Доступ к электронным таблицам, как правило, имеет не один человек, а целая группа лиц. Одним нужен только просмотр данных, другие занимаются вводом информации и ее обновлением. И, наконец, должны быть люди, занимающиеся проектированием структуры таблиц и отвечающие за их работоспособность.
Если всем разрешить делать все что угодно, то рано или поздно работать с таблицами станет невозможно вследствие их несанкционированного изменения пользователями. Поэтому в Excel предусмотрены определенные средства защиты, от отдельных ячеек рабочего листа до всей рабочей книги целиком.
Microsoft Excel обеспечивает несколько возможностей защиты от несанкционированного чтения и изменения рабочей книги после ее открытия . Вы можете:
- Защитить окна рабочей книги: станет невозможно перемещать по экрану окна или изменять их размеры.
- Защитить структуру рабочей книги: станет невозможно перемещать, удалять, скрывать, отменять скрытие или переименовывать листы в рабочей книге, а также добавлять новые листы.
- Защитить лист от изменения его содержания. Например, можно запретить изменения ячеек на рабочем листе, элементов листа диаграммы, графических объектов на рабочем листе и листе диаграммы, программных модулей на языке Visual Basic for Application.
- Защитить отдельные ячейки рабочего листа.
- Скрыть формулы рабочего листа.
Примечание . Последние две операции будут рассмотрены на последующих уроках
Защита листа
Сначала рассмотрим, как защитить лист . Создайте новую рабочую книгу. Защитим Лист1 . Для этого активизируем Лист1 , перейдем на вкладку ленты Рецензирование и в группе команд Изменения щелкнем по кнопке Защитить лист . При этом желательно ввести пароль и дать его подтверждение (в пароле различаются строчные и прописные буквы).
Вы можете разрешить пользователю выполнять некоторые действия по вашему желанию. Для этого в открывшемся диалоговом окне «Защита листа» установите соответствующие флажки.
Если теперь попробовать вводить что-нибудь в любые ячейки, Excel выдаст предупреждение о защите и не допустит ввод. Как видите, под защитой от изменений оказались все ячейки листа. Для того чтобы снять защиту листа, выберите пункт меню щелкните по кнопке Снять защиту листа и, при необходимости, введите пароль.
Защита книги
Попробуем теперь защитить всю книгу.
Для защиты книги перейдем на вкладку ленты «Рецензирование» и в группе команд «Изменения» щелкнем по кнопке Защитить книгу… . В раскрывающемся списке этой кнопки в первую очередь представляет интерес защита структуры и окон.
Защита структуры книги предотвращает удаление, перенос, скрытие, открытие, переименование и вставку новых листов. После нажатия кнопки OK вам не удастся ни удалить, ни вставить, ни переместить рабочие листы на новое место. Проверьте это.
При установке флажка «Окна» размер и положение окна также не могут быть изменены.
Вы можете установить защиту всей рабочей книги в целях предотвращения несанкционированного доступа к ней, ее открытия или записи измененной рабочей книги. Microsoft Excel обеспечивает три уровня защиты рабочих книг:
- защита с помощью пароля предотвращает открытие рабочей книги пользователем, не знающим пароля;
- защита от записи разрешает любому пользователю открыть рабочую книгу, но записать в нее изменения можно только зная пароль;
- защита «Рекомендовать только для чтения» позволяет выбирать: открывать ли рабочую книгу только для чтения или для чтения и записи.
Вы можете назначить один из этих трех уровней защиты с помощью команды меню кнопки Office - Сохранить Как… . Для этого:
- 1-й шаг. Откройте рабочую книгу, которую вы хотите защитить.
- 2-й шаг. Выберите команду Office - Сохранить Как… - желаемый формат, затем нажмите кнопку Сервис - Общие параметры… .
- 3-й шаг. Выберите соответствующий уровень защиты.
- 4-й шаг. Закройте рабочую книгу для активизации защиты.
Предупреждение. Если вы установили защиту с помощью пароля, а затем забыли пароль, то вы не сможете ни открыть рабочую книгу, ни снять защиту с рабочей книги или иным способом получить доступ к данным. Рекомендуется хранить список паролей и соответствующие имена рабочих книг и листов в безопасном месте.
При попытке скрыть столбцы или строки появляется сообщение об ошибке, в котором говорится, что Microsoft Office Excel не может переместить объекты за пределы листа.
Причина
Данная проблема обычно возникает при сочетании следующих условий.
В ячейках, расположенных ближе к концу сетки листа, были введены такие объекты, как примечание к ячейке. На листе нельзя скрыть больше строк или столбцов, чем расположено между левой границей объекта и последним столбцом (XFD ) или последней строкой (номер 1048576 ).
В диалоговом окне Формат <имя объекта> выбран параметр . Этот параметр выбирается по умолчанию.
Например, если в ячейке XFC1 имеется примечание и выбран параметр Не перемещать и не изменять размеры , то при попытке скрыть три или более столбцов в любом месте листа между первым столбцом и столбцом, содержащим левую границу примечания к ячейке, появится указанное сообщение.
То же самое касается строк, хотя с ними такое происходит реже, поскольку в Microsoft Office Excel 2007 предельное число строк достаточно велико, и размещение объектов у самого края листа маловероятно.
Примечание: Важно понять, что данная проблема может возникать, даже если объект находится далеко от края листа, но общее число скрываемых столбцов и строк не меньше числа столбцов и строк между левой границей объекта и последним столбцом или последней строкой на листе.
Решение
Если объектом является примечание к ячейке, выделите ячейку с примечанием.
Совет: Если объект располагается у края листа, можно быстро перейти к последней ячейке в строке или столбце. Нажмите клавишу END и затем клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО или СТРЕЛКА ВНИЗ. Чтобы перейти к последней ячейке листа, содержащей данные или элементы форматирования, нажмите клавиши CTRL+END.
Щелкните правой кнопкой в выделенной ячейке или диапазоне ячеек и выберите команду Показать или скрыть примечания .
Подведите указатель к границе объекта и, когда указатель примет вид крестообразной стрелки, щелкните границу.
На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат и выберите команду Формат <имя объекта >.
На вкладке Свойства установите переключатель Привязка объекта к фону в положение перемещать и изменять объект вместе с ячейками и нажмите кнопку ОК .
Если потребуется снова скрыть примечание к ячейке, щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите команду Скрыть примечание .
Повторите шаги 1-6 для каждого объекта, вызывающего данную проблему.
