Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление экономикой следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой. Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.
Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простым и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями.
Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых - логический - позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы:
реквизит,
показатель,
информационные сообщения,
информационный массив,
информационный поток,
информационная система.
Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизиты-основания - количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизиты-основания - количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.
Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым производится группировка. Ими могут быть коды подразделений, продукции и др.
Каждый реквизит имеет форму и содержание.Форма - это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (из чего сделана продукция, например, чугун). Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания - арифметической. Реквизиты, объединяясь, образует структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.
Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления.
Приведем пример построения показателя выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае в количестве 200 тонн. Структура показателя может быть представлена так:
Май, чугун, номенклатурный 200
номер 824, тонн
Реквизиты-признаки Реквизит-основание
Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей.
Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму.
Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение.
Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации.
Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки , используемые при решении различных комплексов задач управления.Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему.
Информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.
При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.
Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений - данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.
Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции преобразования.
Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:
§ источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);
§ способу фиксации: устная и документированная;
§ способу выражения: цифровая и алфавитная;
§ характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая;
§ направлению движения: входящая и исходящая;
§ стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);
§ функциям управления;
§ принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:
§ конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно- производственная;
§ времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.
Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам:
принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).
Общими функциями управления считаются такие, как прогнозирование, планирование, организация, оперативное управление, учет и анализ, контроль и регулирование, принятие управленческих решений. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство;
контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами.
Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы - информационного обеспечения.
Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС и ИТ - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.
Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации (вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации). Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.
Цель разработки ИО ИТ - повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.
Основное назначение ИО - обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.
Назначение информационного обеспечения обусловливает и требования, предъявляемые к нему.
· Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.
· Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
· Предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных , позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания.
· В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.
Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных.
(Поэтому) в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.
Внемашинное ИО включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.
Внутримашинное ИО - система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.
Информационное обеспечение (ИО) - важнейшая обеспечивающая подсистема АИС - предназначена для снабжения пользователей информацией, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений. ИО - это совокупность средств и методов построения информационной системы экономического объекта.Информационное обеспечение можно разделить на внемашинное и внутримашинное.
Внемашинное ИО - это системы показателей, классификаторов, кодов и документации.
Внутримашинное ИО - это различные файлы на машинных носителях, автоматизированные банки данных (АБД).
Проектирования ИО, выполняется совместно с пользователями АИС, ведется с системных позиций параллельно с проектированием технологического, программного и математического обеспечения.
В ходе проектирование ИО выполняются следующие работы: определение состава показателей, необходимых для решения экономических задач, их объемно-временных характеристик и информационных связей; исследование возможностей использования общегосударственных и отраслевых классификаторов, разработка локальных классификаторов и кодов; проектирование форм новых первичных документов и выявление возможностей применения унифицированной системы документации; определение типа организации автоматизированного банка данных (АБД); проектирование форм вывода результатных сведений.
Целью внедрения АИС является дальнейшая информатизация конечного пользователя, поэтому его участие в проводимых информационных и внедренческих работах необходимо и является важной предпосылкой их успешного выполнения. Появляются дополнительные возможности: ведение в ПЭВМ справочников,
формирование всевозможных докладов и таблиц произвольной формы, широкий обмен информацией между пользователями и пр.
При обработке экономических данных и составлении различных сводок возникает необходимость в группировке по реквизитам-признакам. Группировка осуществляется на основе систем классификации и кодирования.
Классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании зависимостей внутри признаков. Например, при кодировании товаров выделяются такие классификационные признаки, как группа, подгруппа, сорт (артикул), размер. Номенклатура товаров - это упорядоченный полный список однородных наименований, включающий отдельные строки - позиции.
В Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК) входят самые разнообразные классификаторы: Общегосударственные, предназначенные для информационного обмена между различными АИС, разрабатываются в централизованном порядке. Примерами являются классификаторы продукции, административнотерриториального деления страны, отраслей, профессий, предприятий и организаций, единиц измерения, документации, налогоплательщиков и т.д. Отраслевые, единые для отдельных отраслей такие, как банковские коды планов счетов, виды оплат и удержаний из заработной платы, видов операций движения материальных ценностей и др.
Локальные, составленные для АИС предприятий и организаций, такие, как коды структурных подразделений, табельных номеров работающих, дебиторов и кредиторов и др.
Каждая позиция Общероссийского классификатора продукции (ОКП), действующего с 1 июля 1994 г., содержит шестизначный цифровой код, из которого пять знаков отражают группу продукции, а шестой знак - контрольное число. Первые два знака означают классы продукции, следующий знак - подкласс, затем указывается одним знаком группа, следующий знак - подгруппа, а последний знак - вид продукции.
Например:
5714309 - плиты облицовочные пиленые из природного камня.
Различают два метода классификации: Иерархический метод - между классификационными группами устанавливаются отношения подчинения, последовательной детализации свойств типа: класс - подкласс - группа - подгруппа - вид и т.д. В иерархической классификации каждый объект попадает только в одну классификационную группировку, объединение группировок одного иерархического уровня дает исходное множество объектов. Глубина иерархии определяется классификационными признаками. Фасетный метод - исходное множество объектов разбивается на подмножества в соответствии со значениями отдельных фасетов. Фасет - набор значений одного признака классификации. Фасеты взаимно независимы. Каждый объект может одновременно входить в различные классификационные группировки.
Правила построения иерархического классификатора следующие: Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность (например, А (группа материала) включает Б (подгруппу), Б включает В (вид), В включает Г (подвид)). Определить число значений каждого признака и выбрать максимальное. Построить классификационное дерево (рис. 4.1).
4.
Рис. 4.2
Например, обозначение 6431 означает:
6 - лесные породы;
4 - лес пиленый;
3 - лес пиленый обрезной;
1 - размер заготовки.
Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно. Например, множество рабочих можно разделить по ряду признаков: цех, участок, место проживания, пол, Ф.И.О., зарплата, месяц. Группируя эти признаки, можно получить ответы на различные вопросы. Например, кто из рабочих сборочного цеха заработал более 20 тыс. руб. в месяц?
Следующим этапом после классификации идет кодирование или процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям номенклатурам по определенным правилам, установленным системой кодирования. Примером кодового обозначения является идентифицированный номер налогоплательщика, включающий десять знаков; первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый - номер государственной налоговой инспекции, остальные - номер налогоплательщика и контрольный разряд. В машине хранится справочник работающих, включающий фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность, оклад и пр. В ходе обработке по табельному номеру выбирается вся необходимая справочная информация и печатается в выходных ведомостях.
Коды могут быть: цифровые, буквенные, смешанные. К кодам предъявляются следующие требования: должны охватывать все номенклатуры, по которым делается группировка; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта; должны быть стабильными, часто не пересматриваться; иметь резерв на случай появления новых позиций номенклатуры; быть экономичными, т.е. обладать минимальной значностью.
Код - это универсальный способ отображения информации в виде системы соответствий между элементами сообщений и сигналами, при помощи которых эти элементы можно зафиксировать. Конечная последовательность символов алфавита кодирования называется кодовым словом (кодовой комбинацией), если она однозначно соответствует какому-либо элементу из множества сообщений, а множество кодовых комбинаций образует код. Число символов в кодовой комбинации называется длиной
слова. В качестве кодовых символов используются различные обозначения в виде букв, цифр и специальных знаков. Число различных значений, которые может принимать любой символ кода, называется основанием кода.
Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации, подсчете итогов по группировочным признакам и их печати в выходных ведомостях. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения и выборки, передачи ее по каналам связи.
Наибольшее распространение получили системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.
Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков. Например, месяцы кодируются в календарной последовательности: 01 - январь, 02 - февраль, 03 - март и т.д.
Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Например, группа основных цехов - код о 01 до 03; группа вспомогательных цехов - коды от 05 до 10 и т.д.
Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. В бухгалтерском учете распространены позиционные двух- и трехпризначные коды. В кодах счетов бухгалтерского учета выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информации. Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» выделяют два уровня: для подразделений и для табельных номеров. Для счета 10 «Материалы» выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака). Структура кода представлена на рис. 4.3 . 
Широкое применение средств вычислительной техники, в том числе на складах, на предприятиях розничной торговли, потребовало маркировки товаров кодами, считываемыми машиной. Наиболее надежным оказался способ чтения штрихового кода ручным лазерным сканером.
Штриховой код точно и однозначно определяет каждый конкретный товар, т.е. по штриховому коду можно находить товар и его характеристики, хранящиеся в базе данных торговой системы. В России, как и в других Европейских странах, используется штриховой код стандарта EAN-13. Он включает 13 цифр:
первые три (460) означают, что товар произведен в России;
четыре цифры - это код предприятия, которое произвело данный товар;
пять цифр - код товара;
одна цифра - контрольная сумма, вычисляемая автоматически по определенной формуле над предыдущими цифрами.
Стандартный набор для штрихового кодирования включает: принтер для маркировки товаров на складе; электронные весы со встроенной печатью этикеток или
дополнительным принтером на фасовке весового товара; кассовые аппараты со сканерами штриховых кодов в торговом зале; мобильный терминал на складе для учета товара.
Использование штрихового кодирования ведет к уменьшению потерь на
воровство в магазинах, к отслеживанию наличия товара на складе, к мобильному управлению ценой, к организации электронного (безбумажного учета).
Информационное обеспечение (ИО) является важным компонентом автоматизированных информационных систем и напрямую связано с организационной структурой объекта и функциональными подсистемами ИС.
Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта; служит основой для принятия управленческих решений.
Основой информационного обеспечения является информация. В теории машинной обработки информация рассматривается в отношении технологии ее преобразования в целях управления, т.е. как совокупность сведений, являющихся объектом сбора, передачи, хранения и обработки. Информация может быть зафиксирована в документах и на машинных носителях; является предметом и средством труда.
В качестве средства труда информация воздействует на объект управления с целью выработки управляющих решений. Как предмет труда информация является основой построения информационных технологий.
Структура экономической информации достаточно сложна и включает различные комбинации информационных структур, имеющих иерархическую структуру построения. На рис. 3.1 приведен пример иерархического построения информационной системы.
Рис. 3.1. Структура экономической информации |
Логический подход к структуризации экономической информации позволил выделить следующие структурные единицы в зависимости от их функционального назначения: реквизит, показатель, документ, информационное сообщение, информационный массив (файл), информационная подсистема и информационная система. Рассмотрим функциональное назначение и роль различных структурных элементов в автоматизированной обработке.
Информационными единицами низшего уровня являются реквизиты и показатели, служащие основаниями для составления документов и хранения в памяти машины.
Реквизит - самая простая единица, состоит из знаков - цифр и букв, имеющих смысловое значение и не поддающихся дальнейшему делению. Реквизиты не однозначны по своему назначению и подразделяются на реквизиты-признаки, отражающие качественную сторону объекта, например наименование материала, и реквизиты- основания, отражающие количественную строку объекта, например количество материала, сумма, величина объема, длины и т.д.
Каждый реквизит характеризуется своими наименованиями и значениями, например:
| Наименования реквизита Значения реквизита |
| > |
| V |
| Реквизиты-признаки |
| Реквизиты-основания |
Реквизиты-признаки подлежат логической обработке (сортировке, группировке, поиску), реквизиты-основания - арифметической обработке. Сочетание одного основания и всех, относящихся к нему признаков, образует показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отражаемого явления.
Основываясь на этом определении видно, что в приведенном выше примере отражено два показателя.
Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму.
Документ является составной единицей информации, включающей множество реквизитов и дающей определенные количественную и качественную (либо только качественную) характеристики объекта, процесса, явления.
Каждая экономическая задача характеризуется определенными формами документов и содержащейся в них системой показателей.
Документ отражается на бумажных носителях. Далее в памяти машины все однородные документы (информационные сообщения) формируются в информационный файл - основную структурную единицу хранения информации в памяти компьютера при автоматизированной обработке экономических задач.
Информационные файлы имеют раздичное функциональное назначение. Так, выделяют файлы условно-постоянной, переменной, входной, промежуточной, результатной, архивной и другой информации. Часть файлов используется только для обработки одной задачи, другие - для нескольких задач. Как правило, в автоматизированной обработке экономической задачи участвует большое число информационных файлов.
Например, при обработке финансовых операций, связанных с расчетами по кассе, создаются информационные файлы плана счетов, справочников подотчетных лиц, приходных кассовых ордеров и других документов, на основе которых формируется сводная отчетность: кассовая книга, журнал-ордер N° 1 и др.
Совокупность различных информационных файлов, используемых для обработки какого-либо комплекса экономических задач (например, учета кассовых операций), организует следующую, уже довольно сложную, структурную единицу информации - информационный поток.
Как правило, создание ИС предусматривает автоматизированную обработку экономических задач различных функциональных подсистем. Например, в функциональной подсистеме «Бухгалтерский учет» автоматизированы финансово-расчетные операции, учет труда и заработной платы, учет ТМЦ, учет основных средств, учет производства, сводная отчетность, что позволяет выделить информационную подсистему «Бухгалтерский учет».
Выделение информационных подсистем в ИС зависит от вида деятельности объекта.
Так, например, в ИС предприятий и организаций выделяют функциональную подсистему «Бухгалтерский учет»; в ИС банка - «Операционный день банка».
Совокупность всех информационных подсистем объекта составляет структурную единицу информации высшего уровня - информационную систему, реализующую различные функции управления.
Создание информационных систем и информационных технологий требует организации и выделения специальной подсистемы - информационного обеспечения.
Основой информационного обеспечения является система показателей предметной области. Например, в бухгалтерском учете система показателей определяется различными участками учета, финансовой отчетностью; в банковской деятельности системы показателей связаны с расчетно-кассовым обслуживанием юридических лиц, кредитных, депозитных и валютных операций, вкладов частных лиц и др.
Понятие «Информационное обеспечение» появилось в 1970-х гг. в связи с внедрением ЭВМ в практику обработки экономических задач и с созданием автоматизированных систем управления (АСУ). Была разработана структура ИО, предполагающая деление ИО на внемашинное (система показателей, классификаторы и коды, документация, потоки информации) и внутримашинное (информационные массивы (файлы) в памяти ЭВМ и на машинных носителях).
В условиях применения персональных компьютеров для обработки экономических задач сохраняется преемственность ранее разработанных принципов создания ИО, но ориентир сделан на следующее:
Организацию АРМ и активное участие пользователя в вычислительном процессе (децентрализованная обработка);
Автоматическое формирование первичных документов персональным компьютером (безбумажная технология);
Сетевую интегрированную обработку комплексов экономических задач предприятия (организации);
Создание распределенной базы данных организации;
Широкое информационно-справочное обслуживание пользователей;
Электронный документооборот;
Электронную почту, выход в Интернет.
Можно считать, что деление информационного обеспечения на внемашинное и внутримашинное является весьма условным, так как современная автоматизированная технология обработки экономических задач основывается в основном на информационных файлах, размещенных в памяти информационной системы компьютера. Происходит автоматическое создание первичных документов компьютером, в то время как ввод с бумажных носителей постоянно сокращается. Документооборот приобретает автоматизированную форму; маршрут их движения устанавливается машинной программой.
Структура информационного обеспечения включает:
Систему показателей предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельности и др.);
Системы классификации и кодирования экономической информации;
Унифицированную систему документации, создаваемую ручным или автоматическим способом;
Потоки информации с использованием различных вариантов организации электронного документооборота;
Информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине на машинных носителях, имеющие различную степень организации (банк данных) и подлежащие автоматизированной обработке.
Назначение информационного обеспечения заключается в следующем.
1. Обеспечение организации представления информации пользователям для выполнения ими профессиональных задач по подготовке управленческих решений, а также создание условий работу автоматизированным информационным технологиям.
2. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
3. Создание эффективной организации хранения и поиска данных, позволяющей формировать данные для решения регламентированных задач, а также функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания.
Состав информационного обеспечения определяется на стадии проектирования ИС при активном участии пользователей.
Основой его разработки служат данные анализа обследования информационных систем экономического объекта, в ходе которого определяется состав используемой документации, содержание базы данных, информационные связи комплексов экономических задач. Значительная роль при создании ИО отводится результатам постановки задачи, в ходе разработок которых пользователи определяют конкретный состав первичных и сводных документов, представляют их структуру, способы их составления и т.п. (см. гл. 2).
Проектирование ИО осуществляется в тесной связи с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.
ОРГАНИЗАЦИЕЙ
ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ
ЛЕКЦИЯ 3. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Основные вопросы лекции:
1. Понятие информационного обеспечения, его структура.
2. Внемашинное информационное обеспечение.
3. Внутримашинное информационное обеспечение.
4. Информационное обеспечение автоматизированного рабочего мес-
та менеджера.
Под информацией понимается совокупность различных сообще-
ний об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде .
Показатель – логическое высказывание, содержащее качествен-
ную и количественную характеристики отображаемого явления. Пока-
затель является минимальной по составу информационной
совокупностью для образования самостоятельного документа. Сово-
купность показателей, содержащихся в документе, образует инфор-
мационное сообщение. Группа однородных документов, объединенных
по определенному признаку, составляет информационный массив
(файл). Файл является основной структурной единицей при автомати-
зированной обработке. Массивы по различным признакам могут объе-
диняться в потоки, используемые при решении различных комплексов
задач управления. Отношение информации к той или иной функции
управления дает основание выделить сложную структуру информации
как информационную подсистему. Информационная система охва-
тывает всю информацию экономического объекта и является струк-
турной единицей высшего уровня.
При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-
основания часто называют данными . Данными принято называть ин-
формацию, представленную в формализованном виде, позволяющем
передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.
Управленческую информацию классифицируют по различным
признакам: 1) источникам возникновения: первичная и производная
(промежуточная, командная, отчетная); 2) способу фиксации: устная и
документированная; 3) способу выражения: цифровая и алфавитная;
4) характеру фиксацииданных: фиксируемая и нефиксируемая; 5) на-
правлению движения: входящая и исходящая; 6) стабильности: пере-
менная и условно-постоянная; 7) функциям управления;
8) принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:
конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, пла-
ново-экономическая, оперативно-производственная; 9) времени воз-
никновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.
Информационное обеспечение (ИО) – важнейший элемент ИС и
ИТ – предназначено для отражения информации, характеризующей
состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия
управленческих решений. Информационное обеспечение включает
совокупность единой системы показателей, потоков информации –
вариантов организации документооборота; систем классификации и
кодирования экономической информации, унифицированную систему
документации и различные информационные массивы (файлы), хра-
нящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную
степень организации.
8 Внутримашинное ИО Внутримашинное ИО – система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску и передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Внутримашинное ИО Информационные массивы (файлы) Базы и банки данных, информационные хранилища Базы знаний
9 Задачи ИО и методы их решения Однозначное и экономичное представление информации в системе Организация процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами Организация взаимодействия пользователей с системой Обеспечение эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации Кодирование объектов Классификация объектов Экранные формы ввода/вывода данных Унифицированные системы документации
10 Требования к ИО Предоставление полной, достоверной и своевременной информации для реализации экономических расчетов и принятия управленческих решений. Предоставление полной, достоверной и своевременной информации для реализации экономических расчетов и принятия управленческих решений. Минимизация затрат на процедуры сбора, хранения, поиска, обработки и передачи информации. Минимизация затрат на процедуры сбора, хранения, поиска, обработки и передачи информации. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
13Реквизиты Код подразделения Наименование подразделения Количество работников 001 Отдел главного технолога Отдел главного механика Отдел главного инженера 20 Форма реквизита Содержание реквизита Реквизит-признакРеквизит-основание Номенклатура
14 Показатели Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики объекта управления. Показатель образуется путем сочетания одного реквизита-основания и всех относящихся к нему реквизитов-признаков. Совокупность показателей образует информационное сообщение (документ). Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа.
15 Пример показателя Показатель «Количество работников» Формулировка: в марте 2010 года в отделе главного технолога работало 25 человек. Структура показателя Форма реквизита МесяцГодПодразделениеКоличество СодержаниереквизитаМарт2010 Отдел главного технолога 25 Реквизиты-признакиРеквизит-основание
16 Информационные единицы верхнего уровня Группа однородных документов составляет информационный массив. Группа однородных документов составляет информационный массив. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции). Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции).
17
18 Информационные единицы верхнего уровня Группа однородных документов составляет информационный массив. Группа однородных документов составляет информационный массив. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции). Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции). Информационная подсистема – объединение информационных потоков по отношению информации к той или иной функции управления. Информационная подсистема – объединение информационных потоков по отношению информации к той или иной функции управления. Информационная система – объединение информационных подсистем, охватывает всю информацию экономического объекта. Информационная система – объединение информационных подсистем, охватывает всю информацию экономического объекта.
19 Порядок проектирования ИО 1)Определение состава показателей, необходимых для решения экономических задач, их объемно-временных характеристик и информационных связей 2)Выявление возможности применения унифицированной системы документации для отражения показателей 3)Классификация и кодирование технико-экономической информации объекта управления, изучение возможности использования общегосударственных классификаторов 4)Проектирование форм первичных и результатных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки 5)Организация информационной базы – определение структуры базы данных, проектирование форм вывода результатов обработки.
20 Системы экономических показателей Система показателей – совокупность взаимосвязанных социально-экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения задач АЭИС. Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного ИО. Система показателей определяет содержание управленческих документов и информационных массивов.
22 Классификация систем показателей ПризнакСистемы показателей Показатели По уровню управления Корпорация Показатели рынка ценных бумаг, биржевого дела Предприятие Показатели товарного рынка, показатели качества выпускаемой продукции Подразделение Показатели производительности труда, трудоемкости Пофункциональнымподсистемам Подсистема ТПП Показатели норм расхода материалов, норм времени и трудоемкости изготовления продукции Подсистема управления качеством Показатели стандартов качества продукции, показатели материального стимулирования Подсистема кадрового обеспечения Показатели учета и анализа численности состава кадров, использования рабочего времени, текучести кадров
23 Классификация систем показателей ПризнакСистемы показателей Показатели По функции управления Планирование Показатели бизнес-плана, объема реализуемой продукции, платежей в бюджет, объема капитальных вложений Учет Показатели оперативного учета показатели выработки и отгрузки продукции, поступлении и расходовании материалов Показатели бухгалтерского учета Показатели, содержащиеся в плане счетов бухучета Показатели статистического учета Показатели, содержащиеся в единых формах статистической отчетности Анализ Показатели внешнего анализа Показатели имущественного состояния предприятия, его финансовой устойчивости и платежеспособности, взаимоотношений с внешними организациями Показатели внутреннего анализа Показатели эффективности деятельности предприятия (прибыль, оборачиваемость капитала, конкурентоспособность) Контроль и регулирование Плановые и фактические показатели прибыли, объема продаж, производительности труда, качества товаров
24 Классификация систем показателей ПризнакСистемы показателей Показатели Расчет экономической эффективности Количественные показатели Объем производства, прибыль, рентабельность, экономия трудоемкости и стоимости Качественные показатели Наукоемкость продукции, квалификация работников, показатели социальной эффективности Упражнение: выделить из любого официального документа показатели, определить состав их реквизитов, указать реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
25 Системы документации Документ – это материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с законодательством правовое значение. Документ – это материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с законодательством правовое значение. Для рациональной организации информационных потоков документы необходимо классифицировать. Для рациональной организации информационных потоков документы необходимо классифицировать. Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: происхождения, происхождения, назначения, назначения, вида, вида, сферы деятельности, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. единых требований к их оформлению.
26 Виды систем документации организационно-правовая документация; организационно-правовая документация; плановая; плановая; распорядительная; распорядительная; отчетная; отчетная; документация по обеспечению кадрами; документация по обеспечению кадрами; финансовая документация; финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация; договорная документация; документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия. документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия.
27 Унифицированная система документации Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Цели создания УСД: Цели создания УСД: Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов. Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов. УСД устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов. УСД устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.
28 Требования к УСД Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.
29 Требования к УСД Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
30 Направления унификации Унификация структуры Унификация содержания Унификация оформления наличие трех частей документа; наличие трех частей документа; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; стандартные размеры носителя и полей документа; стандартные размеры носителя и полей документа; расположение реквизитов документа. расположение реквизитов документа. использование стандартизованной профессиональной лексики; использование стандартизованной профессиональной лексики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. эргономические характеристики документов; эргономические характеристики документов; информативность форм представления данных; информативность форм представления данных; единообразие оформления однотипных документов. единообразие оформления однотипных документов.
33
34 Унифицированная система организационно- распорядительной документации ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции. К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.
36 Первичные документы содержат исходные данные организаций и предприятий. Первичные документы содержат исходные данные организаций и предприятий. Результатные документы содержат сведения обобщающего характера, поэтому используются для принятия управленческих решений. Результатные документы содержат сведения обобщающего характера, поэтому используются для принятия управленческих решений. Документ – основа для принятия управленческих решений
37
38
39
40
41 Требования к первичным документам 1.Достоверные данные о состоянии экономического объекта. 2.Достаточный объем исходных данных для получения максимальной результатной информации. 3.Минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных.
42 Порядок разработки первичных документов 1)уточняется состав реквизитов, включаемых в документ (их состав должен отвечать целям управления); 2)выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке; 3)составляется эскиз, определяющий порядок построения и расположения реквизитов; 4)утвержденные формы документов тиражируются и внедряются в ИС.
43 Требования к результатным документам 1.Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. 2.Данные должны быть достоверны, а их расположение реквизитов – логически обоснованным. 3.Периодичность выдачи результатных документов должна соответствовать экономической задаче – сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме или при ответе на запрос. 4.Выходные документы должны иметь унифицированный вид.
44 Порядок разработки форм результатных документов 1) определяется состав результатных документов, необходимых данной организации; 2) изучается возможность получения типовых результатных документов; 3) по мере необходимости производится привязка типовых форм результатных документов к конкретным условиям; 4) определяется состав показателей, рассчитываемых с использованием ВТ; 5) показатели распределяются по результатным документам в определенной последовательности, с учетом используемых информационных массивов; 6) каждому результатному документу дается свое наименование; 7) разрабатывается эскиз формы результатного документа с учетом эксплуатационных возможностей компьютера.
45 Пример описания информационных элементов Наименование реквизита Идентифи- катор Тип данных Разрядность Код клиента Code_klientЧисловой4 Наименование клиента Name_klient Текстовый20 Дата обращения Time_adviceВремя/дата8 Наличие задолженности DebtBoolean1
47 Состав формы ЭД Поля с постоянными реквизитами, не изменяющимися среди экземпляров документа одного типа (наименование предприятия). Поля с переменными реквизитами, значения которых могут заполняться либо вручную, либо автоматически. Автоматически заполняемые поля: вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, логических, финансовых функций или макросов, вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, логических, финансовых функций или макросов, автоматически заполняемые поля из БД или справочников. автоматически заполняемые поля из БД или справочников. Управляющие кнопки, предназначенные для инициирования более сложных вычислений или отправки документа по маршруту. Поля для отметок, которые ставятся в документе в процессе его просмотра. Поля с электронными подписями.
49 Проектирование пользовательского интерфейса 1.Проектирование структуры (внешнего вида) формы ЭД. 2.Проектирование содержания формы ЭД (определение перечня элементов и выбора способов их заполнения). 3.Определение последовательности форм ЭД. 4.Установление связей между формами ЭД. 5.Апробация форм ЭД и их заполнение.
54 Информационная база Информационная база (ИБ) – основная часть внутримашинного ИО. Информационная база это совокупность данных, организованная определенным способом и хранимая в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности аппарата управления и функциональных подсистем ИС. Понятия массивов и файлов неотделимы друг от друга – массивы содержат информацию, а файлы организуют ее хранение.
55 Классификация файлов ИБ По смысловому содержанию (программные и массивы данных) По смысловому содержанию (программные и массивы данных) По этапам обработки (входные, выходные (результатные), внутренние (базовые)) По этапам обработки (входные, выходные (результатные), внутренние (базовые)) По составу информации (файлы с оперативной информацией, файлы с постоянной информацией) По составу информации (файлы с оперативной информацией, файлы с постоянной информацией) По типу логической организации (файлы с иерархической и реляционной структурой записи) По типу логической организации (файлы с иерархической и реляционной структурой записи) По способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа) По способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа)
57 Виды массивов по этапам обработки Вид массивовНазначение и содержание Входные Содержат исходные и текущие данные, запросы на решение задач и выполнение процессов. Предназначены для ввода данных или обновления базовых файлов. Выходные(результатные) Содержат совокупность показателей, необходимых для формирования отчетности и принятия решений в последующий период. Внутренние(базовые) Содержат справочную, нормативную, служебную информацию. Предназначены для переработки информации из входных массивов и формирования выходных массивов.
58 Виды массивов по технологии использования Вид массивов Назначение и характеристики. Постоянные Формируются до начала функционирования ИС. Содержат директивные, нормативные, справочные и другие, редко меняющиеся, данные. Переменные (оперативные) Формируются из первичных документов. Содержат текущую информацию о состоянии объекта управления. Вспомогатель ные (рабочие) Являются результатом логических преобразований постоянных массивов. Создаются для решения конкретных задач с целью сокращения времени обработки информации. Промежуточн ые Содержат информацию, возникающую на стыке различных задач. Не имеют самостоятельного значения для целей управления объектом. Архивные Формируются на основе выходных массивов. Предназначены для хранения информации, необходимой для обработки в будущих отчетных периодах, для решения аналитических, прогнозных задач. Служебные Содержат информацию, необходимую для обработки всех выше упомянутых массивов. Предназначены для ускорения поиска информации в основных файлах.
59 Требования к внутримашинному ИО Полнота, целостность, согласованность и непротиворечивость хранимой информации. Полнота, целостность, согласованность и непротиворечивость хранимой информации. Минимизация времени выборки данных при решении задач управления. Минимизация времени выборки данных при решении задач управления. Независимость структуры массивов от программных средств их организации. Независимость структуры массивов от программных средств их организации. Динамичность структуры ИБ. Динамичность структуры ИБ. Релевантность ИБ. Релевантность ИБ. Удобство языкового интерфейса. Удобство языкового интерфейса. Разграничение прав доступа пользователей. Разграничение прав доступа пользователей.
60 Способы организации ИБ Поддерживается функциональными пакетами прикладных программ Основывается на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных (СУБД). Информационная база Совокупность локальных файлов Интегрированная база данных
61 Особенности пофайловой организации ИО Специализация структуры данных под решаемые задачи высокая скорость обработки данных. Специализация структуры данных под решаемые задачи высокая скорость обработки данных. Не предусматривается установления связи между файлами, исключается работа в диалоге. Не предусматривается установления связи между файлами, исключается работа в диалоге. Применяется при решении узкоспециализированных задач с небольшим объемом данных, хранящихся в обособленных файлах. Применяется при решении узкоспециализированных задач с небольшим объемом данных, хранящихся в обособленных файлах.
62 Недостатки пофайловой организации внутримашинного ИО Зависимость программ от данных (структура записи файла известна только программе, которая с ним работает) Сложность авторизации (принят децентрализованный принцип управления доступом, когда администрирование режимом доступа к каждому файлу осуществляется его владельцем) Сложность реализации многопользовательского доступа (эффективный многопользовательский доступ возможен только в режиме чтения файлов)
63 Организация ИО в виде БД – это интегрированная совокупность файлов, обеспечивающая хранение информационных ресурсов, удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. База данных – это интегрированная совокупность файлов, обеспечивающая хранение информационных ресурсов, удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. Преимущества: Преимущества: обеспечение совместимости данных; обеспечение совместимости данных; уменьшение синтаксической и семантической избыточности; уменьшение синтаксической и семантической избыточности; соответствие данных реальному состоянию объекта управления; соответствие данных реальному состоянию объекта управления; обеспечение многопользовательского доступа к данным. обеспечение многопользовательского доступа к данным. Проблемы: Проблемы: необходимость усиления контроля ввода данных; необходимость усиления контроля ввода данных; необходимость разграничения прав доступа пользователей; необходимость разграничения прав доступа пользователей; необходимость обеспечения защиты данных. необходимость обеспечения защиты данных.
64 Виды БД 1.По используемой модели данных: Иерархические; Иерархические; Сетевые; Сетевые; Реляционные; Реляционные; Объектно-ориентированные. Объектно-ориентированные. 2.По организации хранения данных и технологии их обработки: Централизованные; Централизованные; Распределенные. Распределенные.
