки и вычисления промежуточных и общих итогов:
определение для иерархического представления данных до десяти уровней группировки;
формирование заголовков и примечаний для каждой из групп данных и для всего отчета;
использование в вычислениях данных нескольких групп.
В любой раздел отчета можно вставлять рисунки и диаграммы, внедрять подчиненные отчеты и подчиненные формы. Это позволяет красиво оформить счета, заказы на покупку, почтовые наклейки, материалы для презентаций и других документов.
Чтобы приступить к разработке отчета, в окне базы активизируется вкладка Отчет и нажимается кнопка Создать Новый отчет
36 Способы создание отчетов в ms Access 2007.
Чтобы приступить к разработке отчета, в окне базы активизируется вкладка Отчет и нажимается кнопка Создать . Открывается диалоговое окно Новый отчет . В нем предлагаются следующие варианты работы:
Конструктор Самостоятельное создание отчета
Мастер отчетов Запуск основного мастера по разработке отчетов, позволяющего выбирать поля для отчета, задавать форматы, условия группировки и итоговые функции
Автотчет: в столбец Создание отчета, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представляется в виде простого списка, содержащего названия и значения полей. Использование этого мастера аналогично выбору пункта Автоотчет в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов
Автоотчет: ленточный Формирование отчета, в котором записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке. Если таблицы базового запроса связаны отношением «один-ко-многим », то мастер создает группу для данных, поступающих со стороны отношения «один », но не вычисляет никаких итоговых значений. При создании отчета используется последний стиль, который был выбран в мастере отчетов или применен с помощью команды Автоформат в конструкторе отчетов
Почтовые наклейки Создание отчета, отформатированного для печати почтовых наклеек
37 Конструктор отчетов в ms Access 2007
Для внесения изменений в структуру отчета используется режим проектирования. Чтобы обратиться к нему, выбирается вкладка Отчеты , указывается объект и нажимается кнопка Конструктор . Этот режим, как уже говорилось ранее, применяется и для самостоятельного формирования отчета.
Создание отчета в режиме конструктора очень похоже на разработку формы. Многие приемы, которые используются при работе с формами, применяются и в этом случае. Однако имеют место и некоторые специфические особенности. Так, например, окно диалога режима конструктора отчетов содержит дополнительные области (см. рис. 10). Ниже дается краткое описание всех, входящих в него, разделов.
Заголовок отчета. Появляется только на первой странице отчета в начале перед верхним колонтитулом
Верхний колонтитул . Обычно в нем располагаются заголовки колонок, если отчет представлен в табличной форме.
Заголовок группы . Появляется в начале новой группы.
Область данных . Содержит основную часть данных отчета. Элементы этой области повторяются для каждой выбранной из таблицы записи.
Примечание группы . Располагается в конце группы записей. Используется для указания числа записей или суммы полей группы.
Нижний колонтитул . Используется чаще всего для нумерации страниц. Располагается на каждой странице отчета.
Примечание отчета . Появляется только один раз в конце отчета и может содержать, например, резюмирующую информацию обо всем отчете.
При создании отчета с помощью конструктора в его форме по умолчанию располагаются три области: Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул. Чтобы установить или убрать все остальные области, используются соответствующие командыменю Вид : Колонтитулы , Заголовок/примечание отчета .
