Вначале пару слов о файле Excel. Файл Excel называется книгой. В рамках книги (файла) есть листы Excel. Как в обычной бумажной книге есть листы, так и в файле Excel придумали: открываешь книгу, а там есть листы и их можно переворачивать. В целом удобно, наглядно и понятно. Каждый лист в отдельности – это здоровенная таблица. После создания файла или листа, эта исходная таблица пустая. Затем в неё вносятся некоторые данные. Это как детская мозаика – есть пустое полотно, которое заполняется нужным узором из фишек. Только в Excel вместо полотна используется пустой лист, а вместо фишек – данные, которые вносятся в ячейки таблицы.
Заполненные ячейки представляют собой диапазон данных. Сплошной диапазон данных, за пределами, которого отсутствует информация обычно и называется таблицей. У каждой ячейки есть свои координаты, то есть адрес, который представляет собой название столбца и строки, на пересечении которых и находится данная ячейка. Столбцы обычно обозначаются буквами, строки – числами. Ячейка A1 – это самая верхняя и самая левая ячейка, В1 – самая верхняя и вторая слева, C1 – самая верхняя и третья слева, A2 – вторая сверху и самая левая, A3 – третья слева и самая левая и так далее. Всё это пока бесполезная и всем очевидная информация. Но надо же с чего-то начать. Идём дальше.
Какую информацию можно поместить в ячейку? Многие считают, что цифры, буквы, формулы. Это так, но далеко не всё. Информацией, хранящейся в ячейке Excel, также являются: формат, ширина столбца, примечания и другое. Поэтому то, что видно невооруженным взглядом – это далеко не всё, что хранится в ячейке. Каждый параметр имеет свое назначение и может быть использован с большой пользой для дела.
Итак, с помощью отдельных ячеек, в которых хранится определенная информация, строится таблица. У таблицы есть подлежащее и сказуемое, говоря по-простому, это названия строк и столбцов. Наличие данных атрибутов крайне желательно, так как это придаёт таблице смысл, то есть сообщает, о чём эти данные. Для того, чтобы информация из таблицы хорошо воспринималась, она должна соответствовать некоторым общепринятым правилам. Названия строк и столбцов обычно выделяются (цветом, шрифтом, рамкой), наличие сетки визуально помогает ориентироваться в таблице, полезно наличие итоговых строк и столбцов, размеры таблицы должны быть разумными и другое. Конкретных правил оформления нет, но создавать таблицы следует так, чтобы они легко читались, интерпретировались, распечатывались. Особенно это важно иметь в виду, когда таблицы передаются для работы третьим лицам, например, руководству, которое не любит долго разбираться, и желает, чтобы всё было предельно понятно без объяснений.
Рассказывать про таблицы словами можно очень долго и толку от этого никакого не будет. Поэтому переходим к наглядным примерам. Допустим, нам нужно проанализировать состояние товарных запасов на складе. То есть требуется определить, какие товары нужно заказать у поставщика, а каких товаров наоборот слишком много и их нужно побыстрее продать, чтобы позже не пришлось уничтожать из-за окончания сроков годности. На данном примере я покажу, как легко можно получить ценную информацию из большого массива данных и на её основе принять грамотные рациональные решения, которые принесут большую пользу (то есть много денег). Исходная информация – это, конечно, остатки товара на складе. Однако темпы продажи у разных товаров различные, поэтому данные только о количестве товара на складе не будут достаточно информативными. Один товар продается по 10 штук в месяц, другой – по 100 штук в месяц. Очевидно, что одинаковое количество товара на складе будет означать разный период продаж, на который хватит остатков. Поэтому для анализа нужно привлечь данные о темпах продаж. Обычно в этой роли выступают средние продажи за прошлый период. Их и возьмём.
Исходная таблица будет имеет вид.
С подобного вида данных чаще всего и начинается работа по анализу товарных запасов. Можно долго рассматривать цифры, но без спецподготовки и спецсреств решительно невозможно понять, куда что заказывать и что вообще делать. Повторюсь, что данный пример рассматривается только для демонстрации правильного использования Excel, поэтому секреты управления запасами выдаваться не будут. Следим за тем, как из наваленной кучи цифр появляется готовое руководство к действию.
Для начала добавим в таблицу ещё один столбец, в котором будет рассчитан запас в месяцах (соотношение остатков к средним продажам), затем раскрасим таблицу в читабельный и приятный для глаза вид. Примерно так.
Из такой таблицы уже можно делать некоторые выводы. Предположим, время, которое требуется на доставку товара на склад – 1 месяц. Теперь смотрим внимательно на последний столбец. Запас по некоторым товарам составляет менее 1 месяца, это значит, что в случае размещения заказа прямо сейчас дефицита уже не избежать, так как товар продадут раньше, чем успеют привезти новую партию. Нужно срочно делать новый заказ, а также не допускать подобной ситуации в дальнейшем, потому что дефицит товара – это недополученная прибыль и душевное расстройство клиентов.
Также видно, что запас по некоторым товарам существенно больше одного месяца. Это может означать, что в таком большом запасе необоснованно заморожены деньги. Замороженные денежные средства – это тоже зло (нужно брать кредиты и платить проценты).
Таким образом, в таблице можно выявить товары, которые следует быстрее продать, и товары, которые нужно срочно заказать у поставщика. Этот пример упрощён, в реальности объём данных и количество условий и ограничений в десятки и сотни раз больше. Ассортимент может состоять из тысяч позиций. Поэтому, даже если мы рассчитаем последний столбец, который показывает время, на которые хватит запаса, то у нас может уйти неделя на изучение состояние склада. А пока пройдёт неделя, ситуация поменяется и нужно будет снова обновлять данные. В общем, эта таблица хотя и отражает полезную информацию, но непригодна для оперативного использования. Для более точной, наглядной и быстрой работы в таблицу нужно внести дополнения. Одна из моих любимых функций Excel – условное форматирование. Её суть заключается в том, что при наступлении некоторого условия ячейка меняет свой формат (шрифт, цвет и проч.). Данная функция в автоматическом режиме обозначает критически важные значения, то есть товары, с которыми нужно срочно что-то сделать. Понятно, что все настройки и расчеты зависят от конкретной задачи. Нас, допустим, в первую очередь интересует недопущение дефицита, то есть максимально возможное наличие всего ассортимента на складе. Для этого нужно внимательно контролировать запасы, то есть не допускать, чтобы их уровень уменьшился ниже, чем 1 месяц продаж (время на пополнение).
Используя функцию условного форматирования, наша табличка может получить такой вид.
Я ничего не раскрашивал вручную, честное слово. Только один раз задал условие и образец для раскрашивания, а Excel сам всё раскрасил. Отлично видно, что у трёх товаров наступил критический запас и дефицит неизбежен. Информация из такой таблицы воспринимается моментально, вероятность чего-то не заметить практически отсутствует. Однако тот факт, что товара меньше, чем на 1 месяц продаж, констатирует наличие уже имеющейся проблемы. Проблем же нужно стараться избегать, то есть заказывать товар следует тогда, когда его запас составляет немного больше чем 1 месяц продаж. В этом случае на момент прихода следующей партии на складе еще будет оставаться запас из предыдущей партии. Дефицита удастся избежать. Табличка заиграет новыми красками.
Видно, что срочно нужно размещать заказ на 6 позиций. Причем 3 из них уже попадают в дефицит, заказ размещен слишком поздно. Но лучше, поздно, чем никогда. Яркость красок соответствует уровню опасности.
Представим теперь, что товар возится от разных поставщиков и заказы нужно планировать заранее, скажем, за 2 недели до отправки заявки. Поэтому когда запас товара меньше, чем 2 месяца продаж, но еще не достиг 1,5 месяца, нам нужно об этом знать. Легко!
Зелененькие ячейки – это и есть товары, которые следует заказать в ближайшее время.
Итак, несложные манипуляции над исходной кучей "серых" однородных данных позволяют получить важную информацию о том, что нужно срочно заказать 6 позиций, и ещё 6 позиций планировать к заказу в ближайшие время.
Реальных условий и вариантов задач в сотни раз больше, но все они могут быть решены также быстро, как и в примере выше. Для этого нужно: а) знать методологию решения; б) эффективно использовать доступные инструменты в Excel.
Когда я начинал писать данную статью, то думал рассказать о том, как правильно и красиво рисовать таблицы, а получилось почему-то про заказы и условное форматирование. Надеюсь, в следующий раз буду более близок к первоначальной идее. Данный пример всё же хорошо показывает, как правильная работа с таблицами может облегчить решение аналитических задач.
В качестве вывода следует отметить, что любая таблица в Excel должна быть читабельной. Для этого наиболее важную информацию нужно выделять, как в примере выше. Такой подход приводит к сокращению времени на осмысление и обработку данных, сокращению ошибок, к снижению усталости от работы с цифрами. Теперь мы вернулись к первоначальной задумке: создавать таблицы нужно так, чтобы они были информативными и легко читались.
Перепечатка и перепостинг статьи вместе с этим текстом, указанием автора, и ссылки на - приветствуются!
1.3 Типы и формат данных
1.8 Сортировка данных
1.9 Поиск данных
1.10 Построение диаграмм
2. Практическая часть
1. Теоретическая часть на примере электронной таблицы MS Excel
Одной из самых продуктивных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы разработчики программного обеспечения для ПК создали свои версии табличных процессоров - прикладных программ, предназначенных для работы с электронными таблицами.
1.1 Электронные таблицы: назначение и основные функции
Табличные процессоры (ТП) - позволяют создавать таблицы, являются динамическими, т. е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. При работе с табличными процессорами создаются документы в памяти компьютера - электронные таблицы (ЭТ). В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере.
Электронная таблица (ЭТ) позволяет решать целый комплекс задач:
Прежде всего, выполнение вычислений. Основное свойство ЭТ - мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов.
Использование ЭТ в качестве базы данных.
Сортировка и поиск данных. Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных. Данные в электронных таблицах сортируются по возрастанию или убыванию. При сортировке данные выстраиваются в определенном порядке. Можно проводить вложенные сортировки, т. е. сортировать данные по нескольким столбцам, при этом назначается последовательность сортировки столбцов.
В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствии с указанными условиями - фильтрами. Фильтры определяются с помощью условий поиска (больше, меньше, равно и т. д.) и значений (100, 10 и т. д.). Например, больше 100. В результате поиска будут найдены те ячейки, в которых содержатся данные, удовлетворяющие заданному фильтру.
Построение диаграмм и графиков. Графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.
Математическое моделирование. Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Благодаря мгновенному пересчету ЭТ представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента: подбор параметров, прогноз поведения моделируемой системы, анализ зависимостей, планирование.
Программа Excel предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц и входит в офисный пакет программ Microsoft Office.
1.2 Структура электронных таблиц
Основная часть рабочего окна программы Microsoft Excel занята рабочим листом, который и является электронной таблицей. Электронная таблица состоит из строк и столбцов, на пересечении которых располагаются ячейки.
Столбцы (3) обозначаются латинскими буквами: А, В, С … далее используется двух буквенное обозначение АА, АВ … Минимальное число столбцов в таблице 256.
Строки (4) нумеруются целыми числами (1, 16, 278 и т. п.). Максимальное число строк – 65536.
Пересечение строки и столбца образует ячейку. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес, который состоит из буквы столбца и номера строки, например: А1, В3. Одна из ячеек на рабочем меню всегда является текущей (5). Текущая ячейка обведена широкой рамкой и называется активной, ее адрес приведен в строке формул.
Файл (документ) представляет собой файловую книгу (1), которая состоит из одной или многих рабочих листов (2). Листы одной книги связаны тематически. Каждый рабочий лист имеет название (которое можно менять).
Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких рабочих листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.
Диапазон или блок – это прямоугольная область таблицы. Блок может состоять из одной или нескольких ячеек, строк, столбцов. Адрес блока состоит из адресов левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием, н-р АН:В13.
1.3 Типы и формат данных
Основные (исходные) данные – это данные, значения которых определяется самостоятельно.
Производные данные – это данные, значения которых определяются по значениям других ячеек.
Электронные таблицы позволяют работать с тремя основными типами данных: число, текст и формула.
Числовые данные – это отдельное число. Может быть целым, дробным (используется запятая). Числа в электронных таблицах Excel могут быть записаны в обычном числовом или экспоненциальном формате, например: 195,2 или 1,952Е + 02. Если ширина ячейки мала, то числа ставятся символы # # #. При этом число сохраняется.
Текстовые данные – это строка текста произвольной длины.
Текстом в электронных таблицах Excel является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например запись «32 Мбайт» является текстовой. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо).
Формула – это арифметическое выражение. Оно представляет собой последовательность чисел, ссылок на ячейки и функций, объединенных знаками арифметических операций (+ - / * % ^).
Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции (Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и т. д.) и знаки математических операций. Например, формула «=А1+B2» обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и B2, а формула «=А1*B» - умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5.
При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.
Формат представления данных. По умолчанию после создания документа все ячейки находятся в формате «Общий»:
числа выравниваются по правому краю, а текст - по левому;
если, изменяя ширину столбца, сделать ее меньше определенной, то число в ячейках заменяется на символы #. Это не ошибка. Это означает, что нужно сделать столбец пошире;
если число очень большое («6000000000000») или очень маленькое («0,00000000000001»), оно автоматически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат («6E+12» и «1E-14» соответственно);
при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби. Например, если написать «3,1415», затем изменить ширину так, чтобы «5» перестала помещаться, в ячейке отобразится «3,142».
Часто нужно к числу в ячейке добавить обозначение денежной единицы, знак процента, выставить количество знаков после запятой, представить дату в определенном формате и т.п.
Есть 3 способа изменить формат представления данных в ячейках:
автоматически после ввода определенных данных в ячейку Excel сам сменит формат ячейки;
с помощью кнопок на панели инструментов «Форматирование».
с помощью окна «Формат ячеек».
1.4 Имя ячейки, относительная и абсолютная ссылки
Адрес ячейки определяется пересечением столбца и строки, например: A1, C16. Адрес диапазона ячеек задается адресом верхней левой ячейки и нижней правой, например: A1:C5.
Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. Относительная адресация задана по умолчанию. Относительные ссылки имеют следующий вид: А1, ВЗ.
При использовании относительной адресации в формулах программа запоминает расположение ячеек относительно текущей ячейки. Так формулу D4=B4*C4 программа интерпретирует следующим образом: «Умножить значение, находящееся на две ячейки левее данной, на значение расположенное в ячейке слева от данной».
Относительная адресация позволяет копировать формулы методом заполнения. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы.
Если при копировании формул необходимо сохранить ссылку на конкретную ячейку, то необходимо воспользоваться абсолютной адресацией. Т.е. абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. Признак абсолютной адресации - знак доллара $ (например, $А$1). Для того, чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо ввести перед именем столбца или номером строки или тем и другим знак «$» Н-р $A1, A$1, $A$1.В режиме редактирования многократное нажатие на клавишу F4 циклически меняет типа адресов.
Если символ доллара стоит перед буквой (например: $А1), то координата столбца абсолютная, а строки - относительная. Если символ доллара стоит перед числом (например, А$1), то, наоборот, координата столбца относительная, а строки - абсолютная. Такие ссылки называются смешанными.
Например, в ячейке С1 записана формула =А$1+$В1, которая при копировании в ячейку D2 приобретает вид =В$1+$В2. Относительные ссылки при копировании изменились, а абсолютные - нет.
Для упрощения работы с адресом ячейки можно дать ей имя, и затем обращаться к ячейке или диапазону не по его адресу, а по символьному имени. Именованные ссылки можно использовать везде, где можно использовать то значение, на которое указывает ссылка. Для создания именованной ссылки нужно выделить нужную ячейку или диапазон, затем щелкнуть в текстовое поле (см. рис.) ввести свое имя и нажать Enter. Можно использовать русские имена. Имя не может содержать пробелов и начинаться с цифры. Именованная ссылка может ссылаться на несвязный диапазон ячеек (выделенный с «Ctrl»).
или нажать клавишу «F3», откроется следующее окно:
Пример использования: «=СУММ(tablica_1)»
1.5 Настройка таблиц и ввод данных
Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула,– а также оставаться пустой.
Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа «=» (знака равенства).
Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором.
Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом.
Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются: как в ячейке, так и в строке формул.
Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу Enter.
Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc.
Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу Delete.
Итак, ввод данных: 1. Сделать активной ячейку. 2. Набрать данные, отредактировать. 3. Нажать Enter или клавишу перемещения курсора.
Если в ячейки содержались данные, то они заменяются на новые, а производные данные в других ячейках пересчитываются.
Редактирование данных может проводиться как в процессе ввода данных, так и после ввода:
1. Сделать активной ячейку.
2. Нажать клавишу F2 для перехода в режим редактирования непосредственно в ячейке или щелкнуть мышью в строке ввода.
3. Отредактировать клавишами Backspace, Delete, Insert.
4. Нажать Enter или клавишу перемещения курсора.
Ввод адресов ячеек в формулу можно проводить как с клавиатуры, так и щелчком на нужную ячейку. При этом адрес этой ячейки будет помещен в вводимую формулу
Для того, чтобы таблица выглядела аккуратно, красиво необходимо настроить форматы содержимого ячеек, а так же размеры ячеек.
Программа пытается распознать тип данных еще при вводе и старается отобразить их более наглядным образом. При этом текстовые данные выравниваются по левому краю клетки, а числовые по правому.
Для изменения формата данных в выделенном диапазоне ячеек необходимо щелкнуть на панели форматирования по кнопке с необходимым форматом. На панели форматирования можно установить Границы, Цвет заливки, Цвет шрифта выбранного диапазона ячеек.
Для более точного форматирования данных в выбранном диапазоне ячеек необходимо дать команду Формат → Ячейки. Открывается диалоговое окно «Формат ячеек» содержащее группу вкладок. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.
1.6 Редактирование структуры таблицы
Формат ячеек. Программа Excel распознает тип данных еще при вводе и отображает данные соответствующим образом. Так текст выравнивается по левому краю ячейки, а числа – по правому краю. Однако можно изменить и способ выравнивания, и другие параметры по своему усмотрению. Настроить формат ячеек можно до их заполнения, но удобнее сначала ввести данные, затем вернуться к ячейке, которую следует отформатировать (или выделить диапазон ячеек с одним типом формата) и приступить к форматированию.
Форматирование ячеек выполняют в диалоговом окне Формат ячеек, которое открывается из контекстного меню текущей ячейки (выделенного диапазона) или в меню Формат4 Ячеек. Это окно содержит несколько вкладок, позволяющих задать различные параметры форматирования.€ и др.).
На вкладке Выравнивание задается способ горизонтального и вертикального выравнивания данных в ячейке, а также вертикальная ориентация или угол наклона.
Многие настройки можно выполнить кнопками панели инструментов.
 Кнопки числовых форматов
|
 Кнопки границ, фона ячейки и цвета текста.
|
| Кнопки объединения и отмены объединения ячеек. |
| Кнопка объединения выделенных ячеек и расположение текста по центру объединения. |
Эту операцию удобно использовать для оформления заголовков.Например, в таблице на рисунке заголовок размещен по центру объединенных ячеек A1:D1.
Изменение ширины столбцов. Перетащить мышью правую границу заголовка столбца до нужной ширины столбца.
В контекстном меню столбца (щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке столбца, т.е. на букве) выбрать команду Ширина столбца. В диалоговом окне установить нужное значение ширины в пунктах. Это действие можно выполнять для нескольких столбцов, предварительно выделив их.
Выполнить двойной щелчок на правой границе заголовка столбца. Ширина столбца будет установлена по максимальной длине содержимого.
Для выделенных столбцов выполнить команду меню Формат4 Столбец. В подменю выбрать нужную команду:
Ширина– открывает диалоговое окно для установки точного значения;
Автоподбор ширины – устанавливает ширину столбцов по размеру содержимого.
Стандартная ширина– открывает окно Ширина столбца, но в этом случае изменение значения приводит к изменению стандартной ширины, т.е. всех столбцов рабочего листа, которые не были изменены принудительно.
Изменение высоты строк. Перетащить мышью нижнюю границу заголовка строки. В контекстном меню строки (щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке строки, т.е. на цифре), выбрать команду Высота строки. В диалоговом окне установить нужное значение в пунктах. Эту операцию можно выполнять для нескольких строк, предварительно выделив их. Выполнить двойной щелчок на нижней границе строки. Высота строки будет установлена по размеру ее содержимого.
Для выделенных строк выполнить команду меню Формат4 Строка. В открывшемся подменю выбрать нужную команду:
Высота – открывает диалоговое окно для установки точного значения в пунктах;
Автоподбор высоты – устанавливает высоту строк по размеру содержимого.
Для более точной подстройки следует дать команду Формат → Строка или Формат → Столбец и выбрать подходящую команду, т.е. установить точные размеры. Если установить указатель мыши на границе между заголовками столбцов и выполнить двойной щелчок в тот момент, когда указатель превращается в двунаправленную стрелку, столбец автоматически форматируется по методу автоподбора.
Добавление строк (столбцов). Контекстное меню строк (столбцов) 4 Добавить ячейки.
Для выделенных строк (столбцов) выполнить команду меню Вставка 4 Строки (Столбцы).
Новые строки (столбцы) будут вставлены перед выделенными. Причем будет добавлено столько строк (столбцов), сколько их было выделено перед выполнением операции.
Удаление строк (столбцов). В контекстном меню строк (столбцов) выбрать команду Удалить.
Для выделенных строк (столбцов) выполнить команду меню Правка 4 Удалить.
Скрытие строк (столбцов). В контекстном меню строк (столбцов) выбрать команду Скрыть.
Для выделенных строк (столбцов) выполнить команду меню Формат4 Строка (Столбец)4 Скрыть.
Установить значение высоты строки (ширины столбца) равным нулю.
Скрытые строки (столбцы) не отображаются на экране и не выводятся на печать, но их данные участвуют в вычислениях.
Отображение скрытых строк (столбцов).
Выделить диапазон строк (столбцов), включающий скрытые строки (столбцы) и выполнить одну из команд:
контекстное меню 4 Отобразить;
меню Формат4Строка (Столбец)4 Отобразить.
Фиксация областей листа. При пролистывании таблицы большого размера (превышающего размер экрана) желательно, чтобы некоторые области таблицы (например, подписи столбцов и/или строк) оставались видимыми, а не прокручивались вместе со всеми данными.
Закрепление областей:
активизировать ячейку расположенную ниже и правее области, которая должна быть зафиксирована;
выполнить команду меню Окно4 Закрепить области.
Например, при пролистывании таблицы, показанной на рисунке 3.2, всегда будут видны заголовок таблицы, подписи столбцов и строк, если команду закрепления выполнить, активизировав ячейку В3 (на рисунке зафиксированная область отмечена точечной заливкой).
Для отмены фиксации областей нужно выполнить команду меню Окно4 Снять закрепление областей.
1.7 Вычисления с использованием стандартных функций
Функции Excel - это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы. Они используются как для простых, так и для сложных вычислений.
Автоматическая сумма. Суммирование смежных ячеек можно осуществить, например, таким способом:
1. Выделить диапазон ячеек, в который должна входить ячейка, не содержащая данных
2. Нажать кнопку
на панели инструментов3. Снять выделение
Более сложные вычисления выполняются с помощью специальных функций, которые состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет, например, СУММ. Аргументы функции Excel - задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(A2;A9)», СУММ - это имя функции, а A2 и A9 - ее аргументы.
Функции делятся на следующие виды: без аргумента; с одним аргументом; с фиксированным числом аргументов; с неопределенным числом аргументов; с необязательными аргументами. Если функция имеет два и более аргумента, то они разделяются между собой точкой с запятой. В одной формуле может быть как одна, так и несколько функций, объединенных между собой различными знаками операций. Если в качестве аргументов функции используются другие функции, то такие функции называются вложенными. Excel предлагает несколько сотен встроенных стандартных функций, которые разделены на категории. Функции имеют следующую форму у=f(x), где х – аргумент, f - функция, у – результат вычисления функции.
Финансовые функции осуществляют такие расчеты, как вычисление суммы платежа по ссуде, величину выплаты прибыли на вложения и др.
Функции Дата и время позволяют работать со значениями даты и времени в формулах. Например, можно использовать в формуле текущую дату, воспользовавшись функцией СЕГОДНЯ.
Математические функции выполняют простые и сложные математические вычисления, например вычисление суммы диапазона ячеек, абсолютной величины числа, округление чисел и др.
Статистические функции позволяют выполнять статистический анализ данных. Например, можно определить среднее значение и дисперсию по выборке и многое другое.
Функции работы с базами данных можно использовать для выполнения расчетов и для отбора записей по условию.
Текстовые функции предоставляют пользователю возможность обработки текста. Например, можно объединить несколько строк с помощью функции СЦЕПИТЬ.
Логические функции предназначены для проверки одного или нескольких условий. Например, функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, и другое, если оно ложно.
Функции Проверка свойств и значений предназначены для определения данных, хранимых в ячейке. Эти функции проверяют значения в ячейке по условию и возвращают в зависимости от результата значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Для вычислений в таблице с помощью встроенных функций рекомендуется использовать Мастер функций.
Для вставки функции в формулу необходимо:
1. Дать команду Вставка → Функция или щелкнуть по кнопке с изображением
. Появится окно «Мастер функции».3. Открывается окно конкретной функции. В верхней части окна размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов. В нижней части указывается общее описание функции, сведения о задаваемом аргументе.
4. Задавать аргументы функции можно в числовом виде или как ссылки на ячейки. Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек.
Программа допускает вложение функций, т.е. в качестве параметра одной функции может быть указано значение другой функции.
1.8 Сортировка данных
Таблица состоит из столбцов и строк. Если таблица является базой данных, то столбцы являются полями, а строки записями. Возможности таких баз в Excel заметно меньше, чем у баз данных, разработанных в программе Access, но их бывает достаточно.
Программа Excel позволяет производить сортировку и фильтрацию данных.
Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Чтобы отсортировать данные необходимо:
а) Выделить область базы данных или поместить в нее курсор.
б) Щелкнуть по кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.
Более точную сортировку можно задать по команде Данные Сортировка. В диалоговом окне «Сортировка диапазона» выбрать от 1 до 3 полей сортировки и задать порядок сортировки по каждому полю.
Фильтрация – это отбор и отображение записей, обладающих определенными свойствами. Фильтрация возможна как через автоматический фильтр – автофильтр, так и через ручной – пользовательский.
При использовании Автофильтра необходимо:
а) Поместить курсор в область, содержащую базу данных, или выделить ее.
б) Дать команду Данные Фильтр Автофильтр. В ячейках, содержащих заголовки полей, появляются раскрывающиеся кнопки.
в) Щелкнуть по кнопке поля и выбрать критерии фильтрации. Отобразятся записи, удовлетворяющие условиям фильтрации.
Для отключения фильтрации необходимо дать команду Данные → Фильтр → Отобразить все. Это позволяет отобразить все записи.
Чтобы отменить использование Автофильтра надо повторно дать команду Данные → Фильтр → Автофильтр.
При использовании пользовательского фильтра необходимо:
1. Поместить курсор в область, содержащую базу данных, или выделить ее.
2. Дать команду Данные → Фильтр → Расширенный фильтр
3. Указать исходный диапазон, диапазон условий и диапазон, куда поместить результат.
4. В диапазоне условий по каждому полю выбрать критерии фильтрации.
1.9 Поиск данных
Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д. К средствам фильтрации относятся:
Автофильтр существуют два способа применения команды Автофильтр:
с помощью меню Данные - Фильтр - Автофильтр - раскрывающийся список команд автофильтра.
с помощью кнопки «Автофильтр» на панели инструментов стандартная.
2)Расширенный фильтр (Данные - Фильтр - Расширенный фильтр).
Автофильтр предназначен для простых условий отборов строк, а расширенный фильтр для более сложных условий отбора записей. Условие отбора - это ограничения, заданные для отбора записей, которые отбираются редактором для отображения на экране.
Использование автофильтра для поиска записей. Перед применением команды «Автофильтр» выделите ячейку в диапазоне списка. Далее выполните команду Данные - Фильтр - Автофильтр, справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелками автофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра). Если щелкнуть стрелку автофильтра, отображается список различных вариантов фильтрации и сортировки по возрастанию и убыванию. При выполнении фильтрации стрелка активного автофильтра окрашивается в синий цвет.
Список команд автофильтра и их назначение:
Все - все записи будут отображаться на экране.
Первые 10... - откроется окно диалога «Наложение условия по списку» в том случае, если данные в столбце являются числами. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.
Условие... - откроется окно диалога «Пользовательский автофильтр». С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям.
Уникальные имена - это список неповторяющихся записей в ячейках столбца. Если щелкнуть левой кнопкой мыши на одном из уникальных имен, то редактор скроет строки, которые не содержат выбранных данных. Для того чтобы после фильтрации отобразились все записи необходимо нажать активную кнопку и выбрать команду «Все» или выполнить команду Данные - Фильтр - Отобразить все, а для удаления автофильтра необходимо снять флажок команды «Автофильтр» в меню «Данные».
Алгоритм поиска записей отвечающих одному условию в одном столбце:
Выберите ячейку в списке.
Щелкните на одном из уникальных имен, редактор мгновенно скроет строки, которые не содержат выбранных данных.
На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу «Категории» при выбранном условии отбора «Конд. Продукты».
При необходимости отфильтрованный список по одному столбцу можно фильтровать по другим столбцам.
Алгоритм поиска записей отвечающих одному или двум условиям в одном столбце. Для поиска записей по двум условиям применяется «Пользовательский автофильтр»:
Выберите ячейку в списке.
Выполните команду Данные - Фильтр – Автофильтр.
Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных.
Щелкните на команде «Условие», откроется окно диалога «Пользовательский автофильтр».
В двух левых раскрывающих списках выберите соответствующие операторы, а в двух правых раскрывающих списках выберите требуемые значения. Затем установите переключатель в одно из двух положений: «и», «или».
Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям. Для примера выберем следующие условия отбора: показать в списке строки, содержащие продукты, цены которых больше или равны 69,80 руб. и меньше 99,99 руб.
В окне диалога «Пользовательский фильтр» можно выбрать следующие операторы: равно, не равно, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно Кроме того, можно задавать операторы сравнения, которые, используются при фильтрации текста: «начинается с», «не начинается с», «оканчивается на», «не заканчивается на», «содержит» и «не содержит».
На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу «Цена» при выбранных условиях отбора.
Фильтрация по выделенному - это быстрый способ отфильтровать записи по одному условию с помощью кнопки «Автофильтр» на панели инструментов стандартная.
Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра. Команда «Расширенный фильтр» используется для фильтрации по более сложным условиям отбора записей, чем автофильтр, например, по нескольким условиям отбора в одном столбце, по нескольким условиям отбора в нескольких столбцах или для отбора записей по условиям отбора с помощью формулы. Перед применением команды «Расширенный фильтр» необходимо подготовить условия отбора, которые, как правило, надо располагать над списком. В связи с этим требованием на рабочем листе со списком должно быть не менее трех пустых строк, расположенных над списком. Кроме того, между списком и значениями условий отбора должна находиться хотя бы одна пустая строка.
Создание диапазона условий отбора:
Выделите заголовки фильтруемых столбцов списка и выполните команду «Копировать» любым из известных методов
Выделите первую строку для ввода условий отбора и выполните команду «Вставить» любым из известных методов
Введите требуемые критерии отбора записей в строки, расположенные под заголовками условий. На рисунке представлен образец диапазона условий отбора: показать в списке строки содержащие кондитерские продукты типа печенье в первом складе и напитки в четвертом складах.
После создания диапазона условий отбора, можно применить к списку команду «Расширенный фильтр». На рисунке представлен образец «Расширенного фильтра» выбранными параметрами фильтрации.
1.10 Построение диаграмм
Для более наглядного представления табличных данных часто используют графики и диаграммы. В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных.
Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.
Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.
Для создания диаграммы необходимо определить, какие данные на листе будут использованы. Область данных диаграммы - это выделенная область ячеек на листе, значения которых используются для построения диаграммы. Она может содержать данные вместе с заголовками (метками) строк и столбцов. Метки строк и столбцов используются соответственно для определения оси X и наименований групп данных, так называемой легенды.
Область числовых данных - это ячейки, которые содержат числовые данные. Последовательность однотипных данных определяется как ряд. Ряды данных могут быть заданы по строкам или по столбцам. В зависимости от выбранного метода определения рядов меняются метки по оси X.
Категории оси X - это область, содержащая имена, которые представляют собой метки, помещаемые вдоль оси X (горизонтальной оси) диаграммы. В круговой (pie) диаграмме категории оси X используются для обозначения сегментов круга.
Легенда - это область, содержащая имена, которые используются для обозначения отображаемых элементов указанных категорий данных.
Часто именно прямоугольная область листа используется для создания диаграммы. В этом случае достаточно выделить эту область, чтобы сгенерировать диаграмму.
Пример построения диаграммы приведен на рисунке. Excel строит диаграмму в соответствии с выделенными областями данных (табл.).
Таблица данных для построения диаграммы «Образование сотрудников»
Диаграммы создаются с использованием Мастера диаграмм при последовательном заполнении полей предлагаемых диалоговых окон. Мастер диаграмм может быть запущен с помощью команды Вставка, Диаграмма или с помощью выбора кнопки Мастер диаграмм -
на панели инструментов Стандартная.Мастер диаграмм создает диаграмму последовательно шаг за шагом.
1. Выделите область, по данным которой необходимо создать диаграмму.
2. Щелкните кнопку Мастер диаграмм, появится окно Мастер диаграмм (рис. 108).
3. Выберите Тип и Вид диаграммы.
На закладке Стандартные представлены основные типы диаграмм. Каждый тип имеет несколько различных видов. Щелкнув мышью нужный тип диаграммы, в окне Вид можно подобрать конкретный вид представления данных.
5. Убедитесь, что необходимая информация о диапазоне данных указана правильно. Поле Диапазон показывает область данных для отображения на диаграмме.
Переключатель Ряды используется для определения способа отображения данных на диаграмме (легенда и метки оси X).
Шаг 1 мастера диаграмм
Шаг 2 мастера диаграмм
Шаг 3 мастера диаграмм
7. Укажите необходимые параметры диаграммы.
Поле Название диаграммы используется для ввода заголовка, который появится вверху диаграммы.
Шаг 4 мастера диаграмм
9. Выберите необходимый вариант Поместить диаграмму на листе.
В поле Поместить диаграмму на листе задается размещение диаграммы на отдельном или на имеющемся листе.
10. Выберите Готово после завершения. На листе появится созданная диаграмма.
Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши – описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных.
Если внести изменения в табличные данные, использованные при создании диаграммы, то диаграмма изменится автоматически. Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться Мастером диаграмм.
2. Практическая часть
В MS Excel построить таблицу по выплате заработной платы сотрудникам предприятия (фирмы).
1) Входные данные:
1. Должностной оклад сотрудника.
2. Стаж работы (лет).
2) Расчетные данные:
Районный коэффициент - 30%.
Северная надбавка - 30%.
Выплата 13 з/пл. – 100% от оклада (на 13 з/пл начисляются все коэффициенты и удерживается НДФЛ).
НДФЛ – 13%.
Профвзносы – 1% (работник – член профсоюза).
Начисления: Оклад+Коэффициенты+ 13з/пл.
Сумма к выдаче: Начисления-НДФЛ-Профвзносы.
3) Выполнить построение диаграммы, отображающей уровень з/пл работников.
 |
Ведомость на выплату заработной платы ООО "РолиК" за май 2010 г.
| № пп | ФИО | Должность | Начислено | ИТОГО | Удержано | Итого | Сумма к выдаче | Стаж, лет | Уровень з/пл | ||||
| Должностной оклад | Районный коэффициент 30% | Северная надбавка 30% | 13 з/пл 100% | НДФЛ 13% | Профсоюз 1% | ||||||||
| 1 | Иванов | директор | 25000,00 | 7500,00 | 7500,00 | 25000,00 | 65000,00 | 8450,00 | 650,00 | 9100,00 | 55900,00 | 10 | 25,52 |
| 2 | Козлова | зам директора | 20000,00 | 6000,00 | 6000,00 | 10000,00 | 42000,00 | 5460,00 | 420,00 | 5880,00 | 36120,00 | 5 | 16,49 |
| 3 | Коровина | гл. бухгалтер | 20000,00 | 6000,00 | 6000,00 | 16000,00 | 48000,00 | 6240,00 | 480,00 | 6720,00 | 41280,00 | 5 | 18,84 |
| 4 | Кошкина | уборщица | 4500,00 | 1350,00 | 0,00 | 1350,00 | 7200,00 | 936,00 | 0,00 | 936,00 | 6264,00 | 0,5 | 2,86 |
| 5 | Мышкин | рабочий | 8500,00 | 2550,00 | 1700,00 | 2550,00 | 15300,00 | 1989,00 | 153,00 | 2142,00 | 13158,00 | 1,4 | 6,01 |
| 6 | Овечкин | рабочий | 8400,00 | 2520,00 | 2520,00 | 2520,00 | 15960,00 | 2074,80 | 159,60 | 2234,40 | 13725,60 | 2 | 6,27 |
| 7 | Петров | рабочий | 8300,00 | 2490,00 | 2490,00 | 4150,00 | 17430,00 | 2265,90 | 174,30 | 2440,20 | 14989,80 | 3 | 6,84 |
| 8 | Петухов | рабочий | 8200,00 | 2460,00 | 1640,00 | 2460,00 | 14760,00 | 1918,80 | 147,60 | 2066,40 | 12693,60 | 1 | 5,79 |
| 9 | Сидоров | рабочий | 8100,00 | 2430,00 | 1620,00 | 2430,00 | 14580,00 | 1895,40 | 145,80 | 2041,20 | 12538,80 | 1 | 5,72 |
| 10 | Собакин | рабочий | 8000,00 | 2400,00 | 1600,00 | 2400,00 | 14400,00 | 1872,00 | 144,00 | 2016,00 | 12384,00 | 1 | 5,65 |
| ИТОГО | 119000,00 | 35700,00 | 31070,00 | 68860,00 | 254630,00 | 33101,90 | 2474,30 | 35576,20 | 219053,80 | 100,00 | |||
Список использованной литературы
1. Заболотнова, Е.Ю. Организация данных в виде таблиц: практическая работа с программой Microsoft Excel: Практикум / Под ред. д-ра физ.-мат. наук В.А.Гриценко. – Калининград: Калинингр. ун-т., 2000. – 36 с.
2. Рычков В. Microsoft Excel 2000: краткий курс / В.Рычков. – СПб.: Питер, 2001. – 320 с.
3. Свиридова, М.Ю. Электронные таблицы Excel: Учебное пособие для нач. проф. Образования / М.Ю.Свиридова. – М.: Издательство: Академия, 2008.- 144 с.
4. Шауцукова, Л.З. Информатика: Учебник для 10-11 классов / Л.З.Шауцукова. - М.: Просвещение, 2004. – 420 с.
5. Электронный учебник по дисциплине «Информатика» для студентов по теме «Электронная таблица Excel» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.tct.ru/EXCEL/Praktick/SOD.htm
Под форматированием понимается процесс изменения внешнего вида таблицы.
- Форматирование осуществляется путем:
- изменения формата отображения данных;
- изменения способа выравнивания содержимого ячеек;
- прорисовки границ ячеек;
- изменения цвета закраски ячеек;
- изменения характеристик шрифта;
- объединения ячеек.
Формат чисел, даты в Excel
- Одно и то же число может быть представлено по-разному. Например, 1257,3 можно записать (представить) так:
- 1257,3 - обычная запись;
- 1 257,30 - с разделителем групп разрядов и двумя десятичными знаками.
- Если 1257,3 обозначает денежную величину, то возможны еще несколько вариантов представления:
- 1257,3 р. - с обозначением денежной единицы;
- 1237,30 р. - с двумя десятичными знаками и обозначением денежной единицы;
- 1 257,30 р. - с разделителем групп разрядов, двумя десятичными знаками и обозначением денежной единицы.
Формат ячеек в Excel
- Чаще всего в таблицах Excel используются следующие форматы ячеек:
- общий;
- числовой;
- денежный;
- финансовый;
- дата.
Общий формат
Для ячеек листа по умолчанию установлен формат Общий. В этом формате числа отображаются так, как их вводите вы сами. Если в ячейке находится дробное число (введенное пользователем или вычисленное по формуле), то количество отображаемых цифр дробной части зависит как от ширины ячейки, так и размера шрифта, который используется для отображения содержимого ячейки. Если ширина ячейки такова, что нельзя отобразить все цифры дробной части, выполняется округление (вплоть до целого).
Быстрое форматирование ячеек в Excel
Задать или изменить формат отображения содержимого ячейки можно на вкладке Число окна Формат ячеек, которое становится доступным в результате щелчка на кнопке открытия окна Формат ячеек или выбора соответствующей команды во всплывающем меню (появляется в результате щелчка правой кнопкой мыши в ячейке).
Как изменить шрифт в Excel
При создании новой книги для всех ячеек листа по умолчанию задан стандартный шрифт. Вы можете его изменить. Для этого необходимо в меню Файл выбрать команду Параметры, раскроется окно Параметры Excel. Здесь выбрать раздел Общие и в нем указать шрифт, который будет использоваться по умолчанию.
Выравнивание текста в Excel
Текст, число или дата, находящиеся в ячейках таблицы, могут быть выровнены по левому краю, по центру или по правому краю.
Границы ячеек в Excel
Линии серого цвета на поверхности листа - это сетка. При выводе таблицы на принтер сетка не печатается. В этом можно убедиться, выбрав в меню Файл команду Печать -> Предварительный просмотр.
На практике принято, чтобы на бумаге таблица выглядела действительно как таблица, а не просто как столбцы текста и цифр. Другими словами, столбцы и строки таблицы должны быть разделены линиями.
Для того чтобы строки и столбцы таблицы были разделены линиями, для ячеек таблицы необходимо задать границы.
Границу каждой ячейки образуют четыре отдельные границы: верхняя, нижняя, левая и правая. Это позволяет, например, задать только горизонтальные или вертикальные границы.
Заливка ячейки в Excel
Заливка фона ячеек является одним из часто используемых способов оформления таблиц. Например, в различных платежных документах цветом выделяют области, к которым надо привлечь внимание. Чересстрочную заливку часто используют вместо горизонтальных линий, разделяющих строки таблицы.
Объединение ячеек в Excel
При составлении таблиц со сложной структурой может возникнуть проблема размещения текста внутри группы ячеек. Очевидно, что таблица, приведенная на фото, выглядела бы намного лучше, если бы символ № находился между ячейками A1 и A2, слова Дата находилось между ячейками B1 и B2, а слово Валюта - между C1 и D1.
Разбивка ячеек в Excel
Иногда возникает необходимость разбить ячейку, полученную путем объединения ячеек. Чтобы это сделать, следует выделить ячейку, полученную путем объединения ячеек таблицы, раскрыть список Объединить ячейки и выбрать команду Отменить объединение ячеек.
Стиль оформления таблиц, ячеек в Excel
Работа по оформлению (форматированию) таблицы может быть существенно облегчена, если воспользоваться возможностью форматирования при помощи стилей.
Стили можно использовать как для форматирования отдельных ячеек, так и всей таблицы. В первом случае надо выделить ячейку (или группу ячеек), вид которой предстоит изменить, раскрыть список Стили ячеек, находящийся на вкладке Главная -> Стили, и выбрать стиль оформления ячейки.
Условное форматирование таблиц, ячеек в Excel
Заливку фона и отличный от основного цвет текста в ячейке часто используют для привлечения внимания к данным, находящимся в таблице. Например, красным цветом можно выделить ячейки таблицы Остатки, где находится информация о товарах, количество единиц которых приближается к нулю (меньше определенного значения).
Применение определенного способа оформления (форматирования) ячейки в зависимости от выполнения некоторого условия называется условным форматированием. Условие определяет правило форматирования.
Процесс условного форматирования рассмотрим на примере. Пусть есть таблица Остатки на складе.
Распределить содержимое ячейки по столбцам в Excel
Иногда возникает необходимость разнести текст, находящийся в ячейках столбца, по нескольким отдельным столбцам. Примером такой задачи является ситуация, когда в столбце находятся полные имена людей, и таблицу надо изменить так, чтобы фамилии, имена и отчества находились в отдельных столбцах.
В состав которого входит Excel. Рассмотрим, как создавать таблицы в Майкрософт Эксель, самым простым языком для большего понимания пользователями компьютеров.
Сегодня мы рассмотрим:
Что такое таблица в Excel
Смотрим предоставленный скриншот листа Эксель и видим, что он уже изначально выглядит как некая таблица. В этой таблице можно хранить разные значения, делать вычисления.
Кроме этого работать с листом Excel, можно преобразовывая каждую ячейку в необходимую таблицу, что упрощает систематизацию данных, дает преимущества для будущих вычислений.
Часто обращаются к таблицам для лучшего восприятия предоставляемого материала в виде статьи или книги. Даже начинающий пользователь, работая с Эксель, используя инструменты, может оформить их в разных стилях. В Экселе можно создавать не просто таблицы в форме набора ячеек со значениями, а делать «умные», функциональные таблицы.
Делаем таблицу в Майкрософт Эксель
Первое что надо сделать в открытом листе Excel, это выделить курсором нужный диапазон ячеек, которые затем преобразуем в таблицу. Для ознакомления выделим ячейки с A1:F7.
Перейдем на вкладку «Главная» и в открывшемся листе выбираем «Форматирование таблиц».
В окне, которое открывается, выбираем нужный нам стиль таблицы.
После этого откроется окно программы, которое уточняет параметры будущей таблицы, а именно когда необходимо делать таблицу с заголовками это надо указать, потом нажать «ОК».
Мы увидим, что выбранные ячейки для преобразования стали в стиле, который пользователь определил для себя.
В заголовках есть стрелочные кнопки, которыми можно пользоваться для фильтрации данных. Можно сразу для своих данных изменить название в заголовках.
Как изменить таблицу в Эксель
Всегда пользователь может, работая с таблицей поменять ее внешний вид, таблицу можно настроить, добавить в нее строки и столбцы, а также проводить сложные действия с данными в таблице.
Добавим в таблицу столбцы и строки
Для изменения размера таблицы можно воспользоваться двумя способами:
Первый способ, это добавление данных непосредственно в ячейку примыкающую справа (снизу), тогда таблица автоматически увеличивается на или строк.
Или перетащить при помощи курсора рамку таблицы для захвата новых данных.
Меняем стиль таблицы
Для достижения этой цели достаточно выделить одну из ячеек таблицы.
Следующим действием будет переход во вкладку «Конструктор», выбрать команду «Стили таблиц».
Выбираем другой стиль, который применится к таблице.
Как поменять параметры в таблице
Конструктор таблиц дает возможность пользователю менять ее внешний вид, включать или отключать опции таблицы. Эксель в «Конструкторе» имеет опции: Заголовки, Итог, Чередующиеся строки, Последний столбец, Первый столбец, Кнопка фильтра и Чередующиеся столбцы.
Для изменения параметров выделяем любую ячейку таблицы и в «Конструкторе» можем снимать или добавлять флажки в Параметрах стилей. Таблица изменится.
Как можно удалить таблицу Эксель
Возникают часто случаи, когда необходимость в таблице пропадает, но надо сохранить данные для будущих действий с ними. В этом случае идем в «Конструктор», переходим в группу «Сервис», выбираем команду «Преобразовать диапазон».
Для удаления в окошке делаем подтверждение «Да».
Все данные таблицы сохранятся, но она преобразуется в обычный диапазон.
