Можно настроить слияние Word и Excel,
чтобы данные обной таблицы автоматически переносились в другую таблицу. Например, связать таблицу Excel с таблицей Word
, чтобы данные из таблицы Excel автоматически попадали в таблицу Word. Это не простое копирование таблицы, а установка связи между таблицами. Смотрите об этом статью "Как перенести таблицу из Excel в Word ".
Здесь рассмотрим, как преобразовать Word в Excel
, как автоматически переносить данные из таблицы Word в таблицу Excel.
Итак - экспорт таблицы из
Word в
Excel
.
У нас такая таблица в Word.
Сделаем в Excel заготовку таблицы. Можно без заготовки, используя сетку Excel.
Выделяем первую ячейку в таблице Word. Нажимаем не выделенную ячейку правой кнопкой мыши и выбираем из контекстного меню функцию «Копировать».
Переходим в таблицу Excel. Нажимаем на первую ячейку таблицы. На закладке «Главная» нажимаем на стрелку (треугольник) у кнопки функции «Вставить» и выбираем из контекстного меню функцию «Вставить связь».
Получилось так.
В ячейке стоит слово, как в таблице Word. В адресной строке написан путь связи.
Функцию «Вставить связь» можно найти, еще, в контекстном меню таблицы Excel нажимаем на кнопку функции «Специальная вставка». В появившемся окне ставим галочку у функции «Связать». В окне «Как» выбираем – «Текст».
Нажимаем кнопку «ОК».
По такому принципу вставляем связь в другие ячейки таблицы Excel.
Удобно то, что при изменении данных в ячейках таблицы Word, автоматически будут обновляться данные в ячейках таблицы Excel. Не нужно обновлять вручную.
Но, если таблица большая, то таблицу Word можно скопировать в Excel сразу всю и сразу установить связи со всеми ячейками таблиц.
Выделяем всю таблицу в Word знаком стрелочек в левом верхнем углу таблицы Word.
Нажимаем функцию «Копировать».
Переходим в таблицу Excel. Нажимаем на закладке «Главная» стрелку у кнопки функции «Вставить» и выбираем функцию «Вставить связь». Всё, таблица вставлена со связями.
В каждой ячейке таблицы Excel стоит путь связи с таблицей Word.
Обновление данных в таблице Excel происходит автоматически, как только изменились данные в таблице Word.
Если таблица Excel была закрыта, когда изменили данные в таблице Word, то данные в Excel обновятся при открытии книги.
Как из Excel перенести в Word данные, смотрите в статье "
03.08.2017
Word и Excel - две программы из пакета Microsoft Office. Порой возникает необходимость перенести таблицу в книгу Эксель из документа Ворд, ведь именно Excel предназначен для обработки табличной информации.
Как скопировать таблицу из документа Word в книгу Excel
Перенести таблицу в Эксель можно двумя способами. Первый заключается в ее обычном копировании - тем же способом вы перенесли бы, например, картинку или строку текста. Второй способ более «продвинутый»: вы сохраняете таблицу в специальный файл и импортируете ее из этого файла в Excel.
Способ 1: простое копирование
Приложения, входящие в пакет Microsoft Office, взаимосвязаны. Это позволяет работать эффективно. Если возникает необходимость обработать в Экселе информацию из таблицы, сохраненную в документе с расширением DOC или DOCX, таблицу можно быстро скопировать без потери форматирования. Для этого проделайте следующие шаги.
Способ 2: копирование путем импорта данных
Данные в таблицу Эксель можно импортировать из разных источников, например, из базы данных Access или с веб-страницы. Одним из возможных источников может служить и текстовый файл. Сохраним таблицу в текстовом файле и произведем ее импорт.
При использовании этого метода форматирование таблицы не сохранится.
- Если в документе Word есть что-либо помимо таблицы, сначала скопируйте таблицу в новый пустой документ. Для этого выделите ее (описание этого процесса приведено в шаге 2 первого способа), нажмите Ctrl + C , затем «Файл» - «Создать» - «Новый документ». Вставьте таблицу сочетанием клавиш Ctrl + V .
- Выделите таблицу. Нажмите кнопку «Преобразовать в текст», которая находится в ленте на вкладке «Работа с таблицами - Макет» в группе «Данные» .
- В открывшемся диалоговом окне выберите знак-разделитель. Обязательно запомните свой выбор! Нажмите «ОК» .
- Сохраните файл в формате TXT. Нажмите «Файл» - «Сохранить как» . Выберите и запомните расположение файла и его имя. Обязательно установите «Обычный текст (*.txt)» как тип файла! Нажмите «Сохранить» .
- В окне «Преобразование файла» удостоверьтесь, что выбрана кодировка текста Windows (по умолчанию) , и нажмите «ОК» .
- Теперь таблица сохранена в текстовом документе, и настало время импортировать ее в книгу Excel. В Экселе перейдите во вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Из текста» в группе «Получение внешних данных» .
- В окне выбора файла найдите сохраненный текстовый документ. Кликните по нему и нажмите «Импорт» (или же просто щелкните по нему дважды). Начнет работу Мастер текстов .
- В ходе первого шага Мастера убедитесь, что в поле «Предварительный просмотр» корректно отображаются первые несколько строк таблицы (ячейки могут быть «склеены» между собой). При необходимости поставьте флажок «Мои данные содержат заголовки». Нажмите «Далее >» .
- На втором шаге обозначьте разделитель, который вы установили, сохраняя текстовый документ. В поле «Образец разбора данных» должны появиться вертикальные полосы, разграничивающие столбцы. Нажмите «Далее >» .
- В ходе третьего шага поочередно нажмите на каждый из столбцов (столбец будет выделен черным) и задайте тип данных, которые в нем хранятся. Это может быть текст или дата. В противном случае (столбец с денежными суммам, числами и т. п.) выберите «Общий» . Ненужные столбцы можно пропустить. Когда зададите тип каждого столбца - нажмите кнопку «Готово».
- В окошке «Импорт данных» выберите «Имеющийся лист» , чтобы поместить таблицу на один из листов, уже присутствующих в книге, или «Новый лист» . Если вы помещаете таблицу на имеющийся лист, щелкните по ячейке, в которой должна оказаться верхняя левая ячейка вставляемой таблицы, или введите код этой ячейки в правильном формате в соответствующее поле. Нажмите «ОК»
- Таблица вставлена! Теперь вы можете настроить размер ячеек таблицы и форматирование. Для грамотной обработки таблицы рекомендуется проделать с ней седьмой шаг первого способа.
Заключение
Вставить таблицу из Ворда в Эксель не сложнее, чем вставить текст или картинку. После такой вставки не теряется форматирование. Более надежный способ займет больше времени, но зато типы данных в столбцах окажутся настроенными верно.
Каждая ячейка исходной таблицы занимает одну ячейку листа. В Excel вы сможете обработать и визуализировать данные из таблицы различными способами.
О переносе таблиц из Word в Excel можно сказать, что лучше бы сразу без переноса, но ведь не всегда получается, как лучше. Эта статья адресована тем, перед кем все-таки встала такая задача.
Между любыми приложениями, работающими под Windows, возможен обмен данными. В окне Word выделите таблицу любым способом, которому вы отдает предпочтение, например, щелчком по кнопке выделения таблицы, и скопируйте ее. Варианты копирования:
- клавиши CTRL и С ;
- команда Копировать в меню, вызываемом щелчком правой кнопкой на выделенном;
- щелчок по кнопке Копировать на ленте (вкладка Главная ).
На листе Excel укажите ячейку , начиная с которой хотите разместить таблицу, и вставьте скопированное. Варианты вставки:
- клавиши CTRL и V ;
- команда Вставить в меню, вызываемом щелчком правой кнопкой ;
- щелчок по кнопке Вставить на ленте (вкладка Главная ).
При использовании любого варианта пользователю предлагается выбрать Параметры вставки . Если нужно сохранить особенности оформления таблицы в Word используйте первый вариант команды Вставить .
Если первоначальное оформление не нужно сохранять, то при вставке выберите другую кнопку. На рисунке можно увидеть и сравнить два варианта вставки одной и той же таблицы.
Но при вставке даже самой простой таблицы пользователь сталкивается если не с трудностями, то с неожиданностями. Самая частая из них - несоответствие ширины столбца, принятой в Excel по умолчанию, вставляемым данным.
Это устранить несложно. Установите курсор мыши, как показано на рисунке, и раздвиньте столбец.
С другой трудностью при вставке пользователь может столкнуться, если при оформлении шапки таблицы в Word были использованы знаки конца абзаца или перевода каретки (то есть нажималась клавиша ENTER ). Для Excel такой знак является сигналом к размещению последующего текста в новой ячейке.
Чтобы избежать этого, необходимо в исходной таблице убрать лишние символы. Вы можете сделать это по-разному:
- вручную удалить все, что мешает;
- воспользоваться возможностью поиска и замены символов .
При втором варианте действий в окне поиска и замены нужно ввести ^p (язык английский) в поле Найти и пробел в поле Заменить на .
Если по какой-то причине вы не можете перенести таблицу из одного приложения в другое копированием, то возможен следующий вариант:
- в окне Word выделите таблицу (если кроме таблицы в документе имеется еще текст или другие таблицы, то предварительно скопируйте ее в новый документ);
- на вкладке Макет найдите кнопку Преобразовать в текст ;
- в диалоговом окне выберите разделитель столбцов;
- Получится примерно, как на рисунке.
- выберите вкладку Файл и команду Сохранить как , введите имя файла, откройте список форматов, выберите Обычный текст и сохраните (параметры сохранения не изменяйте);
- в окне Excel на вкладке Файл выберите Открыть , укажите нужную папку, выберите в списке форматов Все файлы , укажите файл с преобразованной таблицей и откройте его;
- в диалоговых окнах (шаг 1, 2, 3) оставьте все без изменений, щелкая кнопку Далее (на третьем шаге - Готово);
Вы познакомились с несколькими приемами переноса таблиц из Word в Excel, которые доступны в различных версиях и той, и другой программ.
Когда возникает необходимость быстро создать какую-либо таблицу, то лучше воспользоваться программой Microsoft Excel. Она изначально предназначена для работы с ними. Здесь легко и просто можно сделать то, что хочется. Но иногда требуется сохранить таблицу в вордовском файле. Здесь мы рассмотрим, как перенести таблицу из excel в word.
Вставить таблицу excel в word совсем несложно, но при этом есть ряд особенностей. Часто табличка не входит на лист или просто уплывает за границу полей.
Существует два основных способа переноса таблицы из экселя в ворд:
- Простое копирование исходной (через CTRL + C) и обыкновенная вставка через CTRL + V.
- Вставка таблицы как объекта через специальную вставку.
Первый способ
Если таблица небольшая, то её легко перенести из Excel в Word простым копированием. Для этого её нужно выделить и с помощью кнопки копирования в меню или клавиш CTRL + C поместить в буфер обмена . После чего в ворде просто нажать кнопку Вставки или CTRL + V.
При этом в нижнем правом углу появляется значок ПАРАМЕТРЫ ВСТАВКИ, который даёт возможность просмотреть, как можно преобразовывать данные . Предлагаются следующие способы:
- Сохранить исходный формат.
- Использовать стиль конечной таблицы.
- Вставить как рисунок.
- Сохранить только текст.
- Сохранить исходное форматирование и связать с Excel.
- Использовать стиль конечной таблицы и связать с Excel.
Если при обычной вставке табличка выглядит некорректно, нужно воспользоваться предложенными вариантами и выбрать подходящий. При обычном копировании очевидным недостатком является несоответствие вставки оригиналу: так интервалы, шрифты, границы могут отличаться по виду от исходника.
Если в экселе табличка была не отформатирована, то можно красоту навести в ворде. Для этого с помощью правой кнопки мыши найти нужное действие. Например, выставить границы или поменять заливку.
Второй способ
Можно табличку из Excel перенести в Word как объект. Это даёт возможность получить точное совпадение с исходником. Для этого следует воспользоваться Специальной вставкой
, которая также предлагает разные варианты. Выбираем первый – Лист Microsoft Office Excel (объект). Здесь есть возможность выбора: просто вставить объект или связать его с исходником. В первом случае возникает возможность редактировать данные как в листе экселя, второй способ преимущественно используется, если нужна связь между программами. То есть, чтобы при смене данных в Excel, они обновлялись в ворде.
Устранение проблем при переносе таблицы из эксел в ворд
Наиболее частой проблемой является перенос большой таблицы. Она может быть очень длинная или очень широкая.
Вставка длинной таблицы
Длинную таблицу удобнее вставлять как объект. Но при выборе Лист Microsoft Office Excel (объект) происходит обрезание данных. Вернее, на экране отображаются только те данные, которые вошли на одну страницу. А WORD работает только с тем, что видит. Поэтому для устранения этой неприятной ситуации необходимо воспользоваться Специальной вставкой с параметром ТЕКСТ в формате RTF . В этом случае табличка видна вся, располагается на нескольких страницах, при этом обладает всеми возможностями: редактируется, перемещается и можно установить связь с исходным файлом.
Вставка широкой таблицы
Для вставки широкой таблицы в программе WORD нужно перенастроить ориентацию страницы с книжной на альбомную и задать минимальные поля (по 0,5 см). После этого можно воспользоваться Специальной вставкой, предварительно скопировать исходник. Если данные не вошли в ширину, то придётся манипулировать масштабом. При нажатии правой кнопкой мыши на вставленном объекте открывается контекстное меню, масштаб находится по пути: Формат объекта – Размер. Необходимо так разместить данные на листе, чтоб они входили в ширину.
Вставка из WORD
Существует ещё один метод вставки экселевской таблички. В программе WORD нужно выбрать ВСТАВКА – ОБЪЕКТ – Текст из файла. Выбираем имя файла и выполняем вставку.
В более ранних версиях программы Word путь для этой процедуры будет следующий:
Содержимое Лист1 экселевского файла вставляется в программу Word, поэтому необходимо, чтобы на исходном листе была нужная информация.
Влияние версий программ на перенос таблиц
Конечно, программный интерфейс значительно отличается от версии к версии, поэтому в каждой реализации есть свои нюансы. Но способы переноса таблицы из excel в word остаются одинаковыми.
В ранних версиях программ при обычном копировании и вставке нельзя увидеть значок ПАРАМЕТРЫ ВСТАВКИ . Он появился уже в версии 2007 года, поэтому просмотреть варианты преобразования в 2003 не получится.
Однако в любой версии программ можно найти для себя приемлемый вариант работы с таблицами, для этого стоит немного поэкспериментировать. Ведь не зря пословица говорит: «Без труда не выловишь и рыбку из пруда».
Если нужно переместить информацию из таблицы в программе Microsoft Word в Excel, вовсе не обязательно полностью переписывать эти данные повторно, а просто копировать нужную информацию. В процессе копирования данных информация, которая хранится в каждой отдельной ячейке, будет размещаться в отдельной ячейке и в программе Excel, после чего вы сможете осуществлять уже дополнительное форматирование и внесение каких-либо корректировок.
После вставки данных иногда нужно провести в них небольшую чистку для того, чтобы получить возможность использования специальных функций исчисления в программе Excel. Таким образом, к примеру, ячейки могут хранить в себе ненужные пробелы, числа могут вставляться в виде текста вместо числовых значений, которые могут быть использованы в процессе выполнения определенных вычислений, или же даты могут некорректно отображаться.
Как делается такое копирование?
Чтобы скопировать таблицу из одной программу в другую, нужно проделать простой перечень процедур:
- Выделите в документе Word все столбцы и строки той таблицы, которая будет копироваться в новую программу.
- Нажмите комбинацию Ctrl+С , чтобы сохранить таблицу в буфере обмена.
- В программе Excel выделите самую левую ячейку в верхнем ряду. При этом перед тем, как вставлять туда таблицу, обязательно убедитесь в том, что данная область является пустой. Данные из ячеек таблицы, созданной в программе Word, полностью заменят те данные, которые на данный момент будут присутствовать в ячейках. В случае необходимости перед проведением копирования рекомендуется посмотреть таблицу в Word, чтобы проверить ее размеры.
- Посмотрите в меню Главная , после чего кликните на Буфер обмена и выберите пункт Вставить . Стоит отметить, что для простоты можно использовать также простую комбинацию клавиш Ctrl+ V .
- Для того, чтобы исправить изначальное форматирование, кликните на Параметры вставки возле вставленной таблицы, после чего кликните на Использовать форматы конечных ячеек , если вы хотите дальше работать с форматированием Excel, или же выбирайте пункт Сохранить исходное форматирование , чтобы оставить таблицу такой, как есть.
Как говорилось выше, Excel вставить содержимое ячеек из программы Word в каждую отдельную ячейку. После вставки таблицы можно будет распределять данные по дополнительным ячейкам при помощи команды Текст по столбцам .
Возможные проблемы и их решение
Некоторые сложности у пользователей возникают в том случае, когда для создания таблицы затрачивалось немного времени или она вовсе была скопирована в Word из какого-нибудь другого источника, вследствие чего при попытке ее переноса в Excel начинают появляться всевозможные лишние символы, ячейки или строки. Другими словами, в программе Word таблица может содержать в себе большое количество «мусора», который оказывается там вследствие неправильного заполнения таблиц различной информацией или же некорректного переноса в процессе копирования данных из каких-либо других приложений.
Зачастую случается так, что деформация таблицы происходит из-за различных знаков конца абзаца, которые в большом количестве пытаются уместиться в одной ячейке. Часто это происходит по той причине, что пользователи нажимают клавишу Enter просто для перехода на следующую строчку, а не для создания дополнительного абзаца.
Как избавиться от лишних знаков?
Нет ничего сложного в том, чтобы удалить всевозможные лишние знаки. Конечно, если выполнять все процедуры вручную, то это может занять достаточно большое количество времени, поэтому в Word предусматривается специальный инструмент, который значительно упрощает и ускоряет данную процедуру:
- Выделяем полностью таблицу для того, чтобы Word работал только с ее данными.
- Включаем вкладку Главная и обращаем внимание на раздел Редактирование .
- Активируем инструмент Заменить (можно использовать комбинацию горячих клавиш Ctrl+ H ). Стоит отметить, что также можно перейти на эту функцию, сначала нажав на Страница в нижней левой части экрана, и уже во всплывающем меню выбрав пункт Заменить.
- Нажимаем кнопку Больше>>, после чего в области Заменить кликаем на кнопку Специальный , чтобы выбрать специальные символы для замены.
- После этого открывается окно, в котором будет присутствовать полный список специальных символов. Здесь вам нужно будет выбрать Знак абзаца (он идет первым по списку), после чего в поле Найти будет установлено его условное обозначение в виде «^ p ».
- Теперь в поле Заменить просто ставьте пробел. Если абзацы будут находиться в пустой ячейке, то в таком случае поле останется полностью пустым, что приведет к тому, что указанный символ будет заменен на обычный пробел, то есть будет попросту удален.
- Жмем на кнопку Заменить все , после чего начнется процедура удаления специальных знаков во всей таблице. В основном на выполнение этой процедуры программе требуется всего несколько секунд, после чего пользователю предоставляется небольшое окошечко, в котором будет написано о завершении процедуры и количестве проведенных замен.
Теперь можно закрывать окно замены и спокойно копировать таблицу в Microsoft Excel. Таким образом, вы полностью избавитесь от каких-либо посторонних символов и сможете нормально работать с таблицей после ее переноса в новую программу.
