Информационные технологии управления предприятием. Информационная технология управления

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

1. Информационные технологии в управлении предприятием

1.1 Информационные системы и их классификации

1.2 Технология управления предприятием

1.3 Системы поддержки принятия решений (BSS)

1.4 Экспертные системы (ES)

1.5 Нейронные сети (NN)

2. Оценка финансового состояния предприятия и анализ состояния уровня информатизации системы управления на примере ЗАО «Минский завод виноградных вин»

2.1 Анализ показателей финансовой независимости предприятия

2.2 Анализ показателей ликвидности активов предприятия

2.3 Анализ платежеспособности предприятия

2.4 Анализ состояния уровня информатизации системы управления на ЗАО «Минский завод виноградных вин»

3. Предложение по внедрению корпоративных систем и информационных технологий в управлении предприятием

3.1 Ключевые преимущества Microsoft Dynamics® AX

3.2 Краткая характеристика платформы Microsoft Dynamics AX

3.3 Стоимо с ть выбранного решения

3.4 Статьи возможной экономической эффективности (также в расчете на 10 лет)

Заключение

ЛИТЕРАТУРА

ПРИЛОЖЕНИЯ

Ключевые слова: ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ, ФИНАНСОВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ПРЕДПРИЯТИЯ, ИНФОРМАЦИОННАЯ БАЗА, ИНФОРМАЦИЯ, ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, ИНТЕРФЕЙС, ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ.

Курсовая работа выполнена для исследования эффективности информационных технологии в управлении предприятием ЗАО «Минский завод виноградных вин» и пути ее повышения. Внедрение предложенных решений позволит осуществить качественное совершенствование (в новых экономических условиях) управления предприятием, с целью получения максимальной прибыли, за счет сокращения затрат, убытков и потерь на производство и непроизводительные расходы, относящихся на себестоимость продукции.

В первой главе курсовой работы дано определение общих характеристик современных КИС, их классификация, а так же рассмотрение роли и значения КИС в обеспечении стабильности маркетинговой деятельности на рассматриваемом предприятии. Также рассмотрено разнообразие видов информационных систем и информационных технологий в управлении предприятием, такие как системы поддержки принятия решений, экспертные системы и нейронные сети.

Исследованы важные показателями, характеризующие финансовую устойчивость предприятия, являются: коэффициент финансовой независимости характеризующий, сколько собственного капитала приходится на 100 рублей активов, коэффициент финансовой зависимости характеризующий, сколько заемных средств приходится на 100 рублей всех источников, доля долгосрочных заемных источников в общей величине, доля краткосрочных заемных источников, соотношение собственного капитала и заемных источников. Проанализированы показатели ликвидности и платежеспособности предприятия.

Проведенные, в курсовой работе, исследования источников формирования финансовых ресурсов предприятия и факторов, влияющих на них, дают основание сделать вывод, что одним из важнейших факторов (в условиях рынка), позволяющим обеспечить получение максимальной прибыли предприятием, является оперативное управление, учет, контроль и анализ деятельности предприятия и рынков сбыта. Для достижения этой цели предназначены корпоративные информационные системы (КИС). Кроме этого КИС, необходимы чтобы постоянно оптимизировать методы ведения бизнеса в соответствии с текущей рыночной ситуацией, требованиями заказчиков и поставщиков.

Для создания эффективной КИС предприятия в курсовой работе исследованы и определены:

Состояние существующей информационной системы на предприятии с указанием недостатков, существенно влияющим на качественного оперативного управления, как отдельными службами, так и в целом предприятием

Предложена новая корпоративная информационная система - Microsoft Dynamics® AX, с учетом опыта предыдущей, необходимая для качественного расчета экономических, технических и хозяйственных показателей предприятия и обеспечивающие руководство и службы предприятия всей оперативной и актуальной информацией;

Изложены ее ключевые преимущества и краткая характеристика, стоимость системы.

Оценена возможная экономическая эффективность выбранного решения в расчете на 10 лет.

ВВЕДЕНИЕ

В прессе, как компьютерной так и экономической, сегодня широко обсуждаются проблемы корпоративных информационных систем (КИС). Однако вопрос о том, какие системы, собственно, являются корпоративными, почему-то вынесен "за скобки" этой дискуссии. Тем временем подавляющее число разработчиков финансово-экономического программного обеспечения считает, что их продукты относятся именно к этому классу ПО.

В настоящее время для создания конкурентных преимуществ, развития бизнеса руководство предприятия должно принимать огромное число решений, для чего сопоставляется и оценивается большой объем информации, полнота и достоверность которой зачастую оставляют желать лучшего. Не имея точной информации, руководители, как правило, принимают решения интуитивно. Во избежание этой ситуации на предприятиях в настоящее время практикуется внедрение современных корпоративных информационных систем (КИС), при этом предполагается, что в них будет содержаться вся необходимая для эффективной работы информация. Сейчас на российском рынке представлено много различных корпоративных информационных систем для промышленных предприятий, банков, страховых компаний и т.д. Все системы различаются по цене, функциональным возможностям, срокам выполнения работ, однако каждый разработчик старается представить свой продукт, как уникальный и самый эффективный в использовании. На страницах журналов, в сетях Интернет можно увидеть большое количество материалов, возносящих то или иное детище - "1С", "Парус", "Галактика", "R3", "БААН" и т.д. Так же следует отметить, что при построении КИС используются различные идеологии управления бизнесом - MRP, MRP2, ERP и так далее. Разумеется, что внедрение КИС на предприятии и в организации является инвестиционным вложением, и существует определенный риск того, что это внедрение не повлечет за собой существенного повышения эффективности деятельности. Это может произойти в случае несоответствия целей, стоящих перед организацией, и возможностей внедряемой КИС. Поэтому выбор КИС - дело ответственное и требует особого внимания от руководства и службы технической поддержки организации, но в идеале желательно участие в группе внедрения сотрудники функциональных подразделений - бухгалтерии, планового, производственного и других экономических отделов, отела закупок и продаж, отдела финансового анализа и маркетинга. На практике же, интересы последних при построении и внедрении КИС либо не учитываются, либо отодвигаются на второй план, это объясняется тем, что еще не все российские руководители осознали роль маркетинга для выживания предприятия в условиях рынка.

Основная задача КИС состоит в поддержке функционирования и развития предприятия. Смыслом существования любого коммерческого предприятия, как известно, является получение прибыли. Несмотря на то, что сферы деятельности предприятий (производство, услуги) могут быть самыми различными, в общем виде задачи управления схожи. Они заключаются в организации управления поступающими на вход предприятия ресурсами для получения на выходе необходимого результата.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что информационная структура фирмы должна быть описана характерными законами управления, регламентирующими управляющие воздействия на систему.

Применение КИС в определенной степени меняет роль функциональных финансовых подразделений, повышая роль ответственности их руководителей. Происходит это еще и потому, что руководители предприятия получают возможность непосредственного контроля над любыми результатами деятельности каждого подразделения.

Наряду с изменением сущности информационных потоков происходит также снижение трудоемкости выполнения стандартных операций. Один и тот же документ проходит через различные подразделения предприятия, которые вносят в него необходимые изменения. Без применения компьютерной информационной системы каждый отдел создавал бы свои документы с самого начала.

В качестве объекта исследования было выбрано

ЗАО «Минский завод виноградных вин» - одно из ведущих отечественных предприятий-производителей в республике.

Предметом исследования является эффективность информационных технологии в управлении предприятием ЗАО «Минский завод виноградных вин» и пути ее повышения. Анализ состояния уровня информатизации системы управления на предприятии и оценка финансового состояния предприятия. Предложения по внедрению корпоративных систем и информационных технологий в управлении предприятием.

Цель данной работы - определение общих характеристик современных КИС, их классификация, а так же рассмотрение роли и значения КИС в решении задач маркетинга и обеспечении стабильности маркетинговой деятельности на рассматриваемом предприятии.

1. Информационные технологии в управлении предприятием

1.1 Информационные системы и их классификации

«Информационная система -- организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы»

Классификация по масштабу

По масштабу информационные системы подразделяются на следующие группы:

· одиночные;

· групповые;

· корпоративные.

Одиночные информационные системы реализуются, как правило, на автономном персональном компьютере (сеть не используется). Такая система может содержать несколько простых приложений, связанных общим информационным фондом, и рассчитана на работу одного пользователя или группы пользователей, разделяющих по времени одно рабочее место. Подобные приложения создайся с помощью так называемых настольных или локальных систем управления базами данных (СУБД). Среди локальных СУБД наиболее известными являются Clarion, Clipper, FoxPro, Paradox, dBase и Microsoft Access.

Групповые информационные системы ориентированы на коллективное использование информации членами рабочей группы и чаще всего строятся на базе локальной вычислительной сети. При разработке таких приложений используются серверы баз данных (Называемые также SQL-серверами) для рабочих групп. Существует довольно большое количество различных SQL-серверов, как коммерческих, так и свободно распространяемых. Среди них наиболее известны такие серверы баз данных, как Oracle, DB2, Microsoft SQL Server, InterBase, Sybase, Informix.

Корпоративные информационные системы являются развитием систем для рабочих групп, они ориентированы на крупные компании и могут поддерживать территориально разнесенные узлы или сети. В основном они имеют иерархическую структуру из нескольких уровней. Для таких систем характерна архитектура клиент-сервер со специализацией серверов или же многоуровневая архитектура. При разработке таких систем могут использоваться те же серверы баз данных, что и при разработке групповых информационных систем. Однако в крупных информационных системах наибольшее распространение получили серверы Oracle, DB2 и Microsoft SQL Server.

Для групповых и корпоративных систем существенно повышаются требования к надежности функционирования и сохранности данных. Эти свойства обеспечиваются поддержкой целостности данных, ссылок и транзакций в серверах баз.

Классификация по сфере применения

По сфере применения информационные системы обычно подразделяются на четыре группы:

· системы обработки транзакций;

· системы принятия решений;

· информационно-справочные системы;

· офисные информационные системы.

Системы обработки транзакций, в свою очередь, по оперативности обработки данных, разделяются на пакетные информационные системы и оперативные информационные системы. В информационных системах организационного управлений преобладает режим оперативной обработки транзакций, для отражения актуального состояния предметной области в любой момент времени, а пакетная обработка занимает весьма ограниченную часть.

Системы поддержки принятия решений -- DSS (Decision Support Systeq) -- представляют собой другой тип информационных систем, в которых с помощью довольно сложных запросов производится отбор и анализ данных в различных разрезах: временных, географических и по другим показателям.

Обширный класс информационно-справочных систем основан на гипертекстовых документах и мультимедиа. Наибольшее развитие такие информационные системы получили в сети Интернет.

Класс офисных информационных систем нацелен на перевод бумажных документов в электронный вид, автоматизацию делопроизводства и управление документооборотом.

Классификация по способу организации

По способу организации групповые и корпоративные информационные системы подразделяются на следующие классы:

· системы на основе архитектуры файл-сервер;

· системы на основе архитектуры клиент-сервер;

· системы на основе многоуровневой архитектуры;

· системы на основе Интернет/интранет - технологий.

В любой информационной системе можно выделить необходимые функциональные компоненты, которые помогают понять ограничения различных архитектур информационных систем.

Архитектура файл-сервер только извлекает данные из файлов так, что дополнительные пользователи и приложения добавляют лишь незначительную нагрузку на центральный процессор. Каждый новый клиент добавляет вычислительную мощность к сети.

Архитектура клиент-сервер предназначена для разрешения проблем файл-серверных приложений путем разделения компонентов приложения и размещения их там, где они будут функционировать наиболее эффективно. Особенностью архитектуры клиент-сервер является использование выделенных серверов баз данных, понимающих запросы на языке структурированных запросов SQL (Structured Query Language) и выполняющих поиск, сортировку и агрегирование информации.

В настоящее время архитектура клиент-сервер получила признание и широкое распространение как способ организации приложений для рабочих групп и информационных систем корпоративного уровня. Подобная организация работы повышает эффективность выполнения приложений за счет использования возможностей сервера БД, разгрузки сети и обеспечения контроля целостности данных.

Многоуровневая архитектура стала развитием архитектуры клиент-сервер и в своей классической форме состоит из трех уровней:

· нижний уровень представляет собой приложения клиентов, имеющие программный интерфейс для вызова приложения на среднем уровне;

· средний уровень представляет собой сервер приложений;

· верхний уровень представляет собой удаленный специализированный сервер базы данных.

Трехуровневая архитектура позволяет еще больше сбалансировать нагрузку на разные узлы и сеть, а также способствует специализации инструментов для разработки приложений и устраняет недостатки двухуровневой модели клиент-сервер.

В развитии технологии Интернет/интранет основной акцент пока что делается на разработке инструментальных программных средств. В то же время наблюдается отсутствие развитых средств разработки приложений, работающих с базами данных. Компромиссным решением для создания удобных и простых в использовании и сопровождении информационных систем, эффективно работающих с базами данных, стало объединение Интернет/интранет-технологии с многоуровневой архитектурой. При этом структура информационного приложения приобретает следующий вид: браузер -- сервер приложений -- сервер баз данных -- сервер динамических страниц -- web-сервер.

По характеру хранимой информации БД делятся на фактографические и документальные. Если проводить аналогию с описанными выше примерами информационных хранилищ, то фактографические БД -- это картотеки, а документальные -- это архивы. В фактографических БД хранится краткая информация в строго определенном формате. В документальных БД -- всевозможные документы. Причем это могут быть не только текстовые документы, но и графика, видео и звук (мультимедиа).

Автоматизированная система управления (АСУ) - это комплекс технических и программных средств, совместно с организационными структурами (отдельными людьми пли коллективом), обеспечивающий управление объектом (комплексом) в производственной, научной или общественной среде.

Выделяют информационные системы управления образования (Например, кадры, абитуриент, студент, библиотечные программы). Автоматизированные системы для научных исследований (АСНИ), представляющие собой программно-аппаратные комплексы, обрабатывающие данные, поступающие от различного рода экспериментальных установок и измерительных приборов, и на основе их анализа облегчающие обнаружение новых эффектов и закономерностей. Системы автоматизированного проектирования и геоинформационные системы.

Систему искусственного интеллекта, построенную на основе высококачественных специальных знании о некоторой предметной области (полученных от экспертов - специалистов этой области), называют экспертной системой. Экспертные системы - один из немногих видов систем искусственного интеллекта - получили широкое распространение, и нашли практическое применение. Существуют экспертные системы по военному делу, геологии, инженерному делу, информатике, космической технике, математике, медицине, метеорологии, промышленности, сельскому хозяйству, управлению, физике, химии, электронике, юриспруденции и т.д. И только то, что экспертные системы остаются весьма сложными, дорогими, а главное, узкоспециализированными программами, сдерживает их еще более широкое распространение.

Экспертные системы (ЭС) - это компьютерные программы, созданные для выполнения тех видов деятельности, которые под силу человеку-эксперту. Они работают таким образом, что имитируют образ действий человека-эксперта, и существенно отличаются от точных, хорошо аргументированных алгоритмов и не похожи на математические процедуры большинства традиционных разработок.

На микроуровне различают следующие три вида ИС:

1. Плановые ИС - создаются на административном уровне управления для принятия долгосрочных решений: создание и оптимизация звеньев логистической цепи; планирование производства; общее управление запасами; управление резервами и др.

2. Диспозитивные, или диспетчерские ИС - создаются на уровне управления складом или цехом для обеспечения отлаженной работы ЛС, для принятия решений на среднесрочную и долгосрочную перспективы: распоряжение внутрискладским или внутризаводским транспортом; отбор грузов по заказам и их комплектование; учет отправляемых грузов; детальное управление запасами.

3. Исполнительные ИС - создаются на уровне административного или оперативного управления для исполнения повседневных дел в режиме реального времени: контроль МП; оперативное управление обслуживанием производства; управление перемещениями и т.п.

В плановых информационных системах решаются задачи, связывающие ЛС с совокупным МП. При этом осуществляется сквозное планирование в цепи «сбыт-производство-снабжение», что позволяет создать эффективную систему организации производства, построенную на требованиях рынка, с выдачей необходимых требований в систему материально-технического обеспечения предприятия. Этим плановые системы как бы «ввязывают» логистическую систему во внешнюю среду, в совокупный материальный поток.

Диспозитивные и исполнительные системы детализируют намеченные планы и обеспечивают их выполнение на отдельных производственных участках, в складах, а также на конкретных рабочих местах.

Вертикальная и горизонтальная интеграция информационных систем

В соответствии с концепцией логистики информационные системы, относящиеся к различным группам, интегрируются в единую ИС. Различают вертикальную и горизонтальную интеграцию. Вертикальной интеграцией считается связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных информационных потоков.

Горизонтальной интеграцией считается связь между отдельными комплексами задач в диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.

1.2 Технология управления предприятием

Разработка технологии управления - представляет собой процесс проектирования взаимодействия внутренней среды предприятия с внешней средой для получения добавленной стоимости.

Технология управления определяет уровень взаимодействия и быстроту реагирования предприятия на изменения в окружающей среде.

Для адекватного понимания технологии управления обратимся к механистическому толкованию сложной системы - человеку:

технология управления - это скелет предприятия;

система управления - мозг предприятия;

оборудование - мышцы предприятия;

материально-информационные потоки - кровеносные сосуды предприятия;

финансовые потоки - кровь предприятия;

персонал - сердце предприятия;

товар (услуга) - продукт жизнедеятельности предприятия;

прибыль - удовлетворенность предприятия.

Главное, что отметим - технология управления является одним из ключевых элементов сложной системы, которая определяет размер и возможности предприятия по генерации прибыли.

При разработке технологии управления используются методы теории решения изобретательских задач, а сама процедура состоит в последовательном итерационном процессе поиска, анализа и синтеза необходимых "костных тканей" организации из множества существующих техник, технологий и моделей

1.3 Системы поддержки принятия решений (BSS)

Остановимся подробнее на одной из типов информационных систем.

Системма поддемржки принямтия решемний (СППР) (англ. Decision Support System, DSS) -- компьютерная автоматизированная система, целью которой является помощь людям, принимающим решение в сложных условиях для полного и объективного анализа предметной деятельности. СППР возникли в результате слияния управленческих информационных систем и систем управления базами данных.

Для анализа и выработок предложений в СППР используются разные методы. Это могут быть: информационный поиск, интеллектуальный анализ данных, поиск знаний в базах данных, рассуждение на основе прецедентов, имитационное моделирование, эволюционные вычисления и генетические алгоритмы, нейронные сети, ситуационный анализ, когнитивное моделирование и др. Некоторые из этих методов были разработаны в рамках искусственного интеллекта. Если в основе работы СППР лежат методы искусственного интеллекта, то говорят об интеллектуальной СППР, или ИСППР.

Современные системы поддержки принятия решения (СППР) представляют собой системы, максимально приспособленные к решению задач повседневной управленческой деятельности, являются инструментом, призванным оказать помощь лицам, принимающим решения (ЛПР). С помощью СППР может производиться выбор решений некоторых неструктурированных и слабоструктурированных задач, в том числе и многокритериальных.

СППР, как правило, являются результатом мультидисциплинарного исследования, включающего теории баз данных, искусственного интеллекта, интерактивных компьютерных систем, методов имитационного моделирования.

В настоящее время нет общепринятого определения СППР, поскольку конструкция СППР существенно зависит от вида задач, для решения которых она разрабатывается, от доступных данных, информации и знаний, а также от пользователей системы. Можно привести, тем не менее, некоторые элементы и характеристики, общепризнанные, как части СППР:

СППР -- в большинстве случаев -- это интерактивная автоматизированная система, которая помогает пользователю (ЛПР) использовать данные и модели для идентификации и решения задач и принятия решений. Система должна обладать возможностью работать с интерактивными запросами с достаточно простым для изучения языком запросов.

СППР обладает следующими четырьмя основными характеристиками:

СППР использует и данные, и модели;

СППР предназначены для помощи менеджерам в принятии решений для слабоструктурированных и неструктурированных задач;

Они поддерживают, а не заменяют, выработку решений менеджерами;

Цель СППР -- улучшение эффективности решений.

Список характеристик идеальной СППР (которая имеет мало общих элементов с определением, приведенным выше). Идеальная СППР:

оперирует со слабоструктурированными решениями;

предназначена для ЛПР различного уровня;

может быть адаптирована для группового и индивидуального использования;

поддерживает как взаимозависимые, так и последовательные решения;

поддерживает 3 фазы процесса решения: интеллектуальную часть, проектирование и выбор;

поддерживает разнообразные стили и методы решения, что может быть полезно при решении задачи группой ЛПР;

является гибкой и адаптируется к изменениям как организации, так и ее окружения;

проста в использовании и модификации;

улучшает эффективность процесса принятия решений;

позволяет человеку управлять процессом принятия решений с помощью компьютера, а не наоборот;

поддерживает эволюционное использование и легко адаптируется к изменяющимся требованиям;

может быть легко построена, если может быть сформулирована логика конструкции СППР;

поддерживает моделирование;

позволяет использовать знания.

1.4 Экспертные системы (ES)

Систему искусственного интеллекта, построенную на основе высококачественных специальных знании о некоторой предметной области (полученных от экспертов - специалистов этой области), называют экспертной системой. Экспертные системы - один из немногих видов систем искусственного интеллекта получили широкое распространение и практическое применение. Существуют экспертные системы по военному делу, геологии, инженерному делу, информатике, космической технике, математике, медицине, метеорологии, промышленности, сельскому хозяйству, управлению, физике, химии, электронике, юриспруденции и т.д. И только то, что экспертные системы остаются весьма сложными, дорогими, а главное, узкоспециализированными программами, сдерживает их еще более широкое распространение.

От других программ экспертные системы отличаются по следующим признакам:

компетентность - в конкретной предметной области экспертная система должна достигать того же уровня, что и эксперты - люди, при этом она должна пользоваться теми же эвристическими приемами, также глубоко и широко отражать предметную область;

символьные рассуждения - знания, на которых основана экспертная система, представляют в символьном виде понятия реального мира, рассуждения также происходят в виде преобразований символьных наборов;

глубина - экспертиза должна решать глубокие, нетривиальные задачи, отличающиеся сложностью либо в плане сложности знаний, которые экспертная система использует, либо в плане их обилия, это не позволяет использовать полный перебор вариантов как метод решения задачи и заставляет прибегать к эвристическим, творческим, неформальным методам;

самосознание - экспертная система должна включать в себя механизм объяснения того, каким образом она приходит к решению задачи.

Экспертные системы, выполняющие интерпретацию, как правило, используют информацию от датчиков для описания ситуации. Например, это может быть интерпретация показаний измерительных приборов на химическом заводе для определения состояния процесса. Интерпретирующие системы имеют дело не с четкими символьными представлениями проблемной ситуации, а непосредственно с реальными данными. Они сталкиваются с затруднениями, которых нет у систем других типов, потому что им приходится обрабатывать информацию зашумленную, недостаточную, неполную, ненадежную или ошибочную. Им необходимы специальные методы регистрации характеристик непрерывных потоков данных, сигналов пли изображений и методы их символьного представления.

Интерпретирующие экспертные системы могут обрабатывать разнообразные виды данных. Например, системы анализа сцен и распознавания речи, используя естественную информацию (в одном случае визуальные образы), анализируют их характеристики и понимают их смысл. Интерпретация в области химии использует данные дифракции спектрального анализа или ядерного магнитного резонанса для определения структуры веществ. Интерпретирующая система в геологии используетa зондирование - измерение проводимости горных пород, чтобы определить подповерхностные геологические структуры интерпретирующие системы используют показания (например, значения температуры, пульса, кровяного давления), диагноз или тяжесть заболевания. Наконец, в военном деле системы используют данные от радаров, радиосвязи и сонарных устройств оценить ситуацию и идентифицировать цели.

Экспертные системы, осуществляющие прогноз, определяют вероятностные условия заданных ситуаций. Примерами служат прогноз ущерба урожаю от вида вредных насекомых, оценивание спроса на нефть на мировом рынке прогнозирование места возникновения следующего вооруженного конфликта по данным разведки. Системы прогнозирования иногда используют моделирование, т.е. программы, которые отражают взаимосвязи в реальном мире, чтобы сгенерировать ситуации, которые могут возникнуть при тех или иных входных данных.

Экспертные системы выполняют Диагностирование, используя описания ситуации, поведения или знания о конструкции компонентов, чтобы установить вероятные причины неправильно функционирования диагностируемой системы. Примерами служат определение причин заболевания по симптомам, наблюдаемым у пациентов; локализация неисправностей в электронных схемах и определение неисправных компонентов в системе охлаждения ядерных реакторов. Диагностические системы часто являются консультантами, которые не только ставят диагноз, но и помогают в отладке. Они могут взаимодействовать с пользователем, чтобы оказать помощь при поиске неисправностей, а затем предложить порядок действий по их устранению. Медицина представляется вполне естественной областью для диагностирования, и действительно, в медицинской области было разработано больше диагностических систем, чем в любой другой отдельно взятой предметной области. Однако в настоящее время многие диагностические системы разрабатываются для приложений к инженерному делу и компьютерным системам.

Экспертные системы, выполняющие проектирование, разрабатывают конфигурации объектов с учетом набора ограничений, присущих проблеме. Примерами могут служить генная инженерия, разработка СБИС и синтез сложных органических молекул.

Экспертные системы, занятые планированием, проектируют действия; они определяют полную последовательность действий, прежде чем начнется их выполнение. Примерами могут служить создание плана применения последовательности химических реакций к группам атомов с целью синтеза сложных органических соединений или создание плана воздушного нападения, рассчитанного на несколько дней, с целью нейтрализации определенного фактора боеспособности врага.

Экспертные системы, выполняющие наблюдение, сравнивают действительное поведение с ожидаемым поведением системы. Примерами могут служить слежение за показаниями измерительных приборов в ядерных реакторах с целью обнаружения аварийных ситуаций или оценка данных мониторинга больных, помещенных в блоки интенсивной терапии. Наблюдающие экспертные системы подыскивают наблюдаемое поведение, которое подтверждает их ожидания относительно нормального поведения или их предположения о возможных отклонениях. Наблюдающие экспертные системы по самой своей природе должны работать в режиме реального времени и осуществлять зависящую как от времени, так и от контекста интерпретацию поведения наблюдаемого объекта.

Экспертные системы, выполняющие обучение, подвергают диагностике, «отладке» и исправлению (коррекции) поведение обучаемого. В качестве примеров приведем обучение студентов отысканию неисправностей в электрических цепях, обучение военных моряков обращению с двигателем на корабле и обучение студентов-медиков выбору антимикробной терапии. Обучающие системы создают модель того, что обучающийся знает и как он эти знания применяет к решению проблемы. Системы диагностируют и указывают обучающемуся его ошибки, анализируя модель и строя планы исправлений указанных ошибок. Они исправляют поведение обучающихся, выполняя эти планы с помощью непосредственных указаний обучающимся.

Экспертные системы, осуществляющие управление, адаптивно руководят поведением системы в целом. Примером служит управление производством и распределением компьютерных систем. Управляющие экспертные системы должны включать наблюдающие компоненты, чтобы отслеживать поведение объекта на протяжении времени, но они могут нуждаться и в других компонентах для выполнения любых пли всех из уже рассмотренных типов задач: интерпретации, прогнозирования, диагностики, проектирования, планирования, отладки, ремонта и обучения. Типичная комбинация задач состоит из наблюдения, диагностики, отладки, планирования и прогноза.

1.5 Нейронные сети (NN)

Идея создания искусственного подобия человеческого разума для моделирования мыслительной способности известна с древнейших времен. В XIV в. пытались создать машину для решения различных задач на основе всеобщей классификации понятий. Однако развитие искусственного интеллекта как научного направления стало возможным только после создания ЭВМ. В 40-х гг. ХХ в. Н.Винер создал свои основополагающие работы по новой науке - кибернетике.

Термин искусственный интеллект (artificial intelligence) предложен в США в 1956 г. Как отрасль науки искусственный интеллект сразу же разделился на два основных направления: нейрокибернетику и кибернетику "черного ящика". Сейчас наметилась тенденция к объединению этих частей вновь в единое целое.

Основная идея нейрокибернетики: "мыслящее" устройство должно каким-то образом воспроизводить структуру человеческого мозга. Физиологами установлено, что основой человеческого мозга является большое количество (до 10 в 21 степени) связанных между собой и взаимодействующих нервных клеток - нейронов. Поэтому усилия нейрокибернетики были сосредоточены на создании элементов, аналогичным нейронам, и их объединении в функционирующие системы. Их принято называть нейронными сетями или нейросетями.

Рис. 1.1 - Схема простой нейросети. Зеленым обозначены входные элементы, жёлтым -- выходной элемент

Нейронные сети вошли в практику везде, где нужно решать задачи прогнозирования, классификации или управления. Такой впечатляющий успех определяется несколькими причинами:

Богатые возможности. Нейронные сети - исключительно мощный метод моделирования, позволяющий воспроизводить чрезвычайно сложные зависимости. В частности, нейронные сети нелинейны по свой природе (смысл этого понятия подробно разъясняется далее в этой главе). На протяжение многих лет линейное моделирование было основным методом моделирования в большинстве областей, поскольку для него хорошо разработаны процедуры оптимизации. В задачах, где линейная аппроксимация неудовлетворительна (а таких достаточно много), линейные модели работают плохо. Кроме того, нейронные сети справляются с "проклятием размерности", которое не позволяет моделировать линейные зависимости в случае большого числа переменных

Простота в использовании. Нейронные сети учатся на примерах. Пользователь нейронной сети подбирает представительные данные, а затем запускает алгоритм обучения, который автоматически воспринимает структуру данных. При этом от пользователя, конечно, требуется какой-то набор эвристических знаний о том, как следует отбирать и подготавливать данные, выбирать нужную архитектуру сети и интерпретировать результаты, однако уровень знаний, необходимый для успешного применения нейронных сетей, гораздо скромнее, чем, например, при использовании традиционных методов статистики.

Нейронные сети привлекательны с интуитивной точки зрения, ибо они основаны на примитивной биологической модели нервных систем. В будущем развитие таких нейро-биологических моделей может привести к созданию действительно мыслящих компьютеров. Между тем уже "простые" нейронные сети, которые строит система ST Neural Networks , являются мощным оружием в арсенале специалиста по прикладной статистике.

Мозг состоит из очень большого числа (приблизительно 10,000,000,000) нейронов, соединенных многочисленными связями (в среднем несколько тысяч связей на один нейрон, однако это число может сильно колебаться). Нейроны - это специальная клетки, способные распространять электрохимические сигналы. Нейрон имеет разветвленную структуру ввода информации (дендриты), ядро и разветвляющийся выход (аксон). Аксоны клетки соединяются с дендритами других клеток с помощью синапсов. При активации нейрон посылает электрохимический сигнал по своему аксону. Через синапсы этот сигнал достигает других нейронов, которые могут в свою очередь активироваться. Нейрон активируется тогда, когда суммарный уровень сигналов, пришедших в его ядро из дендритов, превысит определенный уровень (порог активации).

Интенсивность сигнала, получаемого нейроном (а следовательно и возможность его активации), сильно зависит от активности синапсов. Каждый синапс имеет протяженность, и специальные химические вещества передают сигнал вдоль него. Один из самых авторитетных исследователей нейросистем, Дональд Хебб, высказал постулат, что обучение заключается в первую очередь в изменениях "силы" синаптических связей. Например, в классическом опыте Павлова, каждый раз непосредственно перед кормлением собаки звонил колокольчик, и собака быстро научилась связывать звонок колокольчика с пищей. Синаптические связи между участками коры головного мозга, ответственными за слух, и слюнными железами усилились, и при возбуждении коры звуком колокольчика у собаки начиналось слюноотделение.

Таким образом, будучи построен из очень большого числа совсем простых элементов (каждый из которых берет взвешенную сумму входных сигналов и в случае, если суммарный вход превышает определенный уровень, передает дальше двоичный сигнал), мозг способен решать чрезвычайно сложные задачи. Разумеется, мы не затронули здесь многих сложных аспектов устройства мозга, однако интересно то, что искусственные нейронные сети способны достичь замечательных результатов, используя модель, которая ненамного сложнее, чем описанная выше.

2. Оценка финансового состояния предприятия и анализ состояния уровня информатизации системы управления на примере ЗАО «Минский завод виноградных вин»

2.1 Анализ показателей финансовой независимости предприятия

корпоративный финансовый управление ликвидность

Финансовое состояние субъектов хозяйствования, его устойчивость во многом зависит:

1) от оптимальности структуры источников капитала (соотношение собственных и заемных средств);

2) от оптимальности структура активов предприятия (состояния основного и оборотного капитала).

Важными показателями, характеризующими устойчивость предприятия, являются:

Коэффициент финансовой независимости характеризующий, сколько собственного капитала приходится на 100 рублей активов предприятия или какой удельный вес собственного капитала в общей величине всех источников:

Изменение 9,68% - 3,54% =6,14 %

Коэффициент финансовой зависимости характеризующий, сколько заемных средств приходится на 100 рублей всех источников.

Доля долгосрочных заемных источников в общей величине (степень задолженности по долгосрочным обязательствам показывает, сколько долгосрочных обязательств приходится на 100 рублей активов).

В связи с тем, что IV раздел баланса и на начала и на конец года равен нулю, то можно сделать вывод, что задолженности по долгосрочным обязательствам завод не имеет. Доля краткосрочных заемных источников (степень задолженности по краткосрочным кредитам, займам и кредиторской задолженности показывает, сколько краткосрочных обязательств приходится на 100 рублей активов).

- (удельный вес на начало года)

- (удельный вес на конец года)

Изменение 90,32% - 96,46% = -6,14 %

Соотношение собственного капитала и заемных источников характеризует соотношение собственного капитала и заемных источников:

Изменение 10,71% - 3,67% = 7,04 %

Соотношение заемных источников средств и собственного капитала характеризует, сколько заемных средств приходится на 100 рублей собственного капитала:

На основе баланса ЗАО «Минского завода виноградных вин» на 01 января 2009 год анализ показателей приведен в ПРИЛОЖЕНИИ 1.

Как мы видим, доля собственных источников средств (собственного капитала) на начало и на конец года составляет 3,54% и 9,68% соответственно, заемных 96,46: и 90,32%. На начало года все источники средств превышали собственные на 526 048 тысяч рублей (545 380 тыс. руб. - 19 332 тыс. руб.), на конец - на 1 279 634 тысяч рублей (1 416 731 тыс. руб. - 137 097 тыс. руб.), т. е. заемные составили 526 048 тысяч рублей и 1 279 634 тысяч рублей соответственно.

Вывод: в течении года собственный капитал ЗАО «Минский завод виноградных вин» возрос на 753 586 тысяч рублей (1 279 634 тыс. руб. - 526 048 тыс. руб.)

Оценка изменений, которые произошли в структуре капитала, может быть разной с позиции инвесторов и предприятия. Для банков и прочих кредиторов более надежна ситуация, если доля собственного капитала у клиентов более высокая. Это исключает финансовый риск.

Предприятия же, как правило, заинтересованы в привлечении заемных средств по двум причинам:

1) проценты по обслуживанию заемного капитала рассматриваются как расходы и не включаются в налогооблагаемую прибыль;

2) расходы на выплату процентов обычно ниже прибыли, полученной от использования заемных средств в обороте предприятия, в результате чего повышается рентабельность собственного капитала.

Коэффициент финансовой независимости на начало года 3,54%

Коэффициент финансовой независимости на конец года 9,68%

Удельный вес собственного капитала на начало года в общей величине источников средств на конец года = 1,36% (19 332 тыс. руб. / 1 416 731 тыс. руб.) * 100.

Влияние изменения всех источников средств составило (1,36 % - 3,54 %) = -2,18%, изменение величины собственного капитала (9,68% - 1,36%) = 8,32 %.

Итого за счет двух факторов: 8,32% + (-2,18%) = 6,14 %

Несмотря на то, что доля основного капитала низкая финансовая независимость предприятия высока. Это обусловлено тем, что собственный капитал как основной источник средств формируется в основном за счет статьи «Нераспределенная прибыль отчетного года», удельный вес которой в составе собственного капитала на конец года составила 85,90%. Доля уставного фонда (капитала), как источника собственного капитала, составила на конец года всего 5,69%.

Высокая финансовая независимость предприятия объясняется и большим удельным весом кредиторской задолженности в общей величине всех источников средств. На начало года удельный вес кредиторской задолженности составил 96,46%, на конец года 90,32%

2.2 Анализ показателей ликвидности активов завода

Ликвидность предприятия - это более общее понятие, чем ликвидность баланса. Ликвидность баланса предполагает изыскание платежных средств за счет внутренних источников (реализация активов), а также за счет заемных средств со стороны, если у предприятия имеется соответствующий имидж в деловом мире.

Анализ ликвидности баланса заключается в сравнении средств по активу, сгруппированных по степени убывающей ликвидности, с краткосрочными обязательствами по пассиву, которые группируются по степени срочности их погашения.

Группировка текущих активов по степени ликвидности:

I группа () - абсолютно ликвидные активы. (Денежные средства, краткосрочные финансовые обязательства)

II группа () - быстро реализуемые активы. (Готовая продукция, товары отгруженные).

III группа () - медленно реализуемые активы (Дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются через 12 месяцев, производственные запасы, незавершенное производство, расходы будущих периодов).

IV группа () - труднореализуемые активы. (Основные средства, нематериальные активы, долгосрочные финансовые вложения, незавершенное строительство).

Соответственно на четыре группы разбиваются обязательства предприятия:

Наиболее срочные обязательства (кредиторская задолженность и кредиты банка, сроки возврата которых наступили);

Среднесрочные обязательства (краткосрочные кредиты банка);

Долгосрочные кредиты банка и займы;

Собственный (акционерный) капитал, находящийся постоянно в распоряжении предприятия.

Баланс считается абсолютно ликвидным, если:

ЛИКВИДНОСТЬ - это способность активов предприятий, фирм, банков легко обращаться в денежные средства для своевременного погашения обязательств.

Ликвидность предприятия изучается прежде всего во взаимосвязи оборотных активов с краткосрочными обязательствами путем сравнения раздела II актива за вычетом МБП по остаточной стоимости и расходов будущих периодов с разделом V пассива баланса:

Коэффициенты ликвидности предназначены для характеристики мобильности оборотных активов. Для этого обычно используются три коэффициента ликвидности:

Коэффициент текущей ликвидности или стартовый коэффициент ликвидности. Он определяется как отношение оборотных активов к краткосрочным обязательствам.

0,67 - это коэффициент текущей ликвидности на начало года.

0,84 - это коэффициент текущей ликвидности на конец года.

Коэффициент показывает, что оборотные активы могут быть конвертированы в наличные деньги для уплаты по обязательствам. При расчете текущего коэффициента ликвидности на ЗАО «Минский завод виноградных вин»и на начала и на конец года коэффициенты получились меньше единицы. Это говорит о том, что завод может иметь проблемы с оплатой по обязательствам, что все оборотные активы свободно не могут быть конвертируемые в наличные деньги для уплаты обязательств. Это объясняется тем, что удельный вес сырья, материалов и других ценностей составляет на начало года 34,11% и на конец года 29,71%, а удельный вес готовой продукции составляет на начало года 15,72% и на конец года 9,46%.

Анализируя показатель текущей ликвидности по данным баланса можно сделать вывод, что способность превращать оборотные активы в наличные деньги составляет 67% на начало года и 84% на конец года.

Недостаток стартового коэффициента ликвидности заключается в том, что допускается условие, при котором все оборотные активы могут быть быстро переведены в наличные деньги.

Коэффициент абсолютной ликвидности. Он фокусирует внимание на проблеме, что запасы легко не превращаются в немедленные наличные деньги. Как в данном примере, в состав сырья и материалов входят: виноматериал, пробка корковая, гофрокороб, этикетки, разные пищевые добавки и другие материалы, которые являются специфичными и покупателя найти на рынке РБ достаточно сложно. Коэффициент рассчитывается как отношение денежных средств и легко реализуемые краткосрочные ценные бумаги к краткосрочным обязательствам

Это коэффициент абсолютной ликвидности на начало года.

Это коэффициент абсолютной ликвидности на конец года.

Анализируя показатель абсолютной ликвидности по данным баланса можно сделать вывод, что способность превращения оборотных активов в наличные денежные средства составила 1% на начало года и 4% на конец года.

Запасы не могут легко превращаться в наличные деньги, поэтому обобщающий коэффициент ликвидности, характеризующий низкий уровень превращения активов завода в наличные деньги подтверждается коэффициентом абсолютной ликвидности. Коэффициент абсолютной ликвидности указывает на плохую мобильность оборотных средств.

Коэффициент покрытия материальными оборотными средствами краткосрочных обязательств. Он определяется по формуле:

0,34 - это коэффициент покрытия материальными оборотными средствами краткосрочных обязательств на начало года.

0,33 - это коэффициент покрытия материальными оборотными средствами краткосрочных обязательств на конец года.

Судя по коэффициенту ликвидности запасов, который составил 0,34 на начало года и на конец года 0,33, завод является неплатежеспособным. Но будут ли реализованы запасы для текущих платежей? Это очень сомнительно. При реализации запасов будет нарушен производственный цикл и в результате это может привести к банкротству завода.

Более правильно характеризует ликвидность активов предприятия соотношение денежных средств и краткосрочных обязательств:

Если соизмерять отток денежных средств только краткосрочными обязательствами, то критерий ликвидности по приведенному балансу составит:

На начало года:

На конец года:

Из расчетов следует, что завод на начало года может обеспечить платежи на 1%, а на конец года - 4%. Поступят ли деньги от дебиторов, можно выяснить, но 100%-й гарантии нет.

2.3 Анализ платежеспособности предприятия

Одним из показателей, характеризующих финансовую устойчивость предприятия, является его платежеспособность, т.е. возможность наличными денежными ресурсами своевременно погашать свои платежные обязательства. Платежеспособность является внешним проявлением финансового состояния предприятия, его устойчивости.

Анализ структуры и наличия денежных средств (остаток + поступления) их оттока (потребления) по отчету за год и по плану проводится в соответствии с ПРИЛОЖЕНИЕМ 2

Как видно из ПРИЛОЖЕНИЯ 2, наибольший удельный вес в составе поступления денежных средств составляет выручка от реализации продукции. Отрицательным в работе завода является тот факт, что удельный вес выручки от реализации продукции в общей сумме поступления средств фактически уменьшился против планируемого на -- 0,06 % (91,7 -- 91,64).

Наибольший удельный вес в оттоке денежных средств перечисления бюджет (8,5 % и 6,27 %).

Коэффициент общей платежеспособности составил:

по отчету

Это означает, что предприятие планируемый отток денежных средств обеспечило их поступлением.

2.4 Анализ состояния уровня информатизации системы управления на ЗАО «Минский завод виноградных вин»

Проведенные выше исследования источников формирования финансовых ресурсов предприятия и факторов влияющих на них, позволяют сделать вывод, что одним из важнейших факторов (в условиях рынка), позволяющим обеспечить получение максимальной прибыли, является оперативное управление, учет, контроль всем предприятием и обеспечение максимальной реализации продукции при минимизации ее себестоимости, т. е. в идеале каждый сотрудник современного предприятия должен иметь возможность быстрого доступа к информации. Для этого и предназначены информационные системы. С другой стороны, чтобы выдержать конкурентную борьбу, организациям приходится постоянно оптимизировать методы ведения бизнеса в соответствии с текущей рыночной ситуацией, требованиями заказчиков и поставщиков. В этом ключевую роль играют информационные системы, которые помогают в управлении бизнес-процессами и поддерживают принятие решений. Проанализируем автоматизированную информационную систему, функционирующую на предприятии.

Подобные документы

Роль информационных систем и технологий в управлении предприятием, классификация их видов. Особенности и проблемы применения информационных технологий в организациях различного типа. Виды информационных технологий, используемых в кадровом менеджменте.

курсовая работа , добавлен 23.12.2012


Значение информационных технологий в управлении предприятием. Характеристика систем автоматизации управления предприятием. Организационная структура ООО "Четыре сезона". Краткий обзор существующих систем. Выбор и эксплуатация информационной системы.

курсовая работа , добавлен 11.01.2011


Информационные технологии и информационные системы в экономике и управлении. Внутрифирменная информационная система поддержки управленческих решений. Комплекс прикладных программ для решения задач информационного менеджмента и кодирование информации.

курсовая работа , добавлен 20.05.2009


Структура системы организационного управления предприятием. Информация, используемая в управлении. Технология работы с документами. Защита данных автоматизированных информационных технологий. Инновационные направления развития информационных систем.

презентация , добавлен 17.02.2012


Понятие информационных технологий в управлении - совокупности информации, экономико-математических методов, технических, программных, других технологических средств, предназначенной для сбора, обработки информации и для принятия управленческих решений.

контрольная работа , добавлен 03.12.2010


Классификация информационных систем в управлении. Связь между управлением и информацией. Структура и пути совершенствования системы с управлением. Модель принятия решений Г. Саймона. Сущность, компоненты и виды систем поддержки принятия решений.

реферат , добавлен 19.05.2010


Автоматизированные информационные технологии, применяемые в управлении организацией. Формирование системы поддержки принятия решений. Критерии оценки эффективности создания на предприятии информационной системы. Критерии выбора информационной системы.

дипломная работа , добавлен 29.06.2010


Анализ некоторых информационных технологий поддержки принятия управленческих решений. OLAP (Online Analytical Processing) - удобный инструмент анализа. Продукты Peoplesoft EPM. Программное средство для бюджетирования. Децентрализованное планирование.

реферат , добавлен 14.06.2010


Понятие и классификация информационных технологий управления. Значение использования информационных систем для обеспечения эффективного управления предприятием. Использование информационных технологий в управлении "Росинтер ресторантс холдинг".

курсовая работа , добавлен 22.01.2015


Исследование особенностей информационной технологии в организациях различного типа. Информационные связи в корпоративных системах. Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений. Методы сбора, передачи и обработки информации.

· 3.5. Информационные технологии и системы управления

Качество управления определяется заданным критерием, правилами принятия решения и используемой информацией. То или иное состояние, в которое переходит предприятие при осуществлении своей деятельности на рынке, ставит перед менеджером соответствующие задачи и требует от него принятия адекватных решений. Эти решения могут касаться как изменения целей, стоящих перед организацией, так и способов их достижения. Это вызвано тем, что предприятие подвержено воздействию со стороны окружающей его среды, и вынуждено адаптироваться к ней с помощью обратных связей. Поэтому всякое управленческое решение есть результат отработки менеджером воздействий обратной связи. Принятие решений осуществляется, в основном, уполномоченными на это менеджерами, на основании анализа информации. Поэтому в основе управленческих технологий лежат процессы обработки информации (информационные технологии), и строящиеся на их основе процедуры принятия решений.

Информационные технологии управления

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с обработкой информации для принятия тех или иных управленческих решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при малой структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

В большинстве случаев ИТ управления направлена на создание отчетов различных видов.

Виды отчетов

· регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ выполнения производственного плана.

· специальные отчеты создаются по специальным запросам менеджеров или когда на предприятии произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

Формы отчетов

· суммирующие отчеты - данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям;

· сравнительные отчеты - содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения;

· чрезвычайные отчеты - содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации управления по отклонениям, которое предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования.

Требования к отчетам

· отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

· сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

· все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

· в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рисунке.

· входная информация поступает из систем операционного уровня

· выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде

· содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

· данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

· планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

Информационные системы управления (ИСУ)

ИС управления (ИСУ) – это особый класс аналитических систем, представляющих собой конечные решения для управленцев и аналитиков. Исторически сложилось так, что технологическая основа реализации таких систем существенно различается. Одни из них построены на современных аналитических инструментах, другие - с применением базовых информационных технологий. ИСУ подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подразделений или уровней управления предприятием. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном: будущем. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Чтобы легче ориентироваться в этих системах вводится 3 классификации

Классификация

· по виду решаемой задачи,

· по масштабу решаемой задачи,

· по технологическому построению.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

Задачи обработки данных

· оценка планируемого состояния объекта управления;

· оценка отклонений от планируемого состояния;

· выявление причин отклонений;

· анализ возможных решений и действий.

Информационная автоматизированная система управления (ИАСУ)

ИАСУ - это многоуровневые иерархические автоматизированные системы, которые обеспечивают комплексную автоматизацию управления на всех уровнях и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Предназначена для обеспечения эффективного функционирования управляемого объекта (системы) путем автоматизированного выполнения заданных функций. Степень автоматизации функций управления определяется производственной необходимостью и возможностями формализации процесса управления. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т. д.

Основными классификационными признаками, определяющими вид ИАСУ, являются:

· сфера функционирования объекта - промышленность, строительство, транспорт, сельское хозяйство, непромышленная сфера и т.д.;

· вид управляемого процесса - технологический, организационный, экономический и др.;

· уровень в системе управления - государственный, отраслевой, промышленное, научное или торгово-производственное объединение, предприятие, производство, цех, участок, технологический агрегат или процесс.

Различают 6 основных типов ИАСУ, тип которых определяется целью, ресурсами, характером использования и предметной областью:

Типы информационных автоматизированных систем управления (ИАСУ)

Диалоговая система обработки запросов

(Transaction Processing System) - для реализации текущих, краткосрочных, тактического характера, часто рутинных и жестко структурируемых и формализуемых процедур, например, обработка накладных, ведомостей, бухгалтерских счетов, складских документов и т.д.

Система информационного обеспечения

(Information Provision System) - для подготовки информационных сообщений краткосрочного (обычно) использования тактического или стратегического характера, например, с использованием данных из базы данных и структурированных, формализованных процедур.

Система поддержки принятия решений

(Decision Support System) - для анализа (моделирования) реальной формализуемой ситуации, в которой менеджер должен принять некоторое решение, возможно, просчитав различные варианты потенциального поведения системы (варьируя параметры системы); такие системы используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического или стратегического характера в автоматизированном режиме.

Интегрированная, программируемая система принятия решения

(Programmed Decision System) , предназначена для автоматического, в соответствии с программно реализованными в системе структурированными и формализованными критериями оценки и отбора (выбора) решений; используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического (стратегического) характера.

Экспертные системы

(Expert System) - информационные консультирующие иили принимающие решения системы, основанные на структурированных, часто плохо формализуемых процедурах, использующих опыт, интуицию т.е. поддерживающие или моделирующие работу экспертов, интеллектуальные особенности; системы используются как в долгосрочном, так и в краткосрочном оперативном прогнозировании, управлении;

Интеллектуальные системы или системы, основанные на знаниях

(Knowleadge Based System) - системы поддержки задач принятия решения в сложных системах, где необходимо использование знаний в достаточно широком диапазоне, особенно, в плохо формализуемых и плохо структурируемых системах, нечетких системах и при нечетких критериях принятия решения; эти системы наиболее эффективны и используемы для сведения проблем долгосрочного, стратегического управления к проблемам тактического и краткосрочного характера, повышения управляемости, особенно, в условиях многокритериальности. В отличие от экспертных систем, в системах основанных на знаниях следует чаще избегать экспертных и эвристических процедур и прибегать к когнитивным процедурам для минимизации риска. Здесь более существенно влияние профессионализма персонала, ибо при разработке таких систем необходимо сотрудничество и взаимопонимание не только разработчиков, но и пользователей, менеджеров, а сам процесс разработки, как правило, происходит итерационно, итерационными улучшениями, постепенным преобразованием (переходом) процедурных знаний (как делать) в непроцедурные, декларативные (что делать).

ИС организационного управления (ИСОУ)

ИС организационного управления , известны также под устаревшим названием «автоматизированные системы организационного управления - АСОУ», уже свыше 20 лет успешно используются в разных областях экономики. За это время их эволюция прошла несколько этапов, начиная от простых систем обработки данных к интегрированным системам, которые построенные на современной аппаратной и программной базе. Перспективные типы ИС построенные на клиент-серверной архитектуре. Они делятся на две основных группы: интегрированные и узкоспециализированные системы.

Корпоративные информационные системы

К первому типу относятся корпоративные информационные системы (КИС), которые интенсивно вытесняют традиционные АСУП в сфере управления производством. Они поддерживают конкретные бизнес-процессы предприятий, выполняя наиболее ответственные функции; складывания и анализ консолидированного баланса и аналитических отчетов, управления финансами и персоналом, себестоимостью и торговыми операциями и т.п., их характерная особенность - способность работать в территориально распределенных структурах. В Украине наибольшего распространения приобрели такие корпоративные информационные системы: система R/3 компании SAP AG, система «ГАЛАКТИКА» одноименной корпорации, «BAAN-IV» американско-голландской компании Baan , SCALA шведской компании Bestlutsmodeller AB, пакет бизнес-прикладных программ Oracle Application американской корпорации Oracle , информационная система АВД украинско-русской фирмы «ИНЭК».

Класс информационных систем второго типа довольно широкий. Сюда можно отнести: информационные системы для автоматизации банковской деятельности, информационные системы в статистике, информационные системы для финансового и бухгалтерского учета (например, ІС, FinExpert , SoNet), информационные системы в маркетинге, информационные системы в инвестиционном менеджменте (например, Project Expert) и др. Следует заметить, что количество разновидностей таких систем постоянно увеличивается, а диапазон функциональных возможностей их расширяется.

Предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые ИС понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся ИС управления, как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.

Основными функциями подобных систем являются : оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и другие экономические и организационные задачи.

Большинство систем такого типа появились на рубеже 90-х годов, когда, с получением большей свободы в ведении бизнеса, предприятия и фирмы стали задумываться о компьютеризации. В силу объективных причин рыночной экономики, первыми смогли выделить необходимые финансовые средства предприятия торговли и сферы услуг. Промышленность значительно отставала из-за более длительного цикла оборачиваемости капитала и многих других причин.

Практически все отечественные ИС начали развиваться как учетные бухгалтерские системы. Многие из них продолжают оставаться чисто учетными, позволяя автоматизировать одну или несколько функций предприятия, но, не давая целостной картины для управления. Автоматизация отдельной функции предприятия, как-то бухгалтерский учет или сбыт готовой продукции, позволяет руководителю среднего звена анализировать результаты своей работы.

Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области.

Рассмотрим, что такое информационные системы и как они связаны с информационными технологиями.

Управление - важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Таблица 1 - Классификация информационных технологий

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ	По способу реализации в ИС	Традиционные
Новые информационные технологии
По степени охвата задач управления	Электронная обработка данных
Автоматизация функций управления
Поддержка принятия решений
Электронный офис
Экспертная поддержка
По классу реализуемых технологических операций	Работа с текстовым редактором
Работа с табличным процессором
Работа с СУБД
Работа с графическими объектами
Мультимедийные системы
Гипертекстовые системы
По типу пользовательского интерфейса	Пакетные
Диалоговые
По способу построения сети	Локальные
Многоуровневые
Распределенные
По обслуживаемым предметным областям	Бухгалтерский учет
Банковская деятельность
Налоговая деятельность
Страховая деятельность

Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или в окружающей среде. Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для пользователей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или в физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую пользователи могут понимать и использовать.

По источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства.

Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно.

Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг -- это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных.

Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие систе6мы необходимы для жизни организации. К информационным технологиям они имеют весьма отдаленное отношение.

Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой - с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них - техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры - только часть информационной системы.

Можно в качестве аналогии привести здания. Здания построены с помощью молотков, гвоздей и дерева, но они сами по себе не делают дом. Архитектура, проект, установка и все решения на пути к созданию элементов - это тоже части дома. Компьютеры и программы - это только инструменты и материалы, но они сами по себе не могут производить нужную для организации информацию. Чтобы представить информационные системы, нужно понять проблемы, для которых они разработаны, определить их архитектуру, составляющие и организационные процессы, которые приведут к этим решениям. Сегодняшние менеджеры должны объединять компьютерную грамотность с системной информационной грамотностью.

С позиции делового видения информационная система представляет собой организационные и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ на вызов, посылаемый окружающей средой. Рассмотрим это выражение, потому что оно подчеркивает организационную сторону и природу управляющих информационных систем. Понимать информационные системы - это не означает быть грамотным в использовании компьютеров, менеджер должен более широко понимать сущность организации, управления и технологий информационных систем и их возможность обеспечить решение проблем в деловой окружающей среде.

С ростом технической мощи ИТ, компьютеры начали не просто облегчать работу человека, а позволяют выполнять то, что без ИТ было невозможным. В связи с тем, что менеджеру приходится принимать решения в условиях большой неопределенности и риска, новые возможности информационных систем очень быстро начинают находить применение в бизнесе.

Говоря о "новых" возможностях ИС в менеджменте, более справедливо называть некоторые из них новыми только для нас. Например, системы поддержки принятия решений уже более двух десятилетий используются в развитых странах, но пока еще не получили широкого распространения в нашей стране .

Сегодня положение дел в рассматриваемой области характеризуется крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные ассигнования на нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.

Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, "виртуальных организаций" без жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.

Не способствует стабилизации быстрый рост издержек в сфере ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в решении информационно-технологических проблем, многие предприятия идут в основном двумя путями. Первый заключается в том, что фирма создает внутрифирменный информационно-технологический участок, который предлагает услуги и вне фирменному рынку, доказывая тем самым возможность рентабельного использования своих мощностей .

Чаще предприятия выбирают другой путь, когда большая часть собственного информационно-технологического персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместных со специализированными информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском предприятии остается небольшая группа сотрудников, на которую возлагаются функции информационного менеджмента.

Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы вне фирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:

• - каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;
• - что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;
• - в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;
• - какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом .

Характеристика и назначение

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

ИС управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. на этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

· оценка планируемого состояния объекта управления;

· оценка отклонений от планируемого состояния;

· выявление причин отклонений;

· анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

· отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

· сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

· все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

· в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты

Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рис. 2.

Рис. 2. Основные компоненты ИТ управления.

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1. данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

2. планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

Автоматизация офиса

Характеристика и назначение

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса (рис. 3) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Рис. 3. Основные компоненты автоматизации офиса.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизации офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты

База данных . Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор . Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта . Электронная почта (E-mail) , основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений , при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая – купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующих функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта . Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще – при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор . Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

· ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

· обработка дынных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

· вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

· качественное оформление табличных форм представления данных;

· многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

· проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

· проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь . Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными и расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем, аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция . Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст . Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

· создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

· заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставлять клиенту на магнитных или оптических дисках;

· заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений . В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микроафиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения – оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Аудиоконференции . Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиконференци не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

· работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

· количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

· программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;

· перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

· должны быть организованы запись конференции и ее хранение;

· запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции . Они предназначены для тех же целей что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

· односторонняя видео- и аудиосвязь . Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например, от руководителя проекта к исполнителям;

· односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь . Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

· двухсторонняя видео- и аудиосвязь . В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь . Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Информационные технологии в управлении организацией.

1. Основные тенденции развития ИТУ.

"Управление" применяется во всех сферах человеческой деятельности:

в технике (управление машинами, техническими процессами);

в производственно-хозяйственной деятельности (управление производственными процессами).

Целью "Управления" является повышение эффективности функционирова­ния подразделений, предприятий, организаций.

В связи с экономической конъюнктурой "Управление" должно основывать­ся на современных информационных технологиях.

Понятие "информационные технологии" можно определить как совокуп­ность программно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих комплексное и эффективное решение разнородных задач.

Информационные технологии управления - это методы и способы взаи­модействия управляющей и управляемой подсистем производст­ва на основе использования современного инструментария.

Современный инструментарий для управления единым информационным полем во всём жизненном цикле существования организации состоит из:

электронно-вычислительные машины,

системы коммуникаций и вычислительных систем,

банки данных и знаний,

программно-информационные средства,

экономико-математические методы и модели,

экспертные системы.

Сегодня положение дел в рассматриваемой области характеризуется крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные ассигнования на нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.

Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, "виртуальных организаций" без жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.

Не способствует стабилизации быстрый рост издержек в сфере ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в решении информационно-технологических проблем, многие предприятия идут в основном двумя путями. Первый заключается в том, что фирма создает внутрифирменный информационно-технологический участок, который предлагает услуги и внефирменному рынку, доказывая тем самым возможность рентабельного использования своих мощностей.

Чаще предприятия выбирают другой путь, когда большая часть собственного информационно-технологического персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместных со специализированными информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском предприятии остается небольшая группа сотрудников, на которую возлагаются функции информационного менеджмента.

Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:

каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;

что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;

в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;

какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:

поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. Общефирменное руководство должно в настоящее время найти ответы на следующие два вопроса.

Во-первых, нужно точно определить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта: 1) ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями;

2) ИТ как интегральная составная часть продукта;

3) ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия.

Во-вторых, кто должен выполнять перечисленные и другие функции. На первый план выдвигается вопрос о координационном механизме для отдельных видов информационно-технологических услуг. Решение может быть найдено в использовании указанных выше специализированных внутрифирменных подразделений и внефирменных филиалов. Возможно и промежуточное решение в виде создания стратегических альянсов между собственным подразделением и внешними партнерами. В двух последних случаях предприятие теряет прямой контроль над своим информационно-технологическим потенциалом. Следует отметить, что подобные услуги могут быть эффективны только при тесном сотрудничестве с их поставщиками. Общефирменный менеджмент должен искать пути устранения или компенсации слабых мест в своей работе.

1.3. Функциональные изменения в сфере использования ИТ

Рассмотренные изменения требований к группам интересов в сфере ИТ обусловлены динамикой развития предприятий и внешней среды. Основные аспекты этого развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием состоят в следующем.

Децентрализация и рост информационных потребностей

Ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации привело к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно.

Использование ИТ призвано нивелировать организационную сложность предприятия. Ранее это достигалось благодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документации в очень больших объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей (структуры которых в свою очередь постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой коммуникационной технологии.

Ранее на предприятиях устанавливались мощные обрабатывающие системы, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем осуществлялось управление хозяйственной деятельностью. Сейчас вопрос стоит о том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации. Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать не какую-то абстрактную хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных формах участвуют в хозяйственном процессе.

От обработки данных через информационные системы к управлению знаниями

Уже давно отпала необходимость рассматривать ИТ как средство обработки данных. С помощью этой технологии из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема "информационных перегрузок" требует массивных средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных интерфейсах и сжатии внутрифирменной и внешней информации, а также о трансфере совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.

Быстрое развитие сетей локальных систем с сверхрегиональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к ликвидации границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных "виртуальных предприятий" относятся к задачам информационного менеджмента, так же как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но и рациональном распределении знаний .

Кроме того, организация должны учитывать на профессиональном уровне все новые и важные для ИТ аспекты. Примером может служить вопрос о технологическом и хозяйственном значении системы "Интернет". Именно на информационно-технологической службе лежит ответственность за создание здесь платформы, на которой станет возможной квалифицированная психологическая подготовка персонала, включая общефирменный менеджмент.

Интеграция децентрализованных систем

Сейчас информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных систем. Обеспечение их широкой доступности для всех сотрудников (а также внешних партнеров) и облегчение тем самым принятия творческих решений может стать критически важным фактором успеха для многих предприятий. Вместе с тем объединение по вертикали и горизонтали информационно-технологических систем, возникших в условиях децентрализации, кажется почти невозможным. Во всяком случае в классических областях ИТ опыт на этот счет отсутствует. Тем не менее интеграция должна произойти.

Постановка подобной цели необходима высшему менеджменту для управления изменениями. Организационным рычагом в ее достижении могут стать виртуальные, сверхотраслевые предпринимательские интеграционные группы. Возможно, такие группы смогут даже управлять функцией ИТ. Целью в этом случае мог бы стать интеграционный подход к взаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственным процессам.

Будущие зависимости

1. Информационные системы и информационные технологии в управлении качеством

   Контрольная работа >> Информатика, программирование

   Информационные системы и информационные технологии в управлении качеством Информационные системы в управлении качеством НОП. Известно, что... многолетнего опыта западной корпоративной культуры управления и организации бизнеса. Без глубокого реформирования...

2. Информационные технологии в управлении , их сущность и характеристика

   Курсовая работа >> Менеджмент

   3 1. Информационные технологии и информационные системы……………… 4 2. Взаимосвязь организаций и информационных систем…………………….8 3. Виды информационных систем в организации …………………………… 11 4. Роли менеджеров и информационные системы в управлении ……….… . 21 ...

3. Информационное обеспечение системы управления организации на примере ИФНС г. Магнитогорска по

   Кодекс >> Менеджмент

   Сети Интернет. 1.3 Совершенствование информационного обеспечения управления организацией При развитии информационной технологии проявляются пять современных взаимосвязанных...