В процессе работы с документами можно присоединять, добавлять и удалять шаблоны, стили, макросы и элементы автотекста. Эти функции доступны при выборе команды Шаблоны и надстройки в меню Сервис (рис. 47).
Измененные стили будут обновлены в существующих документах, только если установлен флажок Автоматически обновлять стили в диалоговом окне Шаблоны и надстройки.
Рис. 47.
Шаблоны и надстройки
При работе с документом обычно используются только те элементы списка автотекста, макросы, настраиваемые панели инструментов, -меню и сочетания клавиш, которые хранятся в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблоне "Обычный".
Упражнение
Создание шаблона
1. Выберите команду Создать в меню Файл . Выберите шаблон Новый документ.
2. Установите переключатель Создать в положение Шаблон .
3. Нажмите кнопку ОК .
4. Отформатируйте шаблон следующим образом:
выберите команду Параметры страницы из меню Файл . Перед вами откроется
диалоговое окно Параметры страницы;
установите книжную ориентацию Книжная , открыв закладку Размер бумаги ;
выберите закладку Поля , щелкнув левой клавишей мыши, и установите значения:
Верхнее: (Тор:) - верхнее поле (2 см);
Нижнее: (Bottom:) - нижнее поле (2 см);
Левое: (Left:)-левое поле (3.5 см);
Правое: (Right) - правое поле (2 см).
Если вы печатаете многостраничный документ, но при этом используете только одну сторону листа (чаще всего на предприятиях документы печатаются на одной стороне листа), то опция Зеркальные поля должна быть отключена, т. е. квадратик слева не должен быть отмечен крестиком, а также в строке Переплет надо поставить нуль.
Если вы печатаете на листе с двух сторон, то опцию Зеркальные поля следует включить. К тому же можно добавить некоторое поле на переплет (не более 1 см) в строке Переплет. Величина добавляемого поля зависит от толщины сшиваемого документа.
1. Введите название предприятия и адрес.
2. Оформите название предприятия, выполнив команду Шрифт из меню Формат . Установите следующие опции: шрифт Aria l 18, полужирный, междустрочный интервал полуторный.
Создайте стиль Название на основе примененного форматирования.
3. Выберите команду Стиль в меню Формат для открытия диалогового окна Стиль .
4. Выберите Создать . Появляется диалоговое окно Создание стиля .
5. Введите имя нового стиля.
6. Вставьте дату исполнения в документ, выполнив команду Дата и время из меню Вставка и установите формат даты xx.xx.xx .
7. Введите и отформатируйте текст письма, как показано ниже.
8. Сохраните шаблон под именем Письмо_общий .dot.
9. Закройте шаблон.
(адрес отправителя)
АО "КУДИЦ-ОБРАЗ"
11 19021 Москва,
Комсомольский проспект, 12/1, стр. 3.
(адрес получателя)
Название организации
Уважаемый читатель!
Мы надеемся, что книга будет Вам полезной и интересной. Ваши отзывы и пожелания просим направлять автору.
Заполнение документов Word данными из ExcelSpoilerTarget">Спойлер
Скрытый контент.
Надстройка для Word позволяет пользователям заполнять любое количество документов Word (.doc, .docm, .docx) данными, хранящимися в Excel-файлах (.xls, .xlsm, .xlsx).Версия от 20.04.2017
Операционная система: Windows
Microsoft Office 2007/2010/2013/2016SpoilerTarget">Спойлер
Скрытый контент.
SpoilerTarget">Спойлер
1. Скачать архив с файлами, который станет доступен для скачивания сразу после оплаты ();
2. Внести в столбцы "C" и "D" файла Excel данные для их дальнейшего использования в документах Word;
*для удобства работы с Excel-файлом в комплект входит надстройка для Excel, которая добавляет в Excel пользовательские функции, позволяющие преобразовать даты в формат "дд" месяц гггг, числа в текст прописью, а также изменить падеж фамилии, имени, отчества и должности с именительного на родительный.
3. Подготовить шаблон документа Word, для этого необходимо внести в документ Word специальные метки в строгом соответствии с заданными кодами файла Excel;
4. Установить надстройку, следуя ;
5. Нажать кнопку вызова диалогового окна на вкладке "Надстройки";
6. Выбрать в диалоговом окне файл Excel с данными, режим работы программы и нажать кнопку "ОК".
Надстройка позволяет:
1) выбирать файл Excel с данными для заполнения документа Word;
2) автоматически заполнять активный документ Word данными из выбранного файла Excel;
3) выбирать несколько документов Word для заполнения данными из Excel;
4) автоматически заполнять любое количество документов Word данными из выбранного файла Excel (например комплект договоров на продажу земельного участка, на регистрацию этого участка, на подключение его к коммуникациям, о порядке пользования, акт приема передачи и так далее);
5) автоматически сохранять заполненные документы под уникальными именами и сообщать пользователю имя файла и путь к папке, в которую он сохранен;
6) задавать путь к папке для сохранения заполненных документов (по умолчанию документы сохраняются в ту же папку, в которой расположен шаблон заполняемого документа);
7) использовать значение заданной ячейки в именах заполняемых документов;
8) автоматически закрывать заполненные документы;
9) отключать вывод сообщений об именах заполненных документов и путях к папкам, в которые они сохранен;
10) автоматически записывать исходные данные на отдельный лист, формируя таким образом реестр заполненных документов;
11) сохранять состояние опций дополнительных параметров для последующих сеансов работы с надстройкой.
+ помощь при установке
+ помощь при настройке
+ бесплатные обновления
+ без привязки к компьютеруSpoilerTarget">Спойлер
*В случае, если в надстройку будут внесены какие-либо изменения или дополнения, то обновленную версию надстройки Вы получите бесплатно.
Цена: 500 руб.
Продажник:SpoilerTarget">Спойлер
ОБЩАЯ СУММА (цена + комиссия за платеж): 3367 руб. -
Дополнения для Microsoft Office можно загрузить из официального магазина надстроек Office или с домашних страничек разработчиков. В первом случае они устанавливаются наподобие мобильных приложений, а во втором - как отдельные программы Windows. Ввиду этого дополнения могут замедлить запуск офисной программы или всей операционной системы. Незначительно, конечно, но всё же.
Программы Office 2016 тесно связаны с OneDrive. Это очень хорошо, если вы всё ещё пользуетесь собственным облачным хранилищем Microsoft. Почему «всё ещё»? Напомню, совсем недавно редмондцы нежданно-негаданно урезали объём бесплатного дискового пространства, а чуть позже позволили его . Так себе история, хотя она совсем неинтересна тем, кто доверяет решениям от Google. Если вы среди них, устанавливайте плагин «Google Диска » для Microsoft Office.
С ним вам станет проще открывать и сохранять рабочие документы из удалённого хранилища Google. Соответствующие меню появятся в разделах «Открыть» и «Сохранить».
Остаётся загадкой, как разрешались обо всём на свете до середины января 2001 года. Ведь именно в это время появилась «Википедия», которая положила конец бесконечности недостоверной и неструктурированной информации в интернете. Смутные были времена, о которых не стоит даже вспоминать. Мы живём сегодня и хотим сделать этот миг как можно лучше. Настройка « » как раз из этой оперы. Установите её, чтобы в пару кликов получить доступ ко всемирному кладезю знаний.
К слову, нечто похожее уже есть в 2016-й версии офиса, но отдельная надстройка всё же полезнее. Например, утилита лучше структурирует результаты поиска и не просто растолковывает значения выделенных слов, но и вставляет их в ваш текст безо всякого копипаста.
Минутка экстаза для тех, кто хоть раз испытывал и наполнял для этого листы случайными значениями. Эта муторная задача в миллион раз проще с надстройкой . Не нужно никаких функций и их аргументов!
Random Generator заполняет выбранные ячейки числами, датами и значениями «истина» или «ложь». В описании утилиты указано, что она предназначена для Office 2013 и более поздних версий пакета.
Предположу, что скорость печати среднестатистического пользователя Word колеблется около 200 символов в минуту. И она ускоряется до тысяч символов, когда необходимо заполнить макет или чем угодно, только чтобы оценить документ визуально. Надстройка как раз и пригодится в таких случаях.
Жаль, конечно, что нет кириллицы и нельзя указать точное количество символов.
Интернет программирует наше поведение, поэтому пользователи неосознанно хотят применять свои браузерные привычки и в других программах. Например, некоторым нравится панель вкладок в самом Word вместо миниатюр на панели задач Windows. Никогда не встречали такого? Тогда попробуйте в деле Tabs for Word .
Программа умеет раскрашивать вкладки в разные цвета, а также имеет несколько настроек, которые подгонят её поведение под ваши запросы. Работоспособность проверена на Office 2016. Вирусов нет.
Office 2016 полон действительно классных , от которых люди старой закалки отказываются лишь потому, что им претит ленточная структура панели управления, появившаяся в 2007-й версии пакета. Программа Classic Menu for Office накладывает олдскульную оболочку поверх последних технологий.
Не берусь судить, насколько точно воспроизводится старый интерфейс, но, если верить тому, как нервно постукивает сердце, всё похоже на правду. Настроек здесь минимум.
Создание временных шкал (timeline) - верный способ донести важную для исполнения информацию до всех причастных лиц. Несколько распечаток таких графиков можно приложить к основному приказу, чтобы ответственные всегда видели перед собой дату, после которой их лишат премии либо вообще попросят собрать вещи. В общем, Office Timeline - хороший инструмент для мотивации. По уверениям разработчиков, их продукт позволяет создавать временные шкалы самой разной сложности, однако для этого придётся изучить весь доступный инструментарий.
Созданную в PowerPoint шкалу можно перенести в другую офисную программу, например в тот же Word.
Не все люди хорошо представляют, где находится, например, Намибия. Поэтому, уважаемые мошенники, когда вы присылаете коммерческое предложение о продаже дешёвых намибийских алмазов прямо из шахты без посредников и СМС, будьте добры, составляйте нормальную презентацию с картой мира. Надстройка вам в помощь.
В настройках дополнения можно задать язык карты, а также указать качество и параметры её отображения.
А какими дополнениями к офисному пакету программ пользуетесь вы?
Если заходит речь о редакторах текста, то у большинства пользователей возникает ассоциация с Microsoft Word. И это вполне понятно и справедливо, т.к. по набору функций, простоте и легкости освоения у данного редактора не так много конкурентов.
Но, несмотря на все старания разработчиков учитывать интересы и потребности всех групп пользователей - это далеко не всегда удается. Это и не удивительно, ведь потребности школьника существенно отличаются от потребностей бухгалтера или кандидата химических наук. И порой возникает потребность в специфических функциях, которые используются достаточно узким кругом специалистов. Как быть? Для этого разработчик редактора предусмотрел установку программ-надстроек. Такие надстройки позволяют существенно расширить базовую функциональность редактора.
Как правило, такие программки поставляются бесплатно и единственное что вам необходимо это скачать их. А дальше необходимо добавить эту надстройку в редактор. Как это сделать правильно мы и рассмотрим ниже.
Вся установка состоит из пяти последовательных шагов:
- выбираем необходимую программу – надстройку и качаем на жесткий диск, если редактор Word 2007 то расширение будет.Dot (если файл в архиве – распаковываем в любое удобное для нас место);
- далее запускаем Word и нажимаем на кнопке «Сервис» (верхняя часть окна редактора), в выпавшем списке функций выбираем «Шаблоны и надстройки»;
- после нажатия появится окошко, в котором выбираем «Присоединить»;
- далее в проводнике выбираем необходимую программу – надстройку (она расположена в месте, куда мы ее скачали или разархивировали);
- нажимаем «Открыть» и все, необходимая надстройка добавлена в функционал редактора.
Мы рассмотрели добавление надстроек в редакторе Word 2007. В более новых версиях редактора, например за 2010 год последовательность действий несколько иная. Если вы поняли суть предыдущих действий, то и в обновленном редакторе разберетесь. Но расширения файлов будут.exe и.dll. Последовательность следующая:
- нажимаем вкладку «Файл» и выбираем функцию «Справка»;
- далее «Параметры» и в появившемся окошке выбираем «Надстройки»;
- в нижней части окна есть кнопочка «Перейти» - нажимаем;
- далее выбираем «Добавить» и в проводнике выбираем нужный файл надстройки.
Конструирование интерфейсов чаще всего используется при создании надстроек. Надстройка представляет собой невидимый документ со встроенным VBA-кодом и с собственными дополнениями к интерфейсу, автоматически открываемый приложением при запуске. При запуске он не показывает своё тело (т.е. содержимое документа — текст, рисунки и пр.), а проявляется только своими изменениями в интерфейсе и подключенными макросами. Таким образом, приложение Microsoft Office дополняет свой функционал, и позволяет редактировать другие документы, используя вновь полученные функции.
Документ надстройки для Word имеет расширение.dotm. Фактически, надстройка для Word является обычным шаблоном с поддержкой макросов. Для надстроек Excel и PowerPoint имеются отдельные расширения — .xlam и.ppam соответственно.
Замечу, что надстройки.xlam и.ppam просто так не открываются в приложениях в качестве документа для редактирования, поэтому пока такая надстройка не готова, её сохраняют как обычный документ с поддержкой макросов. А вот шаблон.dotm можно открыть в Word именно как шаблон (по крайней мере, Ribbon XML Editor это делает), поэтому его можно сохранять шаблоном и в процессе разработки надстройки. Однако, я всё же рекомендую действовать единообразно, и исходники надстроек всегда держать в формате обычных документов с поддержкой макросов, и переводить их в шаблоны или надстройки только после полного окончания их разработки.
Итак, давайте попробуем построить надстройку Word, которая будет выглядеть, как отдельная вкладка, и содержать группу с кнопками, выполняющими некоторые действия. Пусть это будут некие действия с пробелами. Замечу, что процесс создания надстройки Excel ничем не отличается от создания надстройки Word и, умея создавать одно, вы будете уметь создавать другое.
Откроем Ribbon XML Editor, откроем в нём наш подопытный документ, и в окно для 2007-го интерфейса скопируем текст интерфейса нашей надстройки:
Ознакомьтесь с кодом интерфейса. Тут всё просто. Надстройка добавляет новую вкладку, и располагает на ней группу работы с пробелами, содержащую три кнопки. Для упрощения примера, в качестве иконок для кнопок я использовал максимально подходящие встроенные изображения. Вы можете использовать вместо них свои собственные, вы это уже умеете.
Первая кнопка удаляет все повторяющиеся пробелы. Довольно полезная функция, учитывая то, что правильная вёрстка в Word вообще не предполагает идущих подряд пробелов. Вторая кнопка преобразует все пробелы в переносы строк, а третья — обратное действие, т.е. переносы строк в пробелы. Тоже нужная функция для работы с последовательностями различных лексем.
Сгенерируем функции обратного вызова (Alt+F11 ). Скопируем шаблоны в буфер обмена (обращаем внимание на раскладку клавиатуры во избежание появления кракозябр). Закроем окно шаблонов и запустим документ. Перейдём в редактор Бейсика (Alt+F11 ) и вставим взятые в буфер обмена шаблоны функций вместо наших старых функций модуля RibbonCallbacks.
Теперь осталось написать на Бейсике нужные команды. Очевидно, нам понадобится функция поиска и замены. С помощью штатной функции записи макросов я выяснил, каким кодом осуществляется поиск и замена, и организовал это в виде отдельной функции, которую мы будем использовать внутри наших функций обратного вызова.
Итак, вставляем в код новую функцию:
"НайтиИЗаменить (компонент: button, атрибут: onAction), 2007
Sub НайтиИЗаменить(findString As String, replaceString As String)
With Selection.Find
.ClearFormatting
.Replacement.ClearFormatting
.Text = findString
.Replacement.Text = replaceString
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
.Execute Replace:=wdReplaceAll
End With
End Sub
Функция принимает на вход строку для поиска и строку для замены, а внутри функции вставлен код из макроса, который записывался во время реального поиска и замены. Несомненно, в нём много лишнего, так как все эти параметры наверняка имеют значения по умолчанию. Тем не менее, для надёжности я оставил всё как есть — хуже уж точно не будет.
Теперь заполняем шаблоны процедур обратного вызова:
"УдалитьПовторяющиесяПробелы (компонент: button, атрибут: onAction), 2007
Sub УдалитьПовторяющиесяПробелы(control As IRibbonControl)
Dim NumCharsBefore As Long, NumCharsAfter As Long
Do
NumCharsBefore = ActiveDocument.Characters.Count
Call НайтиИЗаменить(" ", " ")
NumCharsAfter = ActiveDocument.Characters.Count
Loop Until NumCharsBefore = NumCharsAfter
End Sub
"ПробелыВПереносыСтрок (компонент: button, атрибут: onAction), 2007
Sub ПробелыВПереносыСтрок(control As IRibbonControl)
Call НайтиИЗаменить(" ","^p")
End Sub
"ПереносыСтрокВПробелы (компонент: button, атрибут: onAction), 2007
Sub ПереносыСтрокВПробелы(control As IRibbonControl)
Call НайтиИЗаменить("^p", " ")
Call НайтиИЗаменить("^w^p", "")
End Sub
Как видите, код элементарен, ничего сложного. В первой функции мы организовываем цикл, в котором сдвоенные пробелы меняем на одинарные, и который будет выполняться до тех пор, пока при очередной его итерации размер текста до и после поиска и замены не останется равным. Это будет означать, что сдвоенных пробелов в тексте уже не осталось.
Две последние функции ещё более элементарны. Там просто вызывается наша функция по поиску и замене, которая меняет пробел на символ абзаца (^p) или наоборот. В последнем случае мы ещё и удаляем появившийся в конце текста из-за неубирающегося символа абзаца лишний пробел (^w — чистое пространство, например, пробелы или табуляция).
Сохраняем код, закрываем редактор Бейсика и сразу проверяем работу кнопок в документе. Замечу, что закрывать редактор Бейсика не обязательно, можно просто сохранить в нём изменения и переключиться в окно документа. Если кнопки заработали, как надо, сохраняем документ как шаблон с макросами (.dotm) в папку:
C:\Users\[ИмяПользователя]\AppData\Roaming\Microsoft\Word\STARTUP
Теперь добавим нашу надстройку. Закрываем всё, открываем Word, лезем в Файл -> Параметры -> Надстройки -> Управление, выбираем «Надстройки Word» и нажимаем кнопку «Перейти». В открывшемся окне на первой же вкладке нажимаем «Добавить…» и выбираем наш файл. Нажимаем «ОК», и наша надстройка начинает действовать.
