Довольно часто встречаются ситуации, когда в организации для расчетов с сотрудниками используется конфигурация «1С: Зарплата и управление персоналом 8», именно тогда возникает необходимость выгружать в бухгалтерскую программу данные по начислению заработной платы, налогу на доходы физических лиц, страховым взносам и прочим выплатам.
В программе 1С: ЗУП 8 ред. 2.5 обмен данными осуществлялся при помощи выгрузки документа в формате XML, также можно было выгружать платежные документы. Затем данные необходимо было загрузить в базу бухгалтерской программы, предварительно произведя определенные настройки. Сделать это можно на вкладке «Зарплата и кадры», выбрав пункт «Загрузка из ЗУП ред. 2.5»
Для загрузки данных нужно было выбрать файл, сформированный ранее при выгрузке из 1С: ЗУП.
Синхронизация данных при использовании программ 1С: ЗУП 8 ред. 3 и 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 существенно изменилась. Сейчас нет необходимости каждый раз выгружать и загружать документы в программу 1С: Бухгалтерия. Появилась возможность один раз сделать определенные настройки синхронизации и установить временной отрезок, когда необходимо выполнять обмен. Также пользователь может самостоятельно запускать синхронизацию при необходимости, а не по расписанию.
В БП 3.0 в Параметрах учета (раздел Администрирование) необходимо установить следующую настройку.
В этом же разделе «Администрирование» выбираем пункт «Настройка синхронизации данных», где необходимо установить галочку "Синхронизация данных". Сразу становится доступной одноименная ссылка.
Переходим в 1С: ЗУП и устанавливаем аналогичную галочку в том же пункте на вкладке «Администрирование». Далее необходимо выбрать программу, с которой будет проходить синхронизация. Осуществляем выбор и проставляем префикс ИБ, чтобы знать, в какой из баз был введен документ.
Затем выбираем каталог, через который будет происходить синхронизация.
Здесь проставляем необходимые настройки. Если нужно выгружать только проводки по начислению зарплаты, налогов, взносов, при этом в бухгалтерии расчеты по счету 70 НЕ ведутся в разрезе сотрудников, тогда устанавливаем точку «Сводно по сотрудникам», в этом случае ведомости выгружаться не будут.
В следующем окне показаны параметры синхронизации данных. Проверяем, если все данные введены корректно нажимаем «Далее», если что-то необходимо изменить – «Назад». В нашем случае всё введено корректно, идем Далее.
Теперь проверяем настройки на стороне 1С: Бухгалтерии
Данные настройки необходимо сделать один раз для первой синхронизации. Затем их можно корректировать при необходимости.
Сейчас снова заходим в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 и нажимаем на кнопку «Синхронизировать».
Для проверки в БП открываем документ "Отражение зарплаты в бухучете".
Он будет без проводок, для их появления необходимо поставить галочку "Отражено в учете". После установки галочки можно заметить, что данный документ заблокировался для внесения изменений.
И теперь нам нужно заблокировать документ и на стороне программы 1С: Зарплата и управление персоналом. Для этой цели в 1С: Бухгалтерии нажмем кнопку «Синхронизировать».
Проверим результат в 1С: ЗУП: заходим в меню «Зарплата» - «Отражение в бухучете». Видим, что данный документ недоступен для редактирования и автоматически проставлена галочка, которую снять нельзя.
В программах также автоматизирована настройка расписания синхронизации. Здесь пользователь может выбрать удобные для себя параметры.
Таким образом, мы рассмотрели, как настраивается и выполняется синхронизация между программами 1С: ЗУП 8 редации 3 и 1С: Бухгалтерия 8.
Порядок синхронизации ЗУП 3.0 и БП 3.0 предусматривает возможность обмена по расписанию, с заданными временными промежутками, но запустить его можно и вручную, в каждый момент времени.
В процессе будут передаваться объекты, включенные в план обмена. Изначально объекты в базах синхронизируются по GUID, но если какой-то объект не был найден, то поиск осуществляется по назначенным для каждого справочника отдельно реквизитам поиска. Их можно посмотреть в правилах обмена.
При изменении реквизитов элементов справочника в одной из систем, обновленный справочник «приедет» с обменом в другую систему, но элементы не будут продублированы, так как уже были синхронизированы по GUID.
Основные данные передаются из зарплатной системы в бухгалтерскую. Например, при выгрузке «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете» и «Начисление оценочных обязательств по отпускам» бухгалтеру на стороне БП надо задать признак «Отражено в учете» (рис.1 и рис. 2).
При указании данного признака на стороне БП сформируются проводки по документу. При обмене с ЗУП данный документ блокируется для изменений до тех пор, пока бухгалтер в своей программе не снимет указанный выше признак (рис. 2).
Рис. 1
Рис. 2
Первый шаг – активировать соответствующий функционал в меню «Администрирование–Синхронизация данных» (рис. 3 и рис. 4).
Рис. 3
Рис. 4
Саму настройку не обязательно делать в обеих программах. Достаточно установить настройки в одной из них и выгрузить файл с установками для загрузки в другую систему.
Настройки со стороны ЗУП
- Способ настройки
Рис. 5
Если синхронизация уже производилась в базе-приемнике, то можно загрузить настройки из внешнего файла *.xml.
- Вариант подключения
Рис. 6
Прямое подключение потребует указать параметры нахождения базы-приемника и пользователя с правами, позволяющими выполнять обмен.
- Каталог для файлов обмена
Рис. 7
При указании признака «Сжимать отправляемые данные в архив» файл обмена будет заархивирован в формате *.zip. При нажатии «Проверить возможность записи в каталог» система проверит доступ на запись в указанный каталог.
- В настройках параметров синхронизации надо указать префикс ИБ (рис. 8) и настроить правила обмена
Префикс ИБ используется в наименовании файла обмена (рис. 8), благодаря которому можно определить, откуда выгружены данные и куда должны загружаться. Наименование файла представляет собой «Message_XXYY».zip., где ХХ – префикс базы отправителя, а YY – префикс базы получателя.
Рис. 8
На этом этапе необходимо выбрать список организаций, участвующих в обмене, и способ выгрузки данных. Данные можно выгружать с детализацией по сотрудникам либо сводно.
- Выгрузка файла настройки обмена ЗУП 3 – БП 3
Порядок настройки со стороны БП
При настройке обмена в базе-приемнике необходимо загрузить файл настроек, выгруженный ранее (рис. 10). После загрузки файла в БП система предложит сформировать данные для отправки (рис. 11).
Рис. 10
Рис. 11
Синхронизацию можно настроить по расписанию, после чего системы будут обмениваться данными автоматом. Для этого настраиваем сценарий синхронизации (рис.12). Рассмотрим порядок его заполнения:
- Вводим наименование сценария;
- Настраиваем расписание, включив признак «Автоматически по расписанию»;
- Указываем ИБ, участвующую в обмене;
- Обозначаем способ подключения;
- Отмечаем выполняемые действия – получение и отправка.
Печать (Ctrl+P)
Односторонний обмен между 1С:ЗУП 8 (ред. 3) и 1С:БП 8 (ред. 3.0)
Как настроить обмен с БП в одну сторону? т.е что бы все выгружалось из ЗУП в БП, а обратно ничего бы не выгружалось, ни справочники, ни документы, которые ввели или отредактировали в БП.
Для этого необходимо, но НЕ достаточно изменить правила регистрации объектов в плане обмена со стороны БП. Отключить регистрацию изменений ненужных объектов. Например: в обработчик объекта “Перед обработкой” добавить “Отказ=Истина”. Однако это не значит что, ничего при обмене не поедет.
Действительно, согласно справочной информации обработчика событие Перед обработкой правила регистрации объектов программы выполняется перед применением правила регистрации, в момент, когда запрос к информационной базе для определения узлов-получателей еще не выполнен. Если установить в теле этой процедуры Отказ = Истина , то это означает отказ от выполнения правила регистрации и объект не будет зарегистрирован на узлах плана обмена, для которого создано это правило. Однако, ЭТО ВСЕГДА ТАК!!! . Нужно еще иметь ввиду значение перечисления РежимыВыгрузкиОбъектовОбмена режима выгрузки, который может принять объект обмена (см рис 1)
Рис 1 Значения перечисления Режима Выгрузки
Кодда объект обмена принимает значение ВыгружатьВсегда , то он всегда будет регистрироваться для отправки и не обрабатывается значение параметра отказ при выполнении события Перед обработкой правила регистрации объектов.
В данной статье я описываю как можно настроить односторонний обмен между “1С:Зарплата и управление персоналом 8” (ред. 3) и “1С:Бухгалтерия 8” (ред. 3.0) .
Ко мне, как программисту поступали жалобы из отдела кадров на то, что данные физических диц – адреса, паспортные данные и т.д. пропадают в информационной базе зарплаты после обмена с базой данных бухгалтерии. Также пропадали адреса организации. Мне это показалось странно, так как типовой двухсторонний обмен стремиться к тому, чтобы информация базе источника и приемника были идентичными. В основном данные передаются из программы “1С:Зарплата и управление персоналом 8” (ред. 3) в программу “1С:Бухгалтерия 8” (ред. 3.0). Однако я решил, изменить правила регистрации со стороны БП, чтобы никакая информация не мигрировала из БП в ЗУП.
Обратите внимание! Обмен бухгалтерии с Зарплатой 3.0 происходит по плану обмена ОбменЗарплата3Бухгалтерия3 (См рис 2).
Рис 2 План обмена с ЗУП 3.0 в программе БП3.0
Типовые правила регистрации хранятся в макете, которые после настройки синхронизации обмена переписываются в специальном регистре для их дальнейшего использования. Эти правила регистрации редактируются в специальном программе Конвертация данных, редакция 2.1 Типовые правила регистрации можно взять из макета ПравилаРегистрации , сохранить их в файле в формате xml , а затем их загружать в программу Конвертация данных, редакция 2.1 для редактирования. Можно также сохранить правила в файл из формы настройки синхронизации данных в
Предназначено для настройки синхронизации данных и хранения существующих настроек синхронизации данных в режиме 1С предприятие (см рис 3) . Окно Синхронизация данных можно найти на Рабочем столе программы или открыть в разделе Администрирование – Настройки синхронизации данных по соответствующей команде.
Рис 3 Сохронение правил регистрации в файл для редактирования
Особое внимание при редактировании правил регистрации нужно обратить внимание на переключатель режима выгрузки , который может быть пустим или принимать одно из двух значении: (см Рис 4)
- РежимВыгрузкиПриНеобходимости
- РежимВыгрузкиПерсональныеДанные
Рис 4 Настройка правил регистрации в програме КД 2.1
Я установил Отказ = Истина в теле обработчика Перед обработкой всех объектов обмена как показано на рис 5. Однако, некоторые объекты, у которых был установлен переключатель режима выгрузки на значение РежимВыгрузкиПриНеобходимости регистрировались.
Рис 5 Редактирование тела процедуры Перед обработкой правила регистрации объектов
Только после того, как я очистил переключатель или установил на значение РежимВыгрузкиПерсональныеДанные, объекты перестали регистрироваться в плане обмена . Все дело в том, что разработчики в программном коде обрабатывали переключатель таким образом:
Если объект с переключателем РежимВыгрузкиПриНеобходимости существует в регистре сведения “Соответствия объектов информационных баз” , то объект регистрируется снова при изменений.
Заключение
Для, того чтобы настроить односторонний обмен между “1С:Зарплата и управление персоналом 8” (ред. 3) и “1С:Бухгалтерия 8” (ред. 3.0) необходимо:
- Сначала настроить двухсторонний обмен в соответствии с инструкциями. Эти инструкции написаны на диске ИТС http://its.1c.ru/db/staff1c#content:34726:zup30
- Затем редактировать правила регистрации со стороны БП. При этом, недостаточно установить Отказ = Истина в теле обработчика Перед обработкой всех объектов обмена как показано на рис 5. Необходимо также очистить значение переключателя режима выгрузка или заменить его на значение РежимВыгрузкиПерсональныеДанные
Расскажем, как настраивать синхронизацию данных в базовых версиях программ «1С:ЗУП 3.0» с «1С:БП 3.0» базовых версий, поскольку этот вопрос часто вызывает затруднения.
Предварительная настройка программ
В первую очередь необходимо настроить «1С:Бухгалтерию 8.3 ». С этой целью в разделе «Администрирование» выбираем «Параметры учета», далее – «Настройки зарплаты» – « Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся». Отмечаем пункт «Во внешней программе».
Важно:
«Параметры учета» в новой версии ПО переместились в раздел «Администрирование», при этом изменился их внешний вид: введены пять разных ссылок для разных групп настроек.
Там же в « Администрировании» в « Настройках синхронизации данных» отмечаем соответствующий пункт. Это нужно для разрешения синхронизации.
То же самое надо сделать и в «1С:ЗУП 3.0 » - действуем аналогично (названия пунктов такие же).
Настраиваем синхронизацию в «1С:ЗУП 3.0»
Когда будут сделаны предварительные настройки в обеих программах, можно непосредственно настраивать, собственно, синхронизацию. Это можно выполнить в любой из программ. Для примера начнем наши действия с «1С:ЗУП».
- Теперь в «Администрировании» в «Настройке синхронизации данных» стала доступна ссылка синхронизации. Кликаем по ней.
- Далее нужно выбрать, с каким приложением будем синхронизироваться.
- Остановим свой выбор на «Бухгалтерии предприятия, редакция 3.0». В той же вкладке ставим префикс ИБ.
Прим.
Общепринятые: у зарплатного ПО – «ЗК» , у бухгалтерии – «БП» . Этот префикс будет стоять перед номерами документов. Он необходим, чтобы пользователь понимал, в каком ПО создан конкретный документ.
- Дальше выберем способ настройки. Отмечаем пункт «Указать настройки вручную» . Здесь же приложение предложит сделать резервную копию данных.
Важно:
Если вы выполняете синхронизацию в первый раз и не совсем уверены, что будет выгружена и загружена лишь необходимая информация, обязательно сделайте резервную копию . Намного легче восстановить ИБ из нее, чем разбираться с тем, что получилось из-за неверно проведенной синхронизации.
- Нажимаем «Далее».
- Теперь нужно сделать выбор каталога, с помощью которого будет осуществляться обмен данными. Выбираем нужную папку. Заодно можно проверить и возможность записи в него, нажав соответствующую кнопку.
- Кликаем по кнопке «Далее». Два следующих действия просто пропускаем, нажимая «Далее» (эти настройки не требуются).
- Открывается новое окно. Очень важно корректно его заполнить, чтобы синхронизация прошла правильно.
- Проставляем префикс ИБ, с которой будет проводиться синхронизация – в данном примере это БП.
- Проверяем правила выгрузки с помощью ссылки «Изменить правила выгрузки данных». Необходимо здесь точно поставить «Дату начала использования обмена».
Важно:
Если указать неверную дату, документы до нее подгружаться не будут.
- Чтобы переносилось и «Отражение зарплаты», и ведомости, в настройке «Данные для формирования бухгалтерских проводок выгружаются» отмечаем пункт «С детализацией по сотрудникам».
Важно:
Если отметить «Сводно по сотрудникам» – выгружаться будет лишь «Отражение зарплаты в бухучете».
- Нажимаем «Далее».
- Появляется окно с подзаголовком «Все готово для начала синхронизации данных». Проверяем настройки. Все верно – нажмем «Далее». Если нет – «Назад».
- ПО обрабатывает изменения. Открывается окно, где мы сохраняем в отдельном файле сделанные для синхронизации настройки, чтобы воспользоваться им уже в бухгалтерской программе.
- Нажмем «Готово». В выбранной папке появится файл с новыми настройками.
Настроим синхронизацию в «1С:БП 3.0»
- В разделе «Администрирование», в «Настройках синхронизации данных» необходимо вначале разрешить синхронизацию, отметив соответствующий пункт.
- Переходим по ссылке «Синхронизации данных».
- Теперь выберем, с каким ПО будет синхронизация. Укажем «ЗУП 3.0».
- Дальше нам предстоит определить способ настройки синхронизации. Если в другом приложении мы выбрали ручной способ, то в этом отмечаем пункт «Загрузить файл с настройками, созданный в другой программе».
- Выберем сформированный в «1С:ЗУП» файл.
- Нажмем «Далее».
- Затем будет настроен каталог, с помощью которого будет осуществляться обмен. Он автоматически загрузится на основании информации файла настроек.
- Два следующих шага – это дополнительные возможности синхронизации, пропустим их.
- Появится окно, в котором нажмем на ссылку «Изменить правила выгрузки».
- Возникнет окно настройки правил обмена данными. Здесь мы должны указать число, с которого будет проводиться синхронизация.
- Теперь проверим внесенные настройки. Если все верно – можно нажимать «Готово». Настройки синхронизации сохранятся в «1С:Бухгалтерия».
Документы ЗУП 3.0 попадающие в БУХ 3.0 при синхронизации:
- «Отражение зарплаты в бухучете» - попадает в одноименный документ бухгалтерской программы, далее происходит непосредственное формирование проводок, на основании перенесенных данных
- «Ведомость …» - в ЗУП 3.0 четыре вида данного документа «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость перечислений на счет» и «Ведомость выплаты через раздатчика». Все эти документы приезжают в бухгалтерскую программу в документ - «Ведомость на выплату зарплаты».
Также существует ряд документов, которые тоже переносятся, но не во всех случаях.
Например, документ - «Начисление оценочных обязательств по отпускам». Когда фирма ведет учет оценочных обязательств, возникает необходимость ежемесячно после формирования документов - «Начисление зарплаты и взносов» и «Отражение зарплаты в бухучете» формировать и рассчитывать документ - «Начисление оценочных обязательств по отпускам». Программа рассчитает накопившиеся суммы обязательств по каждому сотруднику с учетом остатков отпусков и среднего заработка.
После синхронизации в БУХ 3.0 будет создан одноименный документ, который при проведении создаст проводки для отражения рассчитанных оценочных обязательств.
Дополнительный ряд документов, участвующих при синхронизации:
- Депонирование зарплаты (ЗУП) -> Депонирование невыплаченной заработной платы (БУХ)
- Выплата депонированной зарплаты (ЗУП) -> Расходный кассовый ордер или Списание с расчетного счета (БУХ) – в бухгалтерской программе создается документ в зависимости от значения поля «Форма расчетов» зарплатного документа
- Договор займа сотруднику + Выдача займа сотруднику (ЗУП) -> Расходный кассовый ордер или Списание с расчетного счета (БУХ)
- Погашение займа сотрудником (ЗУП) -> Приходный кассовый ордер или Поступление на расчетный счет (БУХ)
Элементы справочников также переносятся из ЗУП при синхронизации. Обратите внимание на справочник - «Организации». Если синхронизация делается впервые и в обеих базах уже внесены организации, то стоит убедиться, чтобы все ключевые сведения (такие как ИНН, КПП) были внесены одинаково в обеих базах. Чтобы программа корректно сопоставила организации.
Также синхронизируются справочники:
- Физические лица
- Подразделения
- Способы отражения зарплаты в бухучете
- Контрагенты
Элементы данных справочников участвуют в синхронизациитолько если они присутствуют в синхронизируемом документе - «Отражение зарплаты в регламентированном учете» или в любом другом выгружаемом документе, если говорить о физических лицах.
Приоритет объектов при синхронизации ЗУП и Бухгалтерии 3.0
Настоятельно рекомендуется изменять данные в синхронизируемых документах только на стороне ЗУП, а не в БУХ. Например, если мы заметили в ведомости в БУХ 3.0 ошибочную сумму, то следует найти ошибку именно в ЗУП, а не править цифру в БУХ. После исправления ошибки в ЗУП – выполнить синхронизацию повторно. Сумма в БУХ изменится автоматически.
Если соблюдать это правило, то для механизма синхронизации приоритетными будут оставаться документы из ЗУП и путаница не возникнет.
Приоритетами можно управлять. Когда после синхронизации программа точно не может определить какой справочник или документ из ЗУП или из БУХ является более приоритетным, то в окне синхронизации автоматически возникнут – предупреждения.
Открыв предупреждения на вкладке– Конфликтыможно увидеть в каких объектах программа «сомневается», приоритет какой программы она выбрала и если требуется изменить его. Как правило, такого рода предупреждения возникают при начальных синхронизациях. Например, элемент справочника «Организации» создан в обеих программах, а состав заполненной информации разный. Если приоритетный элемент находится в ЗУП, а нужно чтобы он был из БУХ, то приоритет можно поменять нажав на кнопку– Пересмотреть.
Настройка Бухгалтерии 3.0 при синхронизации
При синхронизации все настройки программы БУХ 3.0 сосредоточенны в – Параметрах учета, в закладке – Зарплата и Кадры. Именно здесь устанавливается параметр – Во внешней программе, если учет зарплаты будет осуществляться в ЗУП.
Тут же настраивается сводный учет по сотрудникам. В этом случае по 70 счету не будет вестись учет по сотрудникам, и никто в обротке не увидит зарплаты конкретных людей. Удобная функция программы.
В 1С:Бухгалтерию выгружаются только физические лица, а не «сотрудники». Справочник «Сотрудники» будет пуст и создавать сотрудников там не нужно, поскольку кадровый учет ведется в ЗУП. Во всех бухгалтерских документах, где предполагается наличие сотрудников, на самом деле будет осуществляться выбор из справочника «Физические лица».
Первая и последующие синхронизации объектов
Возьмем пример, в ЗУП и в БУХ независимо друг от друга было создано одно и тоже физическое лицо. Если после его создания сделать синхронизацию, то 1С увидит, что в ЗУП появился новый элемент справочника – Физическое лицо и будет искать соответствие ему в Бухгалтерии. Поиск будет вестись по ключевым полям. Для «Физического лица» это – Наименование и дата рождения. Если в Бухгалтерской базе найдется элемент с этими же ключевыми полями, то произойдет запись в специальный регистр – Соответствия объектов информационных баз.
Там будет зафиксировано – какой элемент ЗУП соответствует этому элементу из БУХ. Запись сформируется по уникальному внутреннему идентификатору элемента (он есть у любого элемента всех справочников или документов). При следующей синхронизации программа просто обратиться к этому регистру и определит по нему соответствие, без дополнительных проверок соответствия.
В ЗУП часто создают ведомость, которая по завершении синхронизации выгружается в Бухгалтерию. В случае если данная ведомость будет удалена из Бухгалтерии, то при очередной синхронизации она не выгрузиться снова. В регистре соответствий эта ведомость - ЗУП соответствует уже удаленной ведомости-бух и повторного создания не произойдет.
Здесь поможет лишь повторное создание в ЗУП нового документа (с удалением старого). Его ещё не будет в регистре соответствий и в следствии, при синхронизации в Бухгалтерии будет создан соответствующий документ.
