Понятие содержание и структура информационного обеспечения. Учебник: Информационные системы в экономике. Определение понятия «документ»

Введение

Глава 2. Построение кода сообщения

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Информационные системы существовали с момента появления общества, поскольку на лю­бой стадии развития общество нуждается в координации процессов, выполняемых на основе обмена сведениями и управления ими. Особен­но это касается производственных процессов - процессов, связанных с производством материальных благ, так как они жизненно важны для развития общества. Именно производственные процессы совершен­ствуются наиболее динамично. А по мере их развития усложняется и уп­равление ими, что, в свою очередь, стимулирует совершенствование и развитие информационных систем как наиболее эффективного ин­струмента для передачи сообщений между участниками производства.

Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру.

Руководители многих российских предприятий имеют слабое представление о современных компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой штат собственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы для решения стандартных управленческих задач.

Процедура принятия решения о выборе наиболее эффективной компьютерной системы управления нова для большинства отечественных руководителей, а ее последствия во многом будут оказывать значительное влияние на предприятие в течение нескольких лет. Т.к. применение интегрированной ИС, которая отвечала бы требованиям предприятия (масштабу, специфике бизнеса и т.д.), позволила бы руководителю минимизировать издержки и повысить оперативность управления предприятием в целом.

Глава 1. Информационное обеспечение автоматизированной информационной системы

1.1 Понятие автоматизированной информационной системы в экономике

Для того чтобы понять, что же такое экономическая автоматизиро­ванная информационная система (далее АИС), необходимо прежде всего определить ее место в системе управления экономическим объектом. Потребность в управлении возникает в том случае, когда необходима координация действий членов некоторого производственного коллектива, объеди­ненных для достижения общих целей. Такими целями могут быть: обеспечение устойчивости функционирования или выживания объекта уп­равления в конкурентной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на международный рынок и т.д. Цели сначала носят обобщенный характер, а затем, в процессе уточнения, они формализуются управлен­ческим аппаратом в виде целевых функций. Координация действий по достижению целей базируется на системе обмена информацией между участниками производства. Система информационного обмена вклю­чает в себя определенные процедуры, в частности регистрацию, обра­ботку, поиск информации и др.

В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления, например пред­приятие, и субъекта управления – управленческого аппарата. Аппарат объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, перерабатываю­щих информацию, вырабатывающих и принимающих решения, а также контролирующих их выполнение. Роль АИС в контуре управления эко­номическими объектами состоит в том, чтобы осуществить подготовку, обработку и выдачу информации операторам управления - руководи­телям и специалистам (рисунок - 1).

В задачу объекта управления входит реализация той деятельности, для которой создавалась система управ­ления, а также представление данных о состоянии выполнения планов.

Рисунок - 1. АИС в контуре системы управления экономическим объектом: ПС – прямая связь, ОС – обратная связь

Оба компонента системы управления связаны прямой и обратной свя­зями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, на­правляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении. Указанные виды связей в системе управления существуют между субъектом и объек­том управления напрямую, а также через АИС. В этом случае связь осу­ществляется в части решения задач по передаче и обработке информации.

Взаимосвязь источника информации – аппарата управления, прием­ника информации – предприятия, а также каналов передачи информа­ции между источником и приемником информации (прямая и обратная связи) и составляют информационную систему (далее ИС) экономического объекта.

Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение ее обработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на от­дельных операциях, а затем расширение их применения. Традиционная ИС стала качественно меняться. В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственной функцией которого стало обеспечение процесса управления информацией на основе примене­ния средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили свое направление. Часть традиционной ИС стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автома­тизации обработки информации. С учетом сферы применения выделя­ются:

Технические ИС;

Экономические ИС;

ИС в гуманитарных областях и др.

Так как далее речь будет идти об ИС экономического характера, необ­ходимо ввести понятие АИС в области экономики. АИС в экономике – это совокупность методов и средств информационного, технического, программно-математического и организационно-правового характера, предназначенная для информационного обеспечения решения экономи­ческих задач. Таким образом, можно обозначить отраслевой вид АИС – экономическая автоматизированная информационная система (далее ЭАИС). С помощью ЭАИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления экономическим объектом, поскольку на предприятиях циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, обработка которых в их полном объеме с помощью компьютеров невозможна. Причин здесь несколько:

– сложность структуризации информации и формализации процес­сов ее переработки;

– недостаточное количество вычислительных устройств (парка ЭВМ);

– отсутствие экономической целесообразности и др.

АИС обеспечивают решение экономических задач и тем самым вклю­чаются в предметную область экономики. Предметная область (далее ПрО) экономики в контексте АИС – это совокупность сведений о структуре, процессах и свойствах эконо­мических объектов и АИС, способах взаимосвязи и процессах взаимо­действия между ними. ПрО в значительной мере определяет специфику решения задач построения и функционирования АИС. Обобщенное понимание ПрО можно представить как совокупность объектов, про­цессов, их количественных и качественных характеристик, а также свя­зей между ними, объединенных общей идеей, определенным смыслом или понятием более высокого уровня.

При построении и эксплуатации АИС учитываются следующие ос­новные категории, отображаемые как системообразующие признаки АИС: цели, задачи, функции системы, структура, технология создания и функционирования АИС, исходные условия функционирования сис­темы, факторы, влияющие на уровень качества и эффективность АИС и др.

Таким образом, цель АИС – это обеспечение специалистов информацией для реше­ния экономических задач. Одна из форм результата – информационная продукция и услуги, предоставляемые потребителям. Кроме того, резуль­татом работы ИС должно быть требуемое качество информационной продукции. Отсюда цель АИС – это также и повышение уровня каче­ства информации, выдаваемой специалистам – пользователям АИС.

Задачи составляют важную категорию функциональной структуры АИС. Через решение задач обеспечивается достижение ее цели. Задача АИС – это совокупность методов, средств и процедур, реализация ко­торых обеспечивает достижение цели АИС.

При рассмотрении задач следует учитывать, что существует два ос­новных класса задач: универсальные и специальные. В соответствии с целью основными универсальными задачами АИС представляются:

– выполнение процессов преобразования информации и выдача ее в удобном для восприятия виде;

– экономия ресурсов при выполнении процессов преобразования информации;

– развитие социального статуса работников, занятых в контуре функционирования АИС.

Специальные задачи определяются характером производства и теми задачами, которые решает предприятие для достижения поставленной цели. Они включают:

– обеспечение необходимого объема производства продукции;

– обеспечение ритмичности в производстве продукции или услуг предприятия (фирмы);

– проведение мероприятий по обеспечению заданного уровня каче­ства продукции;

– проведение технико-экономического анализа;

– выполнение материально-технического снабжения предприятия;

– обеспечение маркетинговой деятельности предприятия;

– обеспечение организационно-технических мероприятий по разви­тию предприятия и др.

Очевидно, что задачи АИС представляют собой базовую категорию ее соответствия профессиональным потребностям экономистов. Это и определяет ее уникальность в социально-экономическом пространстве. В силу этого проблема определения задач АИС имеет ключевое значе­ние в контуре управления экономикой и организации информацион­ной среды.

1.2 Структура и целостность автоматизированной информационной системы

Одна из доминирующих категорий АИС – ее структура (лат. structura – строение, расположение, порядок). Понятие «структура» упот­ребляется достаточно давно и применяется в качестве одного из средств определения понятий формы, организации, отображения со­держания определенного объекта. В общепринятом понимании слово «структура» обозначает совокупность составных частей объекта. Однако эти части могут организовать структуру только при наличии определенных связей между ними. Структура АИС – это способ взаимо­связи элементов системы, обеспечивающий ее целостность. Способы взаимосвязи структурных элементов должны быть такими, чтобы можно было обеспечить целостность объекта, его тождественность самому себе в различных условиях существования. Таким образом, целост­ность АИС – существенная характеристика, относящаяся прежде всего к ее структуре. Целостность АИС – это свойство АИС, обеспечиваю­щее устойчивость и функционирование системы в соответствии с ее назначением.

Родовидовая структура АИС определяется комплексом классификаци­онных признаков, или свойств. Эти признаки могут выступать как основания деления АИС на структурные группы или классы. По характеру решаемых задач современные АИС можно условно разделить на четыре основных класса:

1) Автоматизированные системы обработки данных;

2) Автоматизированные информационно-поисковые системы;

3) Автоматизированные системы управления;

4) Автоматизированные интеллектуальные информационные систе­мы.

В теоретическом плане вопросы структуры отдельной АИС можно рассматривать условно разделив ее на обеспечивающую и функцио­нальную части. Каждая из указанных частей дифференцируется на со­ставные компоненты структуры – обеспечивающие и функциональные подсистемы АИС.

Общую структуру ИС можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. Таким образом, отобразим структуру обеспечивающей части, которая может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем (рисунок - 2).

Рисунок - 2. Структура информационной системы

Таким образом, в настоящее время в состав обеспечивающей части информационной системы принято выделять подсистемы технического, информационного, математического, программного, организационно-правового, кадрового обеспечения.

1.3 Информационное обеспечение автоматизированной информационной системы

Одним из существенных структурных компонентов АИС является подсистема информационного обеспечения. Подсистема «Информацион­ное обеспечение» АИС - это совокупность баз данных, файлов, документов и лингвистических средств, обеспечивающая реализацию информацион­ной составляющей АИС. Структура подсистемы состоит из следующих основных блоков:

Описание работы

Информационные системы существовали с момента появления общества, поскольку на лю¬бой стадии развития общество нуждается в координации процессов, выполняемых на основе обмена сведениями и управления ими. Особен¬но это касается производственных процессов - процессов, связанных с производством материальных благ, так как они жизненно важны для развития общества. Именно производственные процессы совершен¬ствуются наиболее динамично.

Содержание

Введение 3
Глава 1. Информационное обеспечение автоматизированной информационной системы 4
1.1 Понятие автоматизированной информационной системы в экономике 4
1.2 Структура и целостность автоматизированной информационной системы 8
1.3 Информационное обеспечение автоматизированной информационной системы 9
Глава 2. Построение кода сообщения 23
Заключение 25
Список используемой литературы 27

Информационное обеспечение расследования уголовных правонарушений является неотъемлемой частью комплекса проблем, связанных с изучением и использованием закономерностей выявления и сбора источников информации для формирования судебных доказательств. Их актуальность и важность объясняется тем значением, которое имеет информационное обеспечение в процессе доказывания, той ролью, которую оно играет как стимул развития, совершенствования ее средств и методов в криминалистической науке. В последнее время появились новые научно-технические средства поиска, исследования, фиксации и изъятия информации, требует пересмотра ряда процессуальных положений, технических и тактических рекомендаций относительно информационного обеспечения досудебных стадий уголовного судопроизводства.

Под обеспечением по расследованию преступлений Должны понимать систему в соответствии научных и практических направлений его оптимизации, а также разработки и принятия определенных решений и мероприятий в процессе деятельности органов досудебного следствия при производстве по конкретным уголовным делам.

Информационное обеспечение на досудебных стадиях - это и постоянное обобщение следственной практики, выявление недостатков и назревших проблем, научная их разработка и соответствующее законодательное, методическое и другие формы решения и допустимо рассматривать как выделены направления, в которых разработка и внедрение конкретных средств способствует эффективному выявлению, исследованию и фиксации источников информации в предусмотренном законом порядке с целью формирования на их основе доказательств об обстоятельствах совершения преступлений, методы их установления и использования в уголовном производстве.

Практика показывает, что потребность в информации о характере и обстоятельствах преступления в любом случае обуславливается такими факторами, как следственная ситуация, задачи и выбор методов и мероприятий их решения и т.п.

Информационное обеспечение деятельности по расследованию преступлений имеет некоторые общие черты с ее криминалистическим обеспечением, которое, в пределах, предусмотренных законом, включает в себя элементы организационные, технические, научно-методические и другие сопутствующие аспекты (например, кадровый, психологический и т.п.) и конкретно направлено, в частности:

- ориентация субъектов в выборе соответствующих средств, форм и методов расследования;

- выявление факторов следственной ситуации и определения форм и методов воздействия на них для изменения к лучшему;

О пределение времени, места, масштабов и объемов мер воздействия на субъектов досудебного производства.

Информационное обеспечение можно рассматривать как своеобразный общий метод организации или усовершенствования той или иной деятельности. В то же время это процесс, связанный с получением (сбором), переработкой, использованием и сохранением информации, отображает реальные явления, события, факты и т.д. Что касается деятельности правоохранительных органов по раскрытию преступлений, то главным здесь является отыскание значимой для такой деятельности информации, четкое определение его границ и документирования с целью принятия соответствующих решений или мероприятий. Значение информационного обеспечения в данном случае заключается в том, что все мероприятия, направленные на раскрытие преступления, должны основываться на объективных систематизированных данных о реальных событиях. Язык идет об информационной системе, где хранится и пересекается разная по значимости информация, которая может использоваться как правоохранительными, так и судебными органами, при выяснении обстоятельств конкретного уголовного преступления.

Начиная с 60-х годов, раскрытия и расследования преступлений большинство авторов рассматривает как процесс выявления, изъятия, накопления, переработки и использования информации, то есть как процесс, который можно интерпретировать как систему действий по восприятия, обработки, хранения, передачи и использования информации.

Если подвергнуть анализу различные процессуальные документы, которые находятся в деле, то можно увидеть, что их содержание составляет разнообразная по характеру и значению информация. В одних случаях информация утверждает или опровергает определенные обстоятельства дела, то есть имеет доказательственное значение. В других она лишь способствует построению версий или определению направления поиска (свидетелей, предметов и т.п.), то есть носит ориентирующий характер, который обусловливается именно ее содержанием.

Ориентирующий характер может иметь информация, содержащаяся как в судебных доказательствах, так и в материалах оперативно-розыскной деятельности. Например, информация о связи подозреваемого с другими лицами может содержаться как в доказательствах, так и в материалах оперативно-розыскной деятельности. В обоих случаях ее можно называть доказательной относительно конкретного факта. Но эта информация может быть использована для принятия решения о проведении в таких лиц обыска с целью отыскания и изъятия предметов, имеющих значение для дела и могут в них скрываться. То есть, относительно обстоятельств о местах проведения обыска информация приобретает ориентирующего характера, она указывает лишь на возможность нахождения у лиц, с которыми поддерживал связи подозреваемый, объектов, имеющих отношение к делу.

Если во доказательной понимать информацию, которая своей сути подтверждает или опровергает любые события или явления, применение указанного срока допустим не только к информации, которая установлена??процессуально определенными средствами, но и к информации, установленной применением оперативно-розыскных мероприятий. Ведь информация, которая установлена??оперативно-розыскными мероприятиями, не является однородной, чем и определяются направления ее использования. В одних случаях она имеет ориентирующий характер и используется для определения направлений оперативно-розыскной деятельности и предварительного расследования, тактики оперативно-розыскных мероприятий и следственных действий и тому подобное.

В других случаях информация, которая установлена??применением оперативно-розыскных мероприятий своему содержанию подтверждает или опровергает существование обстоятельств совершенного преступления, имеет доказательственное, а не ориентирующий значения. Так, основаниями для принятия решения о проведении оперативно-розыскной деятельности являются, например, "наличие достаточной информации о преступлениях, которые готовятся или совершено неустановленными лицами" (ст.6 Закона Украины "Об оперативно-розыскной деятельности").

Оперативно-розыскная деятельность осуществляется ради получения информации, ее накопления, обработки, анализа и выводов и принятия соответствующих мер. Работа каждого оперативного подразделения связана, в первую очередь, с выявлением, предупреждением и расследованием преступлений. Невозможно даже представить, что оперативные подразделения могут выполнить свою задачу, не имея никаких сведений о преступнике. Полное и всестороннее освещение деятельности субъекта правонарушения является залогом успешного прекращения его противоправного поведения. Наличие предварительной информации о преступлении и лице, его совершившее, является основой его раскрытия.

8 Внутримашинное ИО Внутримашинное ИО – система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску и передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Внутримашинное ИО Информационные массивы (файлы) Базы и банки данных, информационные хранилища Базы знаний

9 Задачи ИО и методы их решения Однозначное и экономичное представление информации в системе Организация процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами Организация взаимодействия пользователей с системой Обеспечение эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации Кодирование объектов Классификация объектов Экранные формы ввода/вывода данных Унифицированные системы документации

10 Требования к ИО Предоставление полной, достоверной и своевременной информации для реализации экономических расчетов и принятия управленческих решений. Предоставление полной, достоверной и своевременной информации для реализации экономических расчетов и принятия управленческих решений. Минимизация затрат на процедуры сбора, хранения, поиска, обработки и передачи информации. Минимизация затрат на процедуры сбора, хранения, поиска, обработки и передачи информации. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

13Реквизиты Код подразделения Наименование подразделения Количество работников 001 Отдел главного технолога Отдел главного механика Отдел главного инженера 20 Форма реквизита Содержание реквизита Реквизит-признакРеквизит-основание Номенклатура

14 Показатели Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики объекта управления. Показатель образуется путем сочетания одного реквизита-основания и всех относящихся к нему реквизитов-признаков. Совокупность показателей образует информационное сообщение (документ). Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа.

15 Пример показателя Показатель «Количество работников» Формулировка: в марте 2010 года в отделе главного технолога работало 25 человек. Структура показателя Форма реквизита МесяцГодПодразделениеКоличество СодержаниереквизитаМарт2010 Отдел главного технолога 25 Реквизиты-признакиРеквизит-основание

16 Информационные единицы верхнего уровня Группа однородных документов составляет информационный массив. Группа однородных документов составляет информационный массив. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции). Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции).

17

18 Информационные единицы верхнего уровня Группа однородных документов составляет информационный массив. Группа однородных документов составляет информационный массив. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции). Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции). Информационная подсистема – объединение информационных потоков по отношению информации к той или иной функции управления. Информационная подсистема – объединение информационных потоков по отношению информации к той или иной функции управления. Информационная система – объединение информационных подсистем, охватывает всю информацию экономического объекта. Информационная система – объединение информационных подсистем, охватывает всю информацию экономического объекта.

19 Порядок проектирования ИО 1)Определение состава показателей, необходимых для решения экономических задач, их объемно-временных характеристик и информационных связей 2)Выявление возможности применения унифицированной системы документации для отражения показателей 3)Классификация и кодирование технико-экономической информации объекта управления, изучение возможности использования общегосударственных классификаторов 4)Проектирование форм первичных и результатных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки 5)Организация информационной базы – определение структуры базы данных, проектирование форм вывода результатов обработки.

20 Системы экономических показателей Система показателей – совокупность взаимосвязанных социально-экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения задач АЭИС. Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного ИО. Система показателей определяет содержание управленческих документов и информационных массивов.

22 Классификация систем показателей ПризнакСистемы показателей Показатели По уровню управления Корпорация Показатели рынка ценных бумаг, биржевого дела Предприятие Показатели товарного рынка, показатели качества выпускаемой продукции Подразделение Показатели производительности труда, трудоемкости Пофункциональнымподсистемам Подсистема ТПП Показатели норм расхода материалов, норм времени и трудоемкости изготовления продукции Подсистема управления качеством Показатели стандартов качества продукции, показатели материального стимулирования Подсистема кадрового обеспечения Показатели учета и анализа численности состава кадров, использования рабочего времени, текучести кадров

23 Классификация систем показателей ПризнакСистемы показателей Показатели По функции управления Планирование Показатели бизнес-плана, объема реализуемой продукции, платежей в бюджет, объема капитальных вложений Учет Показатели оперативного учета показатели выработки и отгрузки продукции, поступлении и расходовании материалов Показатели бухгалтерского учета Показатели, содержащиеся в плане счетов бухучета Показатели статистического учета Показатели, содержащиеся в единых формах статистической отчетности Анализ Показатели внешнего анализа Показатели имущественного состояния предприятия, его финансовой устойчивости и платежеспособности, взаимоотношений с внешними организациями Показатели внутреннего анализа Показатели эффективности деятельности предприятия (прибыль, оборачиваемость капитала, конкурентоспособность) Контроль и регулирование Плановые и фактические показатели прибыли, объема продаж, производительности труда, качества товаров

24 Классификация систем показателей ПризнакСистемы показателей Показатели Расчет экономической эффективности Количественные показатели Объем производства, прибыль, рентабельность, экономия трудоемкости и стоимости Качественные показатели Наукоемкость продукции, квалификация работников, показатели социальной эффективности Упражнение: выделить из любого официального документа показатели, определить состав их реквизитов, указать реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

25 Системы документации Документ – это материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с законодательством правовое значение. Документ – это материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с законодательством правовое значение. Для рациональной организации информационных потоков документы необходимо классифицировать. Для рациональной организации информационных потоков документы необходимо классифицировать. Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: происхождения, происхождения, назначения, назначения, вида, вида, сферы деятельности, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. единых требований к их оформлению.

26 Виды систем документации организационно-правовая документация; организационно-правовая документация; плановая; плановая; распорядительная; распорядительная; отчетная; отчетная; документация по обеспечению кадрами; документация по обеспечению кадрами; финансовая документация; финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация; договорная документация; документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия. документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия.

27 Унифицированная система документации Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Цели создания УСД: Цели создания УСД: Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов. Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов. УСД устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов. УСД устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.

28 Требования к УСД Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

29 Требования к УСД Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

30 Направления унификации Унификация структуры Унификация содержания Унификация оформления наличие трех частей документа; наличие трех частей документа; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; стандартные размеры носителя и полей документа; стандартные размеры носителя и полей документа; расположение реквизитов документа. расположение реквизитов документа. использование стандартизованной профессиональной лексики; использование стандартизованной профессиональной лексики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. эргономические характеристики документов; эргономические характеристики документов; информативность форм представления данных; информативность форм представления данных; единообразие оформления однотипных документов. единообразие оформления однотипных документов.

33

34 Унифицированная система организационно- распорядительной документации ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции. К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.

36 Первичные документы содержат исходные данные организаций и предприятий. Первичные документы содержат исходные данные организаций и предприятий. Результатные документы содержат сведения обобщающего характера, поэтому используются для принятия управленческих решений. Результатные документы содержат сведения обобщающего характера, поэтому используются для принятия управленческих решений. Документ – основа для принятия управленческих решений

37

38

39

40

41 Требования к первичным документам 1.Достоверные данные о состоянии экономического объекта. 2.Достаточный объем исходных данных для получения максимальной результатной информации. 3.Минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных.

42 Порядок разработки первичных документов 1)уточняется состав реквизитов, включаемых в документ (их состав должен отвечать целям управления); 2)выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке; 3)составляется эскиз, определяющий порядок построения и расположения реквизитов; 4)утвержденные формы документов тиражируются и внедряются в ИС.

43 Требования к результатным документам 1.Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. 2.Данные должны быть достоверны, а их расположение реквизитов – логически обоснованным. 3.Периодичность выдачи результатных документов должна соответствовать экономической задаче – сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме или при ответе на запрос. 4.Выходные документы должны иметь унифицированный вид.

44 Порядок разработки форм результатных документов 1) определяется состав результатных документов, необходимых данной организации; 2) изучается возможность получения типовых результатных документов; 3) по мере необходимости производится привязка типовых форм результатных документов к конкретным условиям; 4) определяется состав показателей, рассчитываемых с использованием ВТ; 5) показатели распределяются по результатным документам в определенной последовательности, с учетом используемых информационных массивов; 6) каждому результатному документу дается свое наименование; 7) разрабатывается эскиз формы результатного документа с учетом эксплуатационных возможностей компьютера.

45 Пример описания информационных элементов Наименование реквизита Идентифи- катор Тип данных Разрядность Код клиента Code_klientЧисловой4 Наименование клиента Name_klient Текстовый20 Дата обращения Time_adviceВремя/дата8 Наличие задолженности DebtBoolean1

47 Состав формы ЭД Поля с постоянными реквизитами, не изменяющимися среди экземпляров документа одного типа (наименование предприятия). Поля с переменными реквизитами, значения которых могут заполняться либо вручную, либо автоматически. Автоматически заполняемые поля: вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, логических, финансовых функций или макросов, вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, логических, финансовых функций или макросов, автоматически заполняемые поля из БД или справочников. автоматически заполняемые поля из БД или справочников. Управляющие кнопки, предназначенные для инициирования более сложных вычислений или отправки документа по маршруту. Поля для отметок, которые ставятся в документе в процессе его просмотра. Поля с электронными подписями.

49 Проектирование пользовательского интерфейса 1.Проектирование структуры (внешнего вида) формы ЭД. 2.Проектирование содержания формы ЭД (определение перечня элементов и выбора способов их заполнения). 3.Определение последовательности форм ЭД. 4.Установление связей между формами ЭД. 5.Апробация форм ЭД и их заполнение.

54 Информационная база Информационная база (ИБ) – основная часть внутримашинного ИО. Информационная база это совокупность данных, организованная определенным способом и хранимая в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности аппарата управления и функциональных подсистем ИС. Понятия массивов и файлов неотделимы друг от друга – массивы содержат информацию, а файлы организуют ее хранение.

55 Классификация файлов ИБ По смысловому содержанию (программные и массивы данных) По смысловому содержанию (программные и массивы данных) По этапам обработки (входные, выходные (результатные), внутренние (базовые)) По этапам обработки (входные, выходные (результатные), внутренние (базовые)) По составу информации (файлы с оперативной информацией, файлы с постоянной информацией) По составу информации (файлы с оперативной информацией, файлы с постоянной информацией) По типу логической организации (файлы с иерархической и реляционной структурой записи) По типу логической организации (файлы с иерархической и реляционной структурой записи) По способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа) По способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа)

57 Виды массивов по этапам обработки Вид массивовНазначение и содержание Входные Содержат исходные и текущие данные, запросы на решение задач и выполнение процессов. Предназначены для ввода данных или обновления базовых файлов. Выходные(результатные) Содержат совокупность показателей, необходимых для формирования отчетности и принятия решений в последующий период. Внутренние(базовые) Содержат справочную, нормативную, служебную информацию. Предназначены для переработки информации из входных массивов и формирования выходных массивов.

58 Виды массивов по технологии использования Вид массивов Назначение и характеристики. Постоянные Формируются до начала функционирования ИС. Содержат директивные, нормативные, справочные и другие, редко меняющиеся, данные. Переменные (оперативные) Формируются из первичных документов. Содержат текущую информацию о состоянии объекта управления. Вспомогатель ные (рабочие) Являются результатом логических преобразований постоянных массивов. Создаются для решения конкретных задач с целью сокращения времени обработки информации. Промежуточн ые Содержат информацию, возникающую на стыке различных задач. Не имеют самостоятельного значения для целей управления объектом. Архивные Формируются на основе выходных массивов. Предназначены для хранения информации, необходимой для обработки в будущих отчетных периодах, для решения аналитических, прогнозных задач. Служебные Содержат информацию, необходимую для обработки всех выше упомянутых массивов. Предназначены для ускорения поиска информации в основных файлах.

59 Требования к внутримашинному ИО Полнота, целостность, согласованность и непротиворечивость хранимой информации. Полнота, целостность, согласованность и непротиворечивость хранимой информации. Минимизация времени выборки данных при решении задач управления. Минимизация времени выборки данных при решении задач управления. Независимость структуры массивов от программных средств их организации. Независимость структуры массивов от программных средств их организации. Динамичность структуры ИБ. Динамичность структуры ИБ. Релевантность ИБ. Релевантность ИБ. Удобство языкового интерфейса. Удобство языкового интерфейса. Разграничение прав доступа пользователей. Разграничение прав доступа пользователей.

60 Способы организации ИБ Поддерживается функциональными пакетами прикладных программ Основывается на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных (СУБД). Информационная база Совокупность локальных файлов Интегрированная база данных

61 Особенности пофайловой организации ИО Специализация структуры данных под решаемые задачи высокая скорость обработки данных. Специализация структуры данных под решаемые задачи высокая скорость обработки данных. Не предусматривается установления связи между файлами, исключается работа в диалоге. Не предусматривается установления связи между файлами, исключается работа в диалоге. Применяется при решении узкоспециализированных задач с небольшим объемом данных, хранящихся в обособленных файлах. Применяется при решении узкоспециализированных задач с небольшим объемом данных, хранящихся в обособленных файлах.

62 Недостатки пофайловой организации внутримашинного ИО Зависимость программ от данных (структура записи файла известна только программе, которая с ним работает) Сложность авторизации (принят децентрализованный принцип управления доступом, когда администрирование режимом доступа к каждому файлу осуществляется его владельцем) Сложность реализации многопользовательского доступа (эффективный многопользовательский доступ возможен только в режиме чтения файлов)

63 Организация ИО в виде БД – это интегрированная совокупность файлов, обеспечивающая хранение информационных ресурсов, удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. База данных – это интегрированная совокупность файлов, обеспечивающая хранение информационных ресурсов, удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. Преимущества: Преимущества: обеспечение совместимости данных; обеспечение совместимости данных; уменьшение синтаксической и семантической избыточности; уменьшение синтаксической и семантической избыточности; соответствие данных реальному состоянию объекта управления; соответствие данных реальному состоянию объекта управления; обеспечение многопользовательского доступа к данным. обеспечение многопользовательского доступа к данным. Проблемы: Проблемы: необходимость усиления контроля ввода данных; необходимость усиления контроля ввода данных; необходимость разграничения прав доступа пользователей; необходимость разграничения прав доступа пользователей; необходимость обеспечения защиты данных. необходимость обеспечения защиты данных.

64 Виды БД 1.По используемой модели данных: Иерархические; Иерархические; Сетевые; Сетевые; Реляционные; Реляционные; Объектно-ориентированные. Объектно-ориентированные. 2.По организации хранения данных и технологии их обработки: Централизованные; Централизованные; Распределенные. Распределенные.

Аннотация: Информационное обеспечение ИС. Внемашинное информационное обеспечение. Основные понятия классификации информации. Понятия и основные требования к системе кодирования информации. Состав и содержание операций проектирования классификаторов. Система документации. Внутримашинное информационное обеспечение. Проектирование экранных форм электронных документов. Информационная база и способы ее организации.

Является средством для решения следующих задач:

• однозначного и экономичного представления информации в системе (на основе кодирования объектов);
• организации процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами (на основе классификации объектов);
• организации взаимодействия пользователей с системой (на основе экранных форм ввода-вывода данных);
• обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации (на основе унифицированной системы документации ).

Информационное обеспечение ИС включает два комплекса: внемашинное информационное обеспечение (классификаторы технико-экономической информации, документы, методические инструктивные материалы) и внутримашинное информационное обеспечение (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структуры информационной базы : входных, выходных файлов, базы данных ).

К информационному обеспечению предъявляются следующие общие требования:

• информационное обеспечение должно быть достаточным для поддержания всех автоматизируемых функций объекта;
• для кодирования информации должны использоваться принятые у заказчика классификаторы ;
• для кодирования входной и выходной информации , которая используется на высшем уровне управления, должны быть использованы классификаторы этого уровня;
• должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;
• формы документов должны отвечать требованиям корпоративных стандартов заказчика (или унифицированной системы документации );
• структура документов и экранных форм должна соответствовать характеристикам терминалов на рабочих местах конечных пользователей;
• графики формирования и содержание информационных сообщений , а также используемые аббревиатуры должны быть общеприняты в этой предметной области и согласованы с заказчиком;
• в ИС должны быть предусмотрены средства контроля входной и результатной информации, обновления данных в информационных массивах, контроля целостности информационной базы , защиты от несанкционированного доступа.

Информационное обеспечение ИС можно определить как совокупность единой системы классификации , унифицированной системы документации и информационной базы [ 9.1 ] .

Внемашинное информационное обеспечение

Основные понятия классификации технико-экономической информации

Для того чтобы обеспечить эффективный поиск, обработку на ЭВМ и передачу по каналам связи технико-экономической информации, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора .

Классификация – это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами. Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов. Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Таким образом, совокупность правил распределения объектов множества на подмножества называется системой классификации .

Свойство или характеристика объекта классификации , которое позволяет установить его сходство или различие с другими объектами классификации , называется признаком классификации . Например, признак "роль предприятия-партнера в отношении деятельности объекта автоматизации" позволяет разделить все предприятия на две группы (на два подмножества): "поставщики" и "потребители". Множество или подмножество, объединяющее часть объектов классификации по одному или нескольким признакам, носит название классификационной группировки .

Классификатор - это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание информации в ИС, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения [ 9.1 ] .

По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов : международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и локальные классификаторы .

Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества.

Общегосударственные (общесистемные) классификаторы , обязательны для организации процессов передачи и обработки информации между экономическими системами государственного уровня внутри страны.

Отраслевые классификаторы используют для выполнения процедур обработки информации и передачи ее между организациями внутри отрасли.

Локальные классификаторы используют в пределах отдельных предприятий.

Каждая система классификации характеризуется следующими свойствами:

• гибкостью системы;
• емкостью системы;
• степенью заполненности системы.

Гибкость системы - это способность допускать включение новых признаков, объектов без разрушения структуры классификатора . Необходимая гибкость определяется временем жизни системы.

Емкость системы - это наибольшее количество классификационных группировок, допускаемое в данной системе классификации .

Степень заполненности системы определяется как частное от деления фактического количества группировок на величину емкости системы.

В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классификации : иерархическая и многоаспектная.

При использовании иерархического метода классификации происходит "последовательное разделение множества объектов на подчиненные, зависимые классификационные группировки" [ 9.2 ] . Получаемая на основе этого процесса классификационная схема имеет иерархическую структуру. В ней первоначальный объем классифицируемых объектов разбивается на подмножества по какому-либо признаку и детализируется на каждой следующей ступени классификации . Обобщенное изображение иерархической классификационной схемы представлено на рис. 9.1 .

Рис. 9.1.

Характерными особенностями иерархической системы являются:

• возможность использования неограниченного количества признаков классификации ;
• соподчиненность признаков классификации , что выражается разбиением каждой классификационной группировки, образованной по одному признаку, на множество классификационных группировок по нижестоящему (подчиненному) признаку.

Таким образом, классификационные схемы, построенные на основе иерархического принципа, имеют неограниченную емкость, величина которой зависит от глубины классификации (числа ступеней деления) и количества объектов классификации , которое можно расположить на каждой ступени. Количество же объектов на каждой ступени классификации определяется основанием кода, то есть числом знаков в выбранном алфавите кода. (Например, если алфавит – двузначные десятичные числа, то можно на одном уровне разместить 100 объектов). Выбор необходимой глубины классификации и структуры кода зависит от характера объектов классификации и характера задач, для решения которых предназначен

1. Название учебников (1)

   Учебник

   Знать назначение классификацию сказок на... на бытовом уровне понятия «информация », «информационный объект»; ... информации ; типы обработки информации , различие между первым и вторым типами обработки информации ... используемого программного обеспечения Linux в...

2. Методические рекомендации «воспитание культуры здоровья у учащихся» воспитание культуры здоровья у участников образовательного процесса

   Методические рекомендации

   И классификация групп... стратегии обеспечения самовыражения... информации для учениковпо критерию типа ... Информаци - онноесопровожде-ние процесса воспитания культуры здоровья Информационная ... 1.2 повышение уровня адаптации к... к комплексному понятию в единстве...

3. Классификация аис осуществляется по ряду признаков в зависи­мости от решаемой задачи, т е. одна и та же аис может характеризоваться од­ним или несколькими приз

   Документ

   ... типа : от других баз данных, входящих в подсистему информационного обеспечения ; автоматическое отслеживание потока информации ... классификации информационных систем по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней ... и понятия "стратегический...

4. Рабочая программа по информатике и икт

   Программа

   Операционной системы; Уметь: определять тип программного обеспечения . компьютер 13 Графический интерфейс... понятия : информационное общество, информационная культура. 66-67 Информационная безопасность 2 Знать: знаки охраны авторского права, классификацию ...

5. Рабочая программа по информатике и икт составлена в соответствии с Федеральным компонентом государственного стандарта общего образования //Сборник нормативных документов Информатика и икт/сост. (1)

   Рабочая программа

   ... информационного процесса, информационных и коммуникационных технологий различные типы знаков, понятие ... понятия транслятора, компилятора классификацию ... уровне учебных действий) Домашнее задание Глава 1 «Информация и информационные ... Программное обеспечение ...